Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente

Nivel: Básico · Público: Todos los profesionales, comerciales y coordinadores de agenda · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La integración de Google Calendar en WaclisCAL permite vincular tu cuenta de Google para registrar de forma automática tus reservas confirmadas. Al completar esta conexión:

• Cada nueva cita agendada por un cliente en WaclisCAL se creará de forma automática como un evento en tu Google Calendar.
• Podrás consultar tus compromisos agendados directamente desde tu teléfono móvil o computadora en tu aplicación habitual de calendario.
• Dejarás preparado el sistema para habilitar funciones complementarias, como la consulta de eventos ocupados y la generación de salas virtuales para citas a distancia.

2. Cuándo utilizarlo

Conecta tu cuenta de Google Calendar en las siguientes situaciones:

• Al configurar tu cuenta por primera vez: Para que tus primeras reservas queden respaldadas en tu calendario personal o corporativo.
• Si utilizas Google Calendar como agenda diaria: Para evitar tener que cargar manualmente en tu teléfono las citas que reservan tus clientes.
• Antes de configurar videollamadas: Como paso previo indispensable si planeas ofrecer reuniones virtuales mediante Google Meet.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL con acceso a la sección de Módulos.
• ☐ Una cuenta activa de Google (cuenta @gmail.com o cuenta de Google Workspace institucional).
• ☐ Poder iniciar sesión en Google con tu correo y contraseña para conceder la autorización correspondiente.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder a la sección de Módulos

1. En el menú lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Módulos.
2. Accederás al catálogo de integraciones disponibles para tu cuenta.
3. Localiza la tarjeta correspondiente a Google Calendar.

Catálogo de Módulos en WaclisCAL mostrando la tarjeta de Google Calendar

Paso 2: Iniciar la vinculación con Google

1. En la tarjeta de Google Calendar, pulsa el botón para conectar o añadir cuenta.
2. El navegador abrirá la pantalla de autorización oficial de Google.

Paso 3: Seleccionar tu cuenta y autorizar permisos

1. Elige la cuenta de Google donde deseas registrar las reservas de WaclisCAL.
2. Revisa la solicitud de permisos que presenta Google para gestionar eventos en tus calendarios.

- Esta autorización es requerida para que WaclisCAL pueda escribir los eventos correspondientes a las citas confirmadas.

1. Pulsa Permitir o Continuar para aceptar la vinculación.

Pantalla oficial de autorización de cuenta de Google para WaclisCAL

Paso 4: Confirmar la vinculación en WaclisCAL

1. Tras completar la autorización, serás redirigido a WaclisCAL.
2. Comprueba que en la tarjeta de Google Calendar figure el estado conectado junto a la dirección de correo electrónico vinculada.
3. Tu cuenta ya se encuentra asociada y lista para registrar citas confirmadas.

Paso 5: Realizar una reserva de prueba y verificar el registro

1. Abre tu enlace público de reservas en una pestaña nueva o privada del navegador.
2. Selecciona un horario disponible y confirma una cita de test con los datos requeridos por el servicio.
3. Abre tu aplicación de Google Calendar en tu computadora o teléfono móvil.
4. Comprueba que en la fecha y hora seleccionadas aparezca el evento creado automáticamente con los datos de la reserva.

- Nota sobre reservas por WhatsApp: Si el Tipo de Evento solo requiere WhatsApp, el evento se crea normalmente en tu Google Calendar con el nombre y teléfono del cliente en la descripción, sin inventar correos de invitados ni enviar invitaciones vacías a Google.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Julián, asesor comercial en una empresa de servicios:

• Situación: Julián atiende demostraciones comerciales solicitadas por clientes desde la web. Deseaba que cada reunión agendada se reflejara de inmediato en su teléfono para no perder ningún compromiso.
• Acción realizada:

- Ingresó a Módulos, localizó Google Calendar y pulsó en Conectar.

- Autorizó su cuenta de correo laboral de Google.

- Verificó que la tarjeta mostrara el estado conectado.

- Realizó una reserva de prueba desde su página web.

• Resultado: La cita apareció en su Google Calendar después de confirmarla. A partir de ese momento, cada cliente que reserva desde su enlace queda registrado en su calendario sin tareas manuales.

6. Qué verá la persona que reserva

Cuando tu cliente confirme una cita en tu página de reservas:

1. Pantalla de confirmación: Verá el comprobante de su reserva con la fecha (formato DD/MM/AAAA), horario y detalles del encuentro.
2. Opción de añadir a su calendario: Podrá hacer clic en el botón para agregar el evento a su propio calendario personal si así lo desea.

Comprobante de reserva confirmada con integración a Google Calendar

7. Qué sucede después y próximos pasos

Una vez vinculada tu cuenta de Google Calendar:

• Registro automático: Las reservas confirmadas por tus clientes en WaclisCAL se crean como eventos en tu calendario de Google.
• Reflejo de bloqueos internos: Si utilizas la función Bloquear horario, puedes optar por reflejar reuniones internas o almuerzos como eventos en Google Calendar (ART-73).
• Capacidades adicionales disponibles: A partir de esta conexión base, puedes configurar funciones avanzadas en sus tutoriales específicos:

- Para hacer que los compromisos marcados como "Ocupado" en Google bloqueen horarios en WaclisCAL, consulta Bloquea turnos ocupados consultando la disponibilidad de tus calendarios de Google.

- Para elegir en qué calendario específico guardar las citas y cuáles revisar ante conflictos, consulta Elige en qué calendario guardar las citas y cuáles revisar para detectar choques.

- Para generar salas automáticas de videollamada para citas a distancia, consulta Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual.

8. Problemas frecuentes

El cliente reservó pero el evento no aparece en Google Calendar

• Causa probable: La autorización de Google fue revocada o la sesión de permisos expiró.
• Solución: Accede a Módulos → Google Calendar, pulsa en desconectar y vuelve a conectar tu cuenta autorizando nuevamente los permisos solicitados.

La pantalla de Google muestra un aviso de cuenta incorrecta

• Causa probable: Tenías abierta otra sesión personal de Google en tu navegador al momento de autorizar.
• Solución: Inicia el proceso de conexión en una ventana privada o asegúrate de seleccionar la cuenta de correo correcta donde deseas guardar tus citas.

9. Buenas prácticas

• Comprueba que seleccionaste la cuenta correcta: Asegúrate de vincular la cuenta de Google donde habitualmente gestionas tu calendario de trabajo para centralizar tus citas.
• Revisa el estado de la conexión ante cambios de seguridad: Si cambias la contraseña de tu cuenta de Google o si el proveedor solicita volver a autorizar el acceso, ingresa a Módulos para reconectar el servicio.
• Realiza una reserva de prueba: Tras conectar tu cuenta por primera vez, haz una reserva de test desde tu enlace público para constatar que el evento se registra de inmediato en tu calendario.

10. Artículos relacionados

• Configura WaclisCAL por primera vez y recibe tu primera reserva
• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos
• Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad
• Bloquea turnos ocupados consultando la disponibilidad de tus calendarios de Google
• Elige en qué calendario guardar las citas y cuáles revisar para detectar choques
• Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual