Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos

Nivel: Básico · Público: Todos los profesionales, centros de estética, comercios, talleres y empresas · Tiempo de lectura: 7 minutos

1. Qué permite hacer

Históricamente, los sistemas de reservas asumían que cualquier persona que solicita un turno dispone obligatoriamente de una cuenta de correo electrónico activa y desea recibir comprobantes por ese medio. En WaclisCAL, cada Tipo de Evento cuenta con la configuración de Datos de contacto requeridos, permitiéndote decidir exactamente qué canal de comunicación solicitas a tus clientes:

• Correo electrónico: Solicita únicamente Nombre completo y Correo electrónico.
• WhatsApp: Solicita Nombre completo y número de WhatsApp con formato internacional, sin requerir correo electrónico.
• Correo o WhatsApp: Brinda total libertad al cliente para identificarse con su email o con su número de WhatsApp (uno u otro, no ambos obligatorios).
• Correo y WhatsApp: Exige ambos datos cuando tu operativa requiere simultáneamente la formalidad del correo corporativo y la inmediatez de la mensajería instantánea.

Esta funcionalidad elimina la fricción innecesaria de pedir un correo a clientes que gestionan toda su vida diaria por WhatsApp, incrementando de inmediato la tasa de turnos confirmados.

2. Cuándo utilizarlo

Adecúa los datos requeridos según la realidad operativa de tu actividad:

• Negocios 100% móviles y presenciales: Centros de estética, peluquerías, barberías, veterinarias, talleres mecánicos, salones de manicura y entrenadores personales donde el cliente interactúa exclusivamente por mensajería instantánea y solicitar un email solo genera abandono en el formulario.
• Consultorías B2B y corporativas: Empresas de software, estudios jurídicos o agencias de marketing donde el correo electrónico corporativo es el canal formal habitual y necesario para compartir minutas y documentos.
• Atención flexible y multicanal: Profesionales de la salud, psicólogos o asesores independientes que desean que el propio usuario elija por cuál canal prefiere ser contactado.
• Procesos comerciales de alto valor: Equipos comerciales que necesitan el correo para enviar presupuestos o invitaciones a directorios y el WhatsApp para recordatorios breves que aseguren la asistencia a la demostración.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de tener presente lo siguiente:

• ☐ Tener al menos un Tipo de Evento creado o en edición (Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces).
• ☐ Comprender la diferencia fundamental entre Datos requeridos para reservar y Notificaciones automáticas (ver detalle en la siguiente sección).
• ☐ Conocer si tu servicio ofrecerá atención virtual (Google Meet) o presencial (Define el lugar de encuentro: Google Meet, llamada, WhatsApp o consultorio presencial).

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder al Tipo de Evento

1. En el menú lateral izquierdo de WaclisCAL, haz clic en Tipos de Evento.
2. Selecciona el servicio que deseas configurar (por ejemplo, Corte y Peinado, Limpieza Facial o Demostración Comercial).

Paso 2: Localizar la sección de Datos de contacto requeridos

1. Dentro de la pantalla de edición del servicio, dirígete al apartado de Configuración del formulario o Datos de contacto requeridos (Booking Contact Requirements).
2. Verás el selector desplegable con las cuatro modalidades oficiales.

Paso 3: Seleccionar el modelo de contacto adecuado

Elige la alternativa que mejor responda al canal habitual de tus clientes:

Opción A: Correo electrónico

• Qué completa el cliente: Nombre completo + Correo electrónico.
• Ideal para: Empresas de servicios profesionales y entornos corporativos donde la confirmación llega a casillas de oficina.

Opción B: WhatsApp (Reserva WhatsApp-Only)

• Qué completa el cliente: Nombre completo + Número de WhatsApp.
• Ventaja clave: El cliente no necesita proporcionar ninguna dirección de email. La cita se formaliza de inmediato con su número telefónico.
• Ideal para: Salones, talleres mecánicos, veterinarias, consultorios barriales y servicios directos al consumidor.

