Elige en qué calendario guardar las citas y cuáles revisar para detectar choques

Nivel: Intermedio · Público: Profesionales con agendas compartidas, consultores y administradores · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La gestión avanzada de calendarios en WaclisCAL permite separar con absoluta precisión dos funciones esenciales de tu agenda:

• Calendario destino de almacenamiento: Determinar exactamente en cuál de tus calendarios de Google se creará y guardará cada nueva reserva confirmada por un cliente.
• Calendarios de detección de choques: Seleccionar uno o múltiples calendarios (personales, de equipo, familiares o de proyectos) que WaclisCAL debe leer para detectar horas ocupadas e impedir que se agenden citas en esos momentos.
• Independencia organizativa: Mantener tu vida personal, tus compromisos de equipo y tus citas comerciales en calendarios diferenciados de Google sin perder la sincronización integral de tu disponibilidad.

2. Cuándo utilizarlo

Esta configuración es ideal en los siguientes casos:

• Separación entre vida laboral y personal: Quieres que tus citas profesionales se guarden en tu calendario corporativo (alex@miempresa.com), pero necesitas que WaclisCAL también revise tu calendario personal para no ofrecer citas cuando tienes compromisos familiares.
• Múltiples unidades de negocio: Atiendes consultas en dos consultorios o empresas distintas y cada una dispone de su propio calendario de Google.
• Calendarios compartidos de equipo: Tu empresa cuenta con un calendario general de guardias o salas de reunión compartidas que debes auditar para no duplicar turnos.
• Evitar la saturación visual: Quieres mantener tu calendario principal de Google limpio y ordenado, recibiendo las reservas de clientes en un calendario secundario denominado Citas Clientes Waclis.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Cuenta de Google Calendar conectada y autorizada en WaclisCAL (Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente).
• ☐ Tener creados en Google Calendar los diferentes calendarios que deseas utilizar (por ejemplo, Principal, Personal, Citas Waclis, Familia).
• ☐ Conocer la función de comprobación de ocupación previa (Bloquea turnos ocupados consultando la disponibilidad de tus calendarios de Google).

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder a los ajustes de Google Calendar

1. En el menú lateral izquierdo de WaclisCAL, dirígete a Módulos.
2. Haz clic en la categoría Calendarios y selecciona Google Calendar.
3. Accede a la pantalla de configuración de calendarios vinculados.

Ajustes de calendarios de Google mostrando la selección de calendario destino y calendarios para verificar conflictos

Paso 2: Configurar el calendario destino para nuevas reservas

1. Localiza el selector titulado Guardar reservas en (Add to calendar o calendario principal de destino).
2. Abre el menú desplegable y selecciona el calendario específico de Google donde deseas que WaclisCAL cree los eventos cuando una persona reserve una cita.
3. Si prefieres que las citas de clientes no se mezclen con tus notas diarias, selecciona un calendario secundario creado para tal fin (por ejemplo, Consultas Clientes).

Paso 3: Configurar los calendarios de detección de conflictos

1. Desplázate hacia la sección Comprobar conflictos en (Check for conflicts o prevención de doble reserva).
2. Verás la lista completa de todos los calendarios accesibles en tu cuenta de Google, con casillas de selección individual o interruptores.
3. Marca la casilla de todos los calendarios que contengan eventos que deban bloquear tu disponibilidad:

- Marca tu calendario de trabajo principal.

- Marca tu calendario de compromisos personales.

- Marca cualquier calendario compartido de equipo si tus horas allí son vinculantes.

1. Puedes desmarcar calendarios informativos que no afecten tu horario (por ejemplo, feriados nacionales optativos o efemérides).

Paso 4: Guardar y validar el comportamiento

1. Haz clic en el botón de guardar configuración si está presente o confirma que los interruptores queden fijados.
2. Realiza una reserva de prueba en tu enlace público (Realiza una reserva de prueba y comprueba todo el recorrido de tu cliente).
3. Abre Google Calendar y verifica que el evento se haya creado estrictamente en el calendario destino que seleccionaste en el Paso 2.
4. Comprueba además que los eventos ocupados de los demás calendarios marcados en el Paso 3 sigan bloqueando turnos en tu web.

5. Ejemplo práctico

Caso: Alex García gestiona dos calendarios en su cuenta de Google:

• alex.garcia@empresa.com (Calendario principal de trabajo)
• alex.personal@gmail.com (Calendario personal y familiar)

1. En WaclisCAL, Alex establece como Calendario destino su calendario de trabajo alex.garcia@empresa.com.
2. En la sección de Detección de conflictos, Alex activa ambos calendarios: el laboral y el personal.
3. El viernes a las 15:00, Alex tiene una cita con el dentista en su calendario personal. WaclisCAL detecta el evento y elimina las 15:00 de su página web.
4. El viernes a las 16:30, un cliente reserva una asesoría en WaclisCAL.
5. El sistema guarda la nueva reserva directamente en el calendario laboral de Alex, con su enlace de Google Meet y los datos del cliente, sin interferir en su calendario personal.

6. Qué verá la persona que reserva

Para el cliente que agenda, todo el proceso de selección y guardado es completamente transparente:

• Solo ve las franjas horarias que resultan de la combinación libre de todos los calendarios auditados.
• La confirmación de la cita se genera con total normalidad y, al recibir la invitación de calendario o el archivo .ics, verá como organizador a la cuenta asociada al calendario destino configurado.

7. Qué sucede después

• Organización limpia: Tus eventos de clientes quedan centralizados en el calendario que elegiste, facilitando filtrar vistas o compartir ese calendario con un asistente o recepcionista sin darle acceso a tus asuntos privados.
• Reflejo de bloqueos internos: Si utilizas la función Bloquear horario, puedes optar por reflejar tus compromisos internos en tu Google Calendar sin exponer las razones ante terceros (ART-73).
• Protección bidireccional: Si mueves o eliminas un evento en el calendario de detección de conflictos, la disponibilidad en WaclisCAL se recalcula en tiempo real.
• Flexibilidad total: Puedes cambiar el calendario destino en cualquier momento sin afectar las reservas que ya fueron creadas en el pasado.

8. Problemas frecuentes

9. Buenas prácticas

10. Artículos relacionados

• Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente
• Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad
• Bloquea turnos ocupados consultando la disponibilidad de tus calendarios de Google
• Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual
• Define el lugar de encuentro: Google Meet, llamada, WhatsApp o consultorio presencial