¿Cómo agregar usuarios y configurar sus permisos de acceso?
Si trabajas con un equipo, puedes crear usuarios independientes para que cada persona ingrese al Panel de Autogestión de Waclis con sus propios datos de acceso.
Además, puedes organizar a los usuarios mediante roles o grupos y definir:
A qué módulos puede acceder cada grupo.
Qué información puede visualizar.
Qué acciones puede realizar dentro del sistema.
A qué pedidos, cotizaciones o clientes puede acceder.
Si puede modificar precios, aplicar descuentos o eliminar registros.
Esta configuración permite, por ejemplo:
Crear grupos para vendedores, personal administrativo o responsables de depósito.
Permitir el acceso únicamente a determinados módulos.
Limitar el acceso a pedidos o clientes asignados.
Autorizar o restringir la visualización de proveedores y precios.
Permitir o impedir la edición y eliminación de pedidos o cotizaciones.
Controlar determinadas acciones dentro de WaclisPOS.
Definir qué usuarios pueden ingresar a Aplicaciones.
Restringir la configuración de Marca Blanca.
Controlar el acceso al módulo Catálogo Compartido.
La configuración se realiza en tres etapas:
Crear los roles o grupos.
Configurar los accesos a módulos.
Crear los usuarios y asignarlos a un grupo.
Las opciones disponibles permiten configurar detalladamente los permisos de cada equipo.
1. Crear roles o grupos de usuarios
Los roles permiten agrupar a las personas del equipo según sus responsabilidades dentro del negocio.
Puedes crear, por ejemplo, grupos como:
Vendedores.
Administración.
Depósito.
Atención al cliente.
Supervisores.
Gestión de catálogo.
Responsables de Punto de Venta.
Administradores.
Cada usuario puede pertenecer a un único grupo. Por este motivo, es importante configurar el grupo con todos los permisos que necesitarán las personas asignadas a él.
¿Cómo crear un rol?
Ingresa al Panel de Autogestión de Waclis.
Dirígete a Empleados > Roles.
Selecciona Agregar grupo.
Ingresa el nombre del grupo o área de trabajo.
Haz clic en Guardar.
Una vez creado el grupo, podrás configurar los módulos y las acciones a los que tendrán acceso sus integrantes.
2. Configurar los accesos a módulos
Los accesos a módulos determinan qué secciones del Panel de Autogestión podrá utilizar cada grupo.
¿Cómo agregar un permiso?
Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
Haz clic en Agregar permiso.
Selecciona el menú al que deseas dar acceso.
Selecciona el grupo que recibirá el permiso.
Configura las opciones adicionales disponibles para ese menú.
Haz clic en Guardar.
Los permisos se asignan al grupo completo. Todos los usuarios que pertenezcan a ese grupo tendrán la misma configuración.
Menús disponibles
En el campo Menú puedes seleccionar diferentes áreas del sistema, entre ellas:
Editar tienda.
Ítems.
Ventas.
Punto de venta.
Calendario.
Integraciones.
Marketing.
Aplicaciones.
Marca Blanca.
Catálogo Compartido.
Configuraciones.
Las opciones adicionales pueden variar según el menú seleccionado.
En algunos casos, asignar el permiso permite acceder al módulo completo. En otros, se muestran configuraciones adicionales para controlar acciones específicas.
Importante sobre los permisos
Cada menú debe configurarse de manera independiente para el grupo correspondiente.
Por ejemplo, que un grupo tenga acceso a Configuraciones o Integraciones no significa necesariamente que también tenga acceso a:
Aplicaciones.
Marca Blanca.
Catálogo Compartido.
Para habilitar estos módulos, debes crear el permiso correspondiente para cada menú y asignarlo al grupo que necesite utilizarlo.
Si un grupo no tiene configurado el permiso para uno de estos módulos, sus usuarios no podrán acceder a ese menú.
