Permite que tus clientes agreguen invitados y suma participantes a tus reuniones

Nivel: Básico · Público: Comerciales, consultores de empresas, terapeutas familiares, coordinadores y profesionales · Tiempo de lectura: 7 minutos

1. Qué permite hacer

La gestión de asistentes múltiples en WaclisCAL te permite sumar a todos los involucrados de una reunión sin fricciones, tanto en el momento de la reserva pública como de forma posterior desde el panel de control:

• Invitados en el formulario público: El cliente que agenda puede incluir a colegas, socios o familiares completando una línea adicional en el formulario de reserva.
• Agregar participante desde la reserva existente: El organizador o su equipo pueden abrir cualquier cita confirmada en Reservas y hacer clic en Agregar participante para incorporar nuevos asistentes en cualquier momento antes del encuentro.
• Adaptación automática a los requisitos de contacto: El diálogo para sumar participantes adapta sus campos dinámicamente según la modalidad del servicio (Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos), solicitando correo electrónico, número de WhatsApp o ambos canales.
• Despacho de notificaciones durables: Cada participante agregado recibe de forma inmediata su confirmación con los datos de acceso, enlace de Google Meet o dirección física, además de los recordatorios automáticos.
• Sincronización en Google Calendar: Los participantes que cuentan con correo electrónico quedan vinculados como asistentes en el evento de Google Calendar (ART-29).

2. Cuándo utilizarlo

Esta función resulta indispensable en situaciones como:

• Demostraciones comerciales B2B: Cuando el contacto principal agenda la llamada y más tarde solicita incluir a su director de tecnología, gerente financiero o socio.
• Consultorías corporativas o jurídicas: Cuando participan varios integrantes del equipo directivo de la empresa cliente.
• Terapias de pareja o familiares: Donde ambos pacientes deben recibir los enlaces de videollamada y los recordatorios por WhatsApp en sus propios teléfonos.
• Entrevistas de selección de personal: Cuando el reclutador suma a un líder de área o supervisor para evaluar juntos al candidato.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
• ☐ Tipo de Evento creado o en edición (Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces).
• ☐ Tener definida la política de contacto del servicio (Email, WhatsApp o ambos ART-72).

4. Modalidad 1: Habilitar invitados en el formulario público

Si deseas que la persona que reserva pueda sumar a sus propios acompañantes al agendar:

Paso 1: Activar la opción en el Tipo de Evento

1. En el menú lateral, ve a Tipos de Evento y pulsa sobre el servicio a configurar.
2. Dirígete a la pestaña Avanzado del editor.
3. Localiza el control titulado Permitir a los asistentes agregar invitados adicionales (Add guests).
4. Activa el interruptor y haz clic en Guardar.

Opción para permitir invitados adicionales en el Tipo de Evento

Paso 2: Qué ve el cliente al reservar

1. Al abrir la página pública de reservas y seleccionar día y hora, el cliente verá el botón interactivo + Agregar invitados debajo de sus datos principales.
2. Al pulsarlo, se despliega una línea donde ingresar el contacto del acompañante. Si el servicio opera con WhatsApp, el campo incluye el selector internacional de país; si opera con correo, valida la sintaxis del email.
3. El cliente puede pulsar el botón varias veces para sumar a todos los colegas necesarios.

5. Modalidad 2: Agregar participantes desde una reserva existente (Organizador)

Si la cita ya fue creada y necesitas sumar a un nuevo asistente con posterioridad (por ejemplo, porque el cliente te avisó por chat que se suma su socio):

Paso 1: Localizar la reserva

1. En el menú lateral, dirígete a Reservas.
2. Haz clic sobre la cita en cuestión para acceder a su ficha detallada (ART-25).
3. En la sección de asistentes o en la barra de acciones superior, pulsa el botón Agregar participante (Add guests / Añadir asistente).

Paso 2: Completar los datos adaptados al Contact Requirement

Se abrirá una ventana emergente titulada Participantes adicionