Waclis permite que tu página web se comunique automáticamente con tus clientes cada vez que realizan determinadas acciones, como completar una compra, dejar un carrito pendiente, reservar un turno, registrarse como usuario o solicitar la recuperación de su contraseña.

Estas comunicaciones se generan de forma automática, sin necesidad de que tengas que enviar manualmente una confirmación cada vez que se produce una operación.

De esta manera, puedes mantener informados a tus clientes las 24 horas del día, reducir tareas administrativas y ofrecer una experiencia más clara y profesional.

Importante: no todas las cuentas de Waclis enviarán todos los emails explicados en este tutorial. Cada correo se genera únicamente cuando corresponde a una función que tengas habilitada y que efectivamente utilices en tu página web.

Por ejemplo:

• Si no utilizas turnos online, no se enviarán confirmaciones de turnos.

• Si no permites que tus clientes creen una cuenta, no se enviarán credenciales de registro.

• Si tus clientes no requieren aprobación manual, no se utilizará el correo de cuenta aprobada.

• Si no se genera un carrito pendiente dentro del proceso de compra, no habrá un email de recuperación asociado.

La combinación de correos que recibirán tus clientes dependerá, por lo tanto, de cómo hayas configurado y utilices tu página web en Waclis.

¿Qué emails explicamos en este tutorial?

Este tutorial está dedicado exclusivamente a los correos electrónicos que se envían:

desde tu negocio o página web → hacia tus clientes.

Waclis también puede generar otros tipos de emails, por ejemplo:

• Avisos que recibe tu negocio cuando llega una consulta.

• Notificaciones de nuevos turnos.

• Formularios completados desde la página web.

• Comunicaciones administrativas de Waclis.

• Avisos relacionados con planes, suscripciones o facturación.

• Comunicaciones entre cuentas conectadas mediante herramientas B2B.

Esos emails tienen otros destinatarios y no forman parte de este tutorial.

Aquí nos concentraremos exclusivamente en qué comunicaciones automáticas puede recibir tu cliente final como consecuencia de las acciones que realiza en tu página web.

¿Qué emails automáticos puede recibir tu cliente?

Waclis contempla diferentes comunicaciones según la función utilizada:

A continuación veremos cada uno en detalle.

1. Confirmación de nuevo pedido, cotización o compra realizada

¿Cuándo se envía?

Se genera automáticamente cuando un cliente finaliza el proceso de compra, cotización o pedido desde tu página web.

Su objetivo es confirmar inmediatamente que la operación fue registrada y brindarle al comprador un resumen completo de la información relacionada con su pedido.

¿Qué información puede recibir el cliente?

Según la configuración de tu página web y los datos correspondientes a la operación, el email incluye:

• Logotipo y nombre de tu negocio en la cabecera.

• Número identificador del pedido.

• Fecha de la compra.

• Estado del pedido.

• Estado del pago.

• Productos adquiridos.

• Imágenes de los productos.

• Nombre de cada producto.

• Variantes seleccionadas, como talla, medida, color u otras opciones disponibles.

• Cantidad solicitada.

• Precio unitario.

• Subtotal por producto.

• Información relacionada con personalización o métodos de impresión, cuando corresponda.

• Método de envío seleccionado.

• Opción de retiro seleccionada, cuando corresponda.

• Costo del envío.

• Descuentos aplicados.

• Cupones promocionales utilizados.

• Subtotal general.

• Importe total a abonar.

• Método de pago elegido.

• Instrucciones relacionadas con el método de pago.

• Datos bancarios cuando se utilice transferencia.

• Enlaces correspondientes a pasarelas de pago, cuando corresponda.

• Instrucciones para pagos manuales o en efectivo.

• Dirección de entrega.

• Información de la sucursal o lugar de retiro.

• Acceso para consultar el estado del pedido.

• Botón o información de contacto por WhatsApp.

La información exacta dependerá de las funciones que participen en cada operación.

¿Por qué es importante?

El cliente recibe inmediatamente una constancia clara de que su pedido fue ingresado correctamente.

Esto ayuda a:

• Transmitir confianza.

• Evitar dudas sobre si la operación se registró.

• Permitir que el cliente revise productos y cantidades.

• Recordar el método de pago seleccionado.

• Consultar información de envío o retiro.

• Reducir preguntas repetitivas posteriores a la compra.

2. Recordatorio de carrito abandonado o pendiente

¿Cuándo se envía?

Puede enviarse cuando un usuario:

1. Agrega productos a su carrito.

2. Avanza en el proceso de compra.

3. Ingresa sus datos de contacto.

4. No concluye finalmente la operación o el pago.

En estas situaciones, Waclis puede utilizar la información disponible para recordar al cliente que dejó una compra pendiente.

¿Qué función cumple?

El correo permite volver a contactar automáticamente al comprador para facilitar que retome el proceso.

Puede incluir:

• Identificación de tu negocio.

• Aviso de que dejó una compra pendiente.

• Recordatorio de los artículos seleccionados.

• Resumen de los productos que permanecieron en el carrito.

• Botón “Volver a mi Carrito”.

• Enlace directo a tu página web.

• Recuperación del pedido o carrito previamente iniciado.

• Información para contactar al negocio si tuvo algún inconveniente.

El objetivo es que el cliente pueda regresar al proceso de compra con la menor cantidad de pasos posible.

¿Por qué puede recuperar ventas?

No todos los abandonos significan que el cliente perdió interés.

También puede suceder que:

• Haya interrumpido la compra.

• Quiera continuar más tarde.

• Haya tenido problemas con el medio de pago.

• Necesite realizar una consulta.

• Se haya distraído antes de finalizar.

El email permite recordarle automáticamente que su compra sigue pendiente.

3. Confirmación de turnos y citas reservadas con WaclisCAL

¿Cuándo se envía?

Si utilizas WaclisCAL para ofrecer turnos, citas o reservas online, el cliente puede recibir automáticamente una confirmación después de completar su reserva.

¿Qué información puede recibir?

Dependiendo de la configuración de tu agenda y del servicio reservado, puede incluir:

• Identificación de tu negocio.

• Servicio o consulta reservada.

• Número o identificación del turno.

• Fecha.

• Hora.

• Profesional o especialista seleccionado, cuando corresponda.

• Sucursal seleccionada, cuando corresponda.

• Dirección del lugar de atención.

• Precio del servicio.

• Forma de pago.

• Indicaciones previas a la cita.

• Instrucciones especiales.

• Enlace de videollamada cuando se trate de una atención virtual y corresponda.

• Nombre del cliente.

• Teléfono registrado.

• Información de contacto con el negocio.

• Acceso a WhatsApp para realizar consultas.

De esta forma, el cliente conserva la información de su reserva directamente en su correo electrónico.

¿Para qué sirve?

Evita consultas como:

• “¿Mi turno quedó confirmado?”

• “¿Qué día era?”

• “¿A qué hora tengo que asistir?”

• “¿Dónde es?”

• “¿Con qué profesional?”

• “¿Qué servicio reservé?”

También facilita que el cliente pueda comunicarse con el negocio si necesita confirmar, consultar, cancelar o solicitar una reprogramación.

4. Bienvenida y credenciales de un nuevo cliente registrado

¿Cuándo se envía?

Este email se genera cuando una persona crea una cuenta de cliente dentro de tu página web.

¿Qué información puede recibir?

Puede incluir:

• Mensaje de bienvenida.

• Nombre del cliente.

• Nombre de tu negocio.

• Confirmación de que su correo fue registrado.

• Usuario o email utilizado para ingresar.

• Contraseña generada.

• Botón “Ingresar a mi Cuenta”.

• Acceso directo al inicio de sesión.

Una vez dentro de su cuenta, el cliente podrá utilizar las funcionalidades que hayas habilitado para usuarios registrados.

Por ejemplo, según la configuración de tu página web, podrá acceder a información relacionada con:

• Su cuenta.

• Catálogo.

• Condiciones comerciales.

• Historial de compras.

• Funciones reservadas para clientes identificados.

¿Por qué es útil?

Evita que tengas que crear usuarios manualmente o enviar las credenciales individualmente.

El cliente recibe automáticamente la información necesaria para comenzar a utilizar su cuenta.

5. Aprobación de cuenta de cliente

¿Cuándo se envía?

Este email se utiliza cuando tu página web funciona con un sistema de registro sujeto a aprobación.

En estos casos, el cliente puede solicitar una cuenta, pero tú debes revisarla y aprobarla antes de que pueda acceder a determinadas funciones.

Cuando autorizas al usuario, Waclis puede notificarle automáticamente que su cuenta ya se encuentra habilitada.