Configuración del menú Ventas
Al seleccionar el menú Ventas, puedes definir el alcance que tendrá el grupo sobre los pedidos, las cotizaciones y los clientes.
Primero selecciona:
Menú: Ventas.
Grupo: el grupo al que deseas aplicar el permiso.
Después podrás activar las opciones disponibles.
Acceso limitado a pedidos asignados
Al activar Acceso limitado a pedidos asignados, los usuarios del grupo solamente podrán acceder a los pedidos y cotizaciones que les hayan sido asignados.
Dentro de los registros asignados podrán visualizar la información y realizar las acciones permitidas para su grupo, incluida la edición cuando corresponda.
Si esta casilla no está seleccionada, los usuarios podrán acceder a todos los pedidos y cotizaciones disponibles en el panel.
Acceso limitado a clientes asignados
Al activar Acceso limitado a clientes asignados, los usuarios del grupo solamente podrán acceder a los contactos o clientes que les hayan sido asignados.
Dentro de esos registros podrán consultar y editar la información según los permisos disponibles.
Si esta opción no está seleccionada, los usuarios podrán acceder a todos los clientes registrados.
Activar las dos limitaciones
Las siguientes opciones pueden activarse al mismo tiempo:
Acceso limitado a pedidos asignados.
Acceso limitado a clientes asignados.
De esta manera, los usuarios solamente podrán trabajar con los pedidos, cotizaciones y clientes que les hayan sido asignados.
¿Quién puede realizar las asignaciones?
La asignación de pedidos y clientes puede ser realizada por:
Un usuario con el rol Dueño de la tienda.
Un usuario perteneciente a un grupo creado como administrador, siempre que cuente con los permisos necesarios.
Configuración del menú Ítems
Al seleccionar el menú Ítems, puedes controlar qué información del catálogo podrán visualizar o modificar los usuarios del grupo.
Visualización de proveedores
Permite visualizar el proveedor asociado a los productos dentro del Panel de Autogestión.
Cuando este permiso está habilitado, los usuarios pueden:
Ver el proveedor en el listado de productos.
Utilizar el filtro por proveedor.
Si el permiso no está habilitado, la información del proveedor permanece oculta para ese grupo.
Visualización de precios de venta
Permite visualizar el precio de venta de los productos dentro del listado de ítems del panel.
Si esta opción está desactivada, el usuario no podrá ver los precios de venta en esa sección.
Visualización de precios de costo
Permite visualizar el precio de costo de un producto al ingresar a su ficha para editarlo.
Si el permiso está desactivado, el usuario no podrá visualizar el precio de costo dentro de la edición del producto.
Este permiso se aplica únicamente al Panel de Autogestión.
El precio de costo nunca se muestra en el sitio web público ni puede ser visto por los visitantes o compradores.
Modificar precios de productos
Permite editar los precios de los productos desde el Panel de Autogestión.
Este permiso se aplica a:
La creación de productos.
La edición de productos existentes.
La edición masiva.
El producto principal.
Las variantes del producto, cuando existan.
Si el grupo no tiene este permiso, los campos relacionados con los precios no podrán modificarse.
Además, cuando se realicen actualizaciones sobre los productos, los precios no se verán afectados por usuarios que no cuenten con autorización para modificarlos.
Editar pedidos o cotizaciones
Permite editar pedidos y cotizaciones desde el panel.
Al seleccionar la opción de edición, el sistema dirige el pedido o la cotización a WaclisPOS, donde se cargan sus productos y datos para poder realizar los cambios necesarios.
Después de modificar el registro, el usuario podrá actualizarlo desde WaclisPOS.
Este permiso se refiere a la edición iniciada desde el Panel de Autogestión, aunque el proceso de modificación se complete dentro de WaclisPOS.
Eliminar pedidos o cotizaciones
Permite eliminar pedidos y cotizaciones desde el Panel de Autogestión.
Si el grupo no cuenta con este permiso, sus usuarios no podrán ejecutar la acción de eliminación desde el panel.