Opción C: Correo o WhatsApp (Uno u otro)

• Qué completa el cliente: Nombre completo + (Correo electrónico o WhatsApp, a su elección).
• Cómo opera el formulario: Se presentan ambos campos y el validador exige que al menos uno de los dos sea completado correctamente para habilitar la confirmación.
• Ideal para: Profesionales independientes con cartera diversa de clientes (jóvenes que prefieren WhatsApp y adultos que prefieren correo).

Opción D: Correo y WhatsApp (Ambos requeridos)

• Qué completa el cliente: Nombre completo + Correo electrónico + WhatsApp.
• Cómo opera el formulario: Ambos campos muestran asterisco de obligatoriedad y deben contener información válida.
• Ideal para: Demostraciones comerciales estratégicas, entrevistas de selección o servicios donde se envía material preparatorio por correo y alertas de puntualidad por WhatsApp.

Paso 4: Guardar los cambios

1. Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha.
2. Tu página pública de reservas adoptará de inmediato los campos seleccionados.

5. Conceptos clave de integración

A. Contacto requerido ≠ Notificaciones enviadas

Es indispensable diferenciar:

• Dato necesario para crear la reserva: Qué información exige WaclisCAL para registrar el turno e identificar al titular.
• Canales por los que WaclisCAL envía mensajes automáticos: Dependen de qué módulos tengas activos:

- Si un evento requiere WhatsApp y no tienes conectado Waclis Inbox, la reserva se crea con total éxito, ocupa disponibilidad en tu calendario y queda guardada en tu panel. Simplemente no se despachará un mensaje automático por chat.

- Si tienes conectado Waclis Inbox (Conecta Waclis Inbox para enviar notificaciones automáticas por WhatsApp), el cliente recibirá su confirmación y recordatorio automático en su teléfono.

- Si seleccionas Correo y WhatsApp y tienes activo tanto tu servidor de correo corporativo (Configura tu propio servidor de correo (SMTP) para enviar emails desde tu dominio) como Waclis Inbox, el sistema enviará los comprobantes por ambos canales de forma sincronizada.

B. WhatsApp es un dato de contacto nativo único

La interfaz de WaclisCAL normaliza el teléfono como un único campo de contacto conceptual: WhatsApp.

• No necesitas crear preguntas personalizadas adicionales para solicitar un "segundo teléfono".
• La plataforma incluye un selector inteligente de país que detecta el prefijo telefónico internacional del visitante (por ejemplo: +54 para Argentina, +56 para Chile, +52 para México, +34 para España, etc.), permitiendo que el cliente modifique su país si utiliza una línea extranjera.
• Las preguntas adicionales del formulario (Diseña el formulario de reserva: preguntas obligatorias, menús desplegables y notas) quedan reservadas exclusivamente para datos complementarios del servicio (nombre de la mascota, patente del vehículo, tipo de tratamiento o notas de preparación).

C. Participantes adicionales (Invitados)

Cuando habilitas la opción de agregar acompañantes o invitados (Permite que tus clientes agreguen invitados adicionales a la reunión):

• Los participantes adicionales respetan la política de contacto configurada en el Tipo de Evento.
• Si el servicio está configurado como WhatsApp-only, el cliente puede sumar el número de WhatsApp de su invitado para que reciba también el aviso del turno sin exigirle un correo electrónico.

D. Google Calendar y Google Meet sin correo electrónico

Una reserva realizada exclusivamente con WhatsApp:

• Google Calendar: Se registra normalmente en tu calendario sincronizado de Google (Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente) y bloquea tu disponibilidad. WaclisCAL no inventa correos electrónicos artificiales para Google; simplemente anota el nombre y el WhatsApp en el detalle de la cita.
• Google Meet: Si el Tipo de Evento tiene configurada la sala virtual de Google Meet (Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual), el enlace de la videollamada se genera con total normalidad. El enlace queda visible en la pantalla de confirmación de la reserva y se envía al cliente en su mensaje de WhatsApp, permitiéndole ingresar con un solo toque sin necesidad de haber provisto un email al agendar.

E. Integración con el Agente de IA Capitan

Si atiendes a tus clientes por WhatsApp utilizando el Agente de IA Capitan (Activa el Agente de IA Capitan para que atienda y agende turnos por WhatsApp):

• Cuando el cliente solicita un turno en la conversación, Capitan ya conoce su número de WhatsApp y su nombre de contacto en Waclis Inbox.
• Si el servicio requiere WhatsApp o Correo o WhatsApp, Capitan no le pide correo electrónico: propone los horarios libres, el cliente elige y Capitan confirma la reserva en el acto sin hacer preguntas innecesarias (Cómo solicita Capitan los datos obligatorios que faltan de forma guiada y natural).

6. Tabla orientativa de configuración según negocio

7. Ejemplo práctico

Caso: Mariana Gómez es titular del centro de estética "Mariana Gómez Belleza Integral":

1. Configuración previa: Mariana notaba que muchas clientas abandonaban el enlace de reservas cuando la pantalla les pedía obligatoriamente su correo electrónico.
2. Ajuste en WaclisCAL:

- En su servicio Limpieza Facial Profunda, Mariana abrió la edición y en Datos de contacto requeridos seleccionó WhatsApp.

- En preguntas adicionales, añadió únicamente: ¿Tienes alguna alergia o tratamiento cutáneo previo? (opcional).

1. Flujo de reserva:

- Una clienta abre el enlace desde la biografía de Instagram de Mariana.

- Elige el viernes a las 16:00 hs.

- En el formulario ingresa: "Lucía Fernández" y su número de WhatsApp.

- Presiona Confirmar reserva.

1. Resultado: La reserva queda confirmada en 10 segundos. Lucía recibe su mensaje de confirmación por WhatsApp en su teléfono con las indicaciones de presentarse sin maquillaje, la agenda de Mariana bloquea el horario en Google Calendar y el abandono en el formulario se reduce a cero.

8. Qué verá la persona que reserva

El formulario público de WaclisCAL se adapta dinámicamente en tiempo real:

1. Modo WhatsApp: Desaparece por completo la casilla de correo electrónico. El cliente ve el campo de Nombre y un selector de país con bandera y prefijo internacional donde escribe su número móvil.
2. Modo Correo o WhatsApp: Se presentan ambos campos con un texto explicativo claro que indica que puede ingresar su correo electrónico o su número de WhatsApp para confirmar.
3. Modo Correo y WhatsApp: Ambos campos se muestran con su correspondiente indicación de obligatoriedad.
4. Validación instantánea: Si el cliente tipea un número de teléfono con caracteres incorrectos o formato incompleto, el sistema le muestra una sugerencia visual amable para corregirlo antes de enviar.

9. Qué sucede después

• Ficha de la cita: En tu panel de WaclisCAL (Reservas → Detalle), la ficha exhibirá el canal proporcionado por el cliente, con botones de acceso directo para iniciar una conversación de WhatsApp o enviar un correo con un clic.
• Disponibilidad: El horario seleccionado queda reservado al instante para ambas partes, sin importar qué modelo de contacto se haya utilizado.
• Reprogramaciones y cancelaciones: El cliente puede gestionar cambios desde el enlace provisto en su comprobante o directamente conversando con Capitan por WhatsApp.

10. Problemas frecuentes

11. Buenas prácticas

12. Artículos relacionados

• Configura la duración, nombre y enlace personalizado de tu servicio
• Diseña el formulario de reserva: preguntas obligatorias, menús desplegables y notas
• Permite que tus clientes agreguen invitados adicionales a la reunión
• Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento
• Cómo solicita Capitan los datos obligatorios que faltan de forma guiada y natural
• Gestiona tus turnos por WhatsApp sin pedir correo electrónico