¿En qué casos puede utilizarse?

Es especialmente útil para negocios que trabajan con:

• Venta mayorista.

• Clientes B2B.

• Distribuidores.

• Revendedores.

• Catálogos privados.

• Precios exclusivos.

• Listas de precios diferenciadas.

• Acceso restringido a determinados clientes.

¿Qué recibe el cliente?

El correo puede:

• Informarle que su solicitud fue revisada.

• Confirmar que su cuenta fue aprobada.

• Indicar que ya puede iniciar sesión.

• Informar que puede acceder al catálogo o servicios habilitados.

• Permitirle visualizar las listas de precios correspondientes.

• Habilitarlo para realizar pedidos.

• Proporcionar un enlace directo para iniciar sesión.

Importante: si utilizas registro directo y tus clientes acceden inmediatamente después de crear su cuenta, este proceso de aprobación manual no forma parte de ese flujo.

6. Recuperación y restablecimiento de contraseña

¿Cuándo se envía?

Se genera cuando un cliente registrado no recuerda su contraseña y utiliza la opción de recuperación disponible desde el inicio de sesión de tu página web.

¿Qué puede recibir?

Dependiendo del flujo utilizado, el cliente puede recibir:

• Identificación de tu negocio.

• Email asociado a su cuenta.

• Una nueva contraseña provisoria.

• O un enlace seguro y temporal para restablecer su contraseña.

• Instrucciones para recuperar el acceso.

• Acceso directo al inicio de sesión.

• Recomendación de cambiar posteriormente la contraseña.

El correo también puede indicar qué debe hacer si no fue el propio usuario quien solicitó la recuperación.

¿Qué ventaja ofrece?

Todo el proceso puede resolverse sin intervención manual de tu equipo.

El cliente recupera el acceso sin necesidad de que tengas que generar y enviar personalmente una nueva contraseña.

¿Todos estos emails se envían siempre?

No.

Los emails son comunicaciones transaccionales, asociadas a determinadas acciones o funciones.

No se trata de una campaña que reciben automáticamente todos tus clientes.

Por ejemplo:

Si un cliente realiza una compra

Puede recibir:

Confirmación de pedido

Si deja una compra pendiente

Puede recibir:

Recordatorio de carrito

Si reserva una cita

Si utilizas WaclisCAL:

Confirmación de turno

Si crea una cuenta

Si utilizas clientes registrados:

Bienvenida y credenciales

Si tu negocio exige aprobación previa

Cuando autorizas la cuenta:

Confirmación de cuenta aprobada

Si olvida su contraseña

Al solicitar la recuperación:

Restablecimiento de contraseña

Esto significa que dos negocios creados con Waclis pueden utilizar combinaciones de emails completamente diferentes.

La configuración de tu página web determina qué emails se utilizan

Los correos automáticos son una consecuencia de las funciones que utilizas.

Por ejemplo:

Si vendes productos online

Formará parte del flujo la confirmación de pedidos o compras.

Si utilizas recuperación de carritos

Podrás volver a contactar automáticamente a determinados usuarios que no completaron su operación.

Si vendes servicios mediante turnos

WaclisCAL utilizará las comunicaciones relacionadas con las reservas.

Si permites crear cuentas

Entrarán en funcionamiento los emails relacionados con registro y recuperación de acceso.

Si exiges aprobación previa

También se utilizará la comunicación de cuenta aprobada.

Por eso, no necesitas activar o utilizar todos los tipos de email existentes: solamente aquellos que correspondan al funcionamiento de tu negocio.

Características de diseño de los emails enviados a tus clientes

Los emails dirigidos a clientes fueron diseñados para mantener una presentación profesional, clara y adaptable a distintos tipos de negocio.

Tu marca como protagonista

Los correos pueden mostrar automáticamente:

• Logotipo de tu negocio.

• Nombre comercial.

• Información correspondiente a la operación.

• Enlaces hacia tu propia página web.

La comunicación busca que el cliente identifique principalmente a tu negocio como responsable de la operación.

Estética neutra

Las plantillas utilizan una presentación limpia y adaptable a diferentes rubros.

Entre los colores de base utilizados se encuentran:

• #ffffff

• #f8fafc

Esto permite que la estructura visual funcione correctamente independientemente del tipo de productos o servicios que ofrezcas.

Diseño adaptable a dispositivos

Los emails están preparados para visualizarse correctamente en:

• Smartphones.

• Tablets.

• Computadoras.

Y en diferentes clientes de correo electrónico, como:

• Gmail.

• Outlook.

• Apple Mail.

Llamados a la acción claros

Según el tipo de comunicación pueden aparecer botones para:

• Pagar.

• Revisar un pedido.

• Volver al carrito.

• Ingresar a una cuenta.

• Consultar una reserva.

• Contactar por WhatsApp.

¿Cómo configurar el remitente de los emails de tu negocio?

Para que tus comunicaciones salgan correctamente identificadas, puedes configurar los datos relacionados con el correo de tu negocio.

Dentro de:

Aplicaciones > Buscar la aplicación "Emails salientes" dentro de la categoria Marketing

puedes establecer información como:

• Nombre del remitente.

• Dirección de correo utilizada.

• Correo de respuesta o Reply-To.

• Servidor SMTP propio.

Nombre del remitente

Es el nombre que verá el cliente cuando reciba la comunicación.

Por ejemplo:

Mi Empresa

o:

Atención al Cliente - Mi Empresa

Correo de respuesta

Puedes indicar la casilla donde quieres recibir las respuestas de tus clientes.

De esta manera, si una persona responde directamente al email recibido, la comunicación podrá dirigirse al correo configurado para tu negocio.

Servidor SMTP propio

Si dispones de una cuenta corporativa con tu dominio, por ejemplo:

ventas@tuempresa.com

puedes configurar tu servidor SMTP para utilizar esa identidad en los envíos correspondientes.

Esto también ayuda a mantener una comunicación coherente con la identidad digital de tu empresa.

Configuraciones importantes antes de utilizar los emails automáticos

Para que las comunicaciones reflejen correctamente la información de tu negocio, recomendamos revisar algunos datos previamente.

1. Configura correctamente el logotipo

Verifica que tu negocio tenga cargado un logotipo adecuado.

Se recomienda utilizar una imagen:

• De buena calidad.

• Fácil de reconocer.

• Preferentemente con fondo transparente.

• En formato compatible con la plataforma.

El logotipo puede utilizarse en las comunicaciones dirigidas a tus clientes.

2. Revisa los datos de contacto y WhatsApp

Verifica que la información de contacto de tu negocio sea correcta.

Especialmente:

• Teléfono.

• WhatsApp.

• Email.

• Nombre comercial.

Algunos emails pueden utilizar esta información para facilitar que el cliente se comunique contigo.

3. Configura correctamente los métodos de pago

Si utilizas medios manuales, como transferencia bancaria o depósito, revisa que las instrucciones estén completas.

Por ejemplo:

• Banco.

• Titular.

• Número de cuenta.

• Información fiscal cuando corresponda.

• Instrucciones para realizar el pago.

• Indicaciones para enviar un comprobante.

Cuando el cliente utiliza ese método, esta información puede formar parte de la comunicación de confirmación.

4. Configura tu correo saliente o SMTP

Si deseas utilizar una cuenta de correo corporativa, verifica que el servidor de salida se encuentre correctamente configurado.

Esto permitirá que las comunicaciones utilicen la identidad correspondiente a tu negocio.

Realiza pruebas antes de comenzar a recibir operaciones reales

Una de las mejores formas de comprobar el funcionamiento de los emails es realizar personalmente los mismos procesos que realizará un cliente.

Puedes utilizar una dirección de email alternativa y probar:

1. Una compra o pedido.

2. Un carrito pendiente.

3. El registro de una cuenta.

4. La aprobación de un cliente, si utilizas esta modalidad.

5. La recuperación de contraseña.

6. La reserva de un turno, si utilizas WaclisCAL.

De esta manera podrás comprobar:

• Qué recibe el cliente.

• Cómo se presenta tu negocio.

• Qué información aparece.

• Si tus datos de contacto son correctos.

• Si tus medios de pago muestran las instrucciones adecuadas.

• Si los enlaces llevan al lugar correspondiente.

¿Qué revisar si un email muestra información incorrecta?

Los emails se generan utilizando información de las funciones relacionadas con cada operación.

Por lo tanto, si encuentras un dato incorrecto, debes revisar primero la configuración de donde proviene.

Por ejemplo:

Nombre o identidad del negocio incorrectos

Revisa los datos generales y de identidad de tu página web.

Forma de pago incorrecta

Revisa los métodos de pago configurados.

Datos bancarios incorrectos

Revisa las instrucciones del método de transferencia o pago manual correspondiente.

Método de envío incorrecto

Revisa la configuración de envíos y la opción seleccionada en el pedido.

Datos del turno incorrectos

Revisa WaclisCAL, el servicio, horario, profesional o información de la reserva correspondiente.

Cliente con acceso incorrecto

Revisa la configuración de usuarios, registro y aprobación de cuentas.

El email refleja la información disponible en la operación y en las configuraciones relacionadas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo desactivar un email específico?

Los correos transaccionales esenciales, como los relacionados con confirmación de pedidos, creación de cuentas o recuperación de acceso, forman parte de los procesos necesarios para el funcionamiento de esas herramientas.

Las comunicaciones complementarias dependerán de las funciones que tengas habilitadas.

Por ejemplo:

• Si no utilizas WaclisCAL, no habrá emails de turnos.

• Si no utilizas recuperación de carritos, no se generará ese tipo de recordatorio.

• Si no utilizas aprobación de clientes, no habrá emails de cuenta aprobada.

¿Todos mis clientes reciben todos los emails?

No.

Cada cliente recibe únicamente las comunicaciones relacionadas con las acciones que realiza y con las funciones utilizadas por tu negocio.

¿Qué sucede si un cliente responde un email automático?

Las respuestas dirige a la dirección de contacto o Reply-To configurada para tu negocio.

Esto permite continuar la conversación directamente con el comprador.

¿Necesito WaclisCAL para enviar confirmaciones de turnos?

Sí.

Estas comunicaciones forman parte de las funciones de agenda, turnos y reservas.

Si no utilizo clientes registrados, ¿se envían credenciales?

No.

Los emails relacionados con usuario, contraseña y recuperación de acceso solamente forman parte de los flujos donde los clientes disponen de una cuenta.

¿Qué sucede si utilizo registro con aprobación?

El cliente crea una cuenta o solicita acceso, pero debe esperar a que tu negocio la autorice.

Cuando la cuenta es aprobada, puede recibir el email confirmando que ya puede ingresar.

¿Qué sucede si utilizo registro directo?

El usuario puede acceder según el flujo configurado sin esperar una autorización manual.

En ese caso, la comunicación de cuenta aprobada no corresponde al mismo proceso.

¿La recuperación de contraseña siempre envía una nueva contraseña?

No necesariamente.

Según el flujo utilizado, puede entregarse:

• Una contraseña provisoria.

• O un enlace seguro y temporal para generar o restablecer una nueva contraseña.

¿Los emails consumen espacio de mi hosting?

No.

El procesamiento, armado y despacho de las comunicaciones automáticas es gestionado mediante la infraestructura correspondiente de Waclis, por lo que estos envíos no ocupan el espacio de almacenamiento de tu hosting como si fueran mensajes almacenados en una casilla convencional.

¿El email de confirmación reemplaza la gestión del pedido?

No.

El email tiene como objetivo informar al cliente.

La administración y seguimiento de la venta se continúa realizando desde las herramientas correspondientes de Waclis.

¿Existen otros emails automáticos además de estos?

Sí.

Waclis genera otras comunicaciones destinadas al propio negocio, usuarios administrativos o relacionadas con diferentes herramientas y servicios.

Este tutorial se concentra exclusivamente en los emails que corresponden al flujo:

Negocio → Cliente

En resumen

Waclis puede automatizar diferentes comunicaciones durante la relación entre tu negocio y tus clientes:

Compra o pedido

→ Confirmación automática de la operación.

Carrito pendiente

→ Recordatorio para continuar la compra.

Reserva de turno

→ Confirmación con los datos de la cita.

Registro de cliente

→ Bienvenida y credenciales.

Aprobación manual de una cuenta

→ Confirmación de que el acceso fue autorizado.

Contraseña olvidada

→ Recuperación automática del acceso.

No necesitas utilizar todos estos emails.

Las comunicaciones que efectivamente se envíen dependerán de las funciones que hayas habilitado y de las acciones que realicen tus clientes.

El objetivo es que tu página web pueda acompañarlos automáticamente en cada momento importante, manteniéndolos informados, reduciendo consultas y evitando tareas manuales para tu equipo.