Configuración del menú Punto de venta
Al seleccionar Punto de venta, puedes controlar las acciones que el grupo podrá realizar dentro de WaclisPOS.
Visualización de proveedores
Permite visualizar los proveedores dentro de WaclisPOS.
Esta opción resulta especialmente útil cuando tienes instalada una aplicación para sincronizar productos con un proveedor, fabricante o importador.
Cuando está habilitada, los usuarios pueden:
Ver el proveedor en el listado de productos.
Utilizar filtros relacionados con proveedores.
Si no se habilita, esa información permanece oculta dentro del Punto de Venta.
Modificar precios de productos
Permite modificar el precio de un producto desde la ventana que se muestra al seleccionarlo en WaclisPOS.
Si el permiso está desactivado, el usuario podrá seleccionar y vender el producto, pero no modificar manualmente su precio.
Modificar precios de métodos de impresión
Permite editar el precio de personalización desde la ventana de métodos de impresión.
Este permiso se aplica a las cuentas que tengan instalada la aplicación Métodos de Impresión y estará disponible cuando el producto tenga configurados métodos de impresión o personalización.
Si el permiso no está habilitado, el usuario podrá seleccionar las opciones disponibles, pero no modificar sus precios.
Descuentos por producto o cotización
Permite aplicar descuentos a productos individuales dentro de un pedido o una cotización.
Según la configuración disponible, el usuario podrá aplicar descuentos manuales o porcentuales sobre cada producto.
Descuentos del pedido o cotización
Permite modificar el descuento general aplicado al total del pedido o de la cotización.
Este permiso es independiente del descuento aplicado a un producto específico.
Editar pedidos o cotizaciones
Permite editar desde WaclisPOS pedidos o cotizaciones registrados anteriormente.
Al abrir un registro para editarlo, sus productos se cargan en el carrito lateral del Punto de Venta para realizar los cambios necesarios.
Eliminar pedidos o cotizaciones
Permite eliminar pedidos y cotizaciones desde WaclisPOS.
Si el permiso no está habilitado, el usuario no podrá ejecutar la acción de eliminación dentro del Punto de Venta.
Diferencia entre los permisos de Ítems y Punto de venta
Algunos permisos tienen nombres similares, pero controlan acciones en sectores diferentes del sistema.
Permisos configurados desde Ítems
Los permisos de edición o eliminación de pedidos y cotizaciones asociados a Ítems controlan las acciones que se inician desde el Panel de Autogestión.
Por ejemplo:
Editar un pedido desde el panel y abrirlo en WaclisPOS.
Eliminar un pedido o una cotización desde el panel.
Permisos configurados desde Punto de venta
Los permisos de Punto de venta controlan las acciones realizadas directamente dentro de WaclisPOS.
Por este motivo, un grupo puede tener acceso a una acción dentro del Panel de Autogestión, pero no necesariamente contar con el mismo permiso dentro del Punto de Venta, o viceversa.
Se recomienda revisar ambas configuraciones según las tareas que realizará cada grupo.
Configuración del menú Aplicaciones
El permiso del menú Aplicaciones permite controlar qué grupos pueden ingresar al módulo de aplicaciones de Waclis.
Para habilitarlo:
Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
Haz clic en Agregar permiso.
Selecciona el menú Aplicaciones.
Selecciona el grupo que tendrá acceso.
Haz clic en Guardar.
Cuando el permiso está asignado, los usuarios del grupo podrán ingresar al menú Aplicaciones y acceder a las opciones disponibles dentro de ese módulo.
Si el grupo no tiene este permiso, sus integrantes no podrán acceder al menú Aplicaciones.
Se recomienda asignar este acceso solamente a usuarios responsables de administrar las funcionalidades adicionales utilizadas por la tienda.
Configuración del menú Marca Blanca
El permiso del menú Marca Blanca permite controlar qué grupos pueden ingresar al módulo relacionado con la configuración de Marca Blanca.
Para habilitarlo:
Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
Haz clic en Agregar permiso.
Selecciona el menú Marca Blanca.
Selecciona el grupo que tendrá acceso.
Haz clic en Guardar.
Cuando el permiso está asignado, los usuarios del grupo podrán ingresar al módulo Marca Blanca.
Si el permiso no está configurado para el grupo, sus integrantes no podrán acceder a este menú.
Debido a que este módulo puede incluir configuraciones relacionadas con la identidad y presentación de la plataforma, se recomienda otorgar el acceso únicamente a administradores o responsables autorizados.
Configuración del menú Catálogo Compartido
El permiso del menú Catálogo Compartido permite controlar qué grupos pueden acceder a este módulo.
Para habilitarlo:
Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
Haz clic en Agregar permiso.
Selecciona el menú Catálogo Compartido.
Selecciona el grupo que tendrá acceso.
Haz clic en Guardar.
Cuando el permiso está asignado, los usuarios del grupo podrán ingresar al módulo Catálogo Compartido y utilizar las opciones disponibles.
Si el grupo no cuenta con este permiso, sus integrantes no podrán acceder al menú.
Este acceso puede asignarse, por ejemplo, a grupos encargados de administrar productos, consultar catálogos o trabajar con información compartida, según la organización interna del negocio.
3. Crear usuarios
Después de crear los grupos y configurar sus permisos, puedes registrar a las personas que ingresarán al Panel de Autogestión.
¿Cómo agregar un usuario?
Ingresa a Empleados > Usuarios.
Haz clic en Agregar un usuario.
Completa los datos solicitados de la persona.
Selecciona el grupo al que pertenecerá.
Haz clic en Agregar usuario.
El usuario podrá ingresar al Panel de Autogestión con sus propios datos de acceso.
Sus permisos dependerán del grupo seleccionado.
Importante
Cada usuario puede pertenecer a un único grupo.
Si una persona necesita permisos diferentes, puedes:
Modificar los permisos del grupo actual.
Asignarla a otro grupo.
Crear un grupo específico con la combinación de permisos necesaria.
Antes de cambiar los permisos de un grupo, considera que la modificación afectará a todos los usuarios que pertenezcan a él.
¿Cómo consultar un permiso existente?
Para revisar los accesos configurados:
Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
Localiza el permiso en el listado.
Haz clic en el icono de visualización.
Se abrirá el detalle de la configuración, donde podrás consultar:
El menú seleccionado.
El grupo asociado.
Las opciones y acciones habilitadas.
Esta función permite verificar los accesos antes de realizar modificaciones.
¿Cómo modificar un permiso?
Para actualizar la configuración de un grupo:
Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
Localiza el permiso correspondiente.
Abre su detalle mediante el icono de visualización o edición.
Activa o desactiva las opciones necesarias.
Haz clic en Actualizar o Guardar, según la opción que se muestre.
Los cambios se aplicarán a todos los usuarios que pertenezcan al grupo.
¿Cómo eliminar el acceso de un grupo a un módulo?
Para quitar por completo el acceso de un grupo a un módulo:
Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
Localiza el permiso correspondiente.
Haz clic en el icono de eliminación.
Confirma la acción.
Al eliminar el permiso, los usuarios del grupo dejarán de tener acceso a ese módulo.
Esta acción no elimina el grupo ni sus usuarios. Solamente elimina el acceso configurado para ese menú.
Por ejemplo, puedes eliminar de un grupo el acceso a:
Aplicaciones.
Marca Blanca.
Catálogo Compartido.
Los demás permisos configurados para el grupo permanecerán activos.
Ejemplo de configuración
Supongamos que deseas crear un grupo llamado Vendedores.
Rol
Crear el grupo:
Vendedores
Acceso al menú Ventas
Activar:
Acceso limitado a pedidos asignados.
Acceso limitado a clientes asignados.
De esta forma, cada vendedor solamente podrá trabajar con los pedidos y clientes que tenga asignados.
Acceso a Ítems
Activar:
Visualización de proveedores.
Visualización de precios de venta.
No activar:
Visualización de precios de costo.
Modificar precios de productos.
Eliminar pedidos o cotizaciones.
De esta manera, los vendedores podrán consultar la información comercial necesaria, pero no acceder al precio de costo ni modificar precios.
Acceso a Punto de venta
Activar:
Visualización de proveedores.
Editar pedidos o cotizaciones.
Los demás permisos dependerán de las tareas y responsabilidades definidas para el equipo.
Acceso a Aplicaciones
No asignar, salvo que los vendedores necesiten ingresar al módulo Aplicaciones como parte de sus tareas.
Acceso a Marca Blanca
No asignar.
Este módulo debería permanecer disponible únicamente para administradores o responsables autorizados.
Acceso a Catálogo Compartido
Asignar solamente cuando los vendedores necesiten acceder a este módulo para realizar sus tareas.
De esta manera, el grupo tendrá acceso únicamente a las funciones necesarias para gestionar clientes, pedidos y cotizaciones.
Ejemplo de configuración para administradores
También puedes crear un grupo llamado Administradores.
Este grupo podría tener acceso a:
Ventas.
Ítems.
Punto de venta.
Calendario.
Integraciones.
Marketing.
Aplicaciones.
Marca Blanca.
Catálogo Compartido.
Configuraciones.
Dentro de cada módulo, deberás habilitar únicamente las acciones que correspondan a las responsabilidades de los administradores.
Aunque un grupo tenga acceso a varios módulos, cada permiso debe configurarse y guardarse individualmente.
Recomendaciones para configurar los accesos
Otorgar únicamente los permisos necesarios
Configura cada grupo según las tareas reales que realizará.
Por ejemplo, un vendedor puede necesitar acceso a pedidos y clientes, pero no al precio de costo, a Marca Blanca ni a la eliminación de registros.
Crear grupos según las responsabilidades
Evita utilizar un mismo grupo para personas que realizan tareas muy diferentes.
Puedes crear grupos específicos como:
Vendedores.
Supervisores de ventas.
Administración.
Gestión de catálogo.
Responsables de Punto de Venta.
Responsables de aplicaciones.
Administradores generales.
Revisar los permisos antes de asignar usuarios
Antes de agregar personas a un grupo, verifica que sus permisos sean correctos.
Cualquier modificación en el grupo afectará a todos sus integrantes.
Revisar los nuevos módulos de acceso
Verifica especialmente si cada grupo necesita ingresar a:
Aplicaciones.
Marca Blanca.
Catálogo Compartido.
Estos módulos cuentan con permisos propios y deben habilitarse individualmente.
No es necesario otorgarlos a todos los grupos.
Limitar el acceso a configuraciones sensibles
Los accesos a Marca Blanca, Aplicaciones y otras configuraciones generales deberían asignarse únicamente a grupos autorizados.
De esta manera, puedes evitar que usuarios sin responsabilidad administrativa ingresen a módulos que no necesitan para sus tareas.
Limitar la eliminación de registros
Los permisos para eliminar pedidos y cotizaciones deberían asignarse únicamente a grupos autorizados, como administradores o supervisores.
Proteger la información de costos
El precio de costo puede ocultarse para determinados grupos mediante el permiso Visualización de precios de costo.
Aunque esté habilitado para un usuario, esta información solamente se muestra dentro de la ficha de edición del producto en el Panel de Autogestión y nunca aparece en el sitio web público.
Revisar periódicamente los accesos
Cuando una persona cambia de función dentro del equipo, revisa el grupo al que pertenece y los permisos asignados.
También es recomendable revisar los accesos cuando se incorporan nuevos módulos o funcionalidades a la cuenta.
Una vez configurados los roles, accesos y usuarios, cada integrante del equipo podrá ingresar al Panel de Autogestión y utilizar únicamente los módulos, la información y las funciones autorizadas para su grupo.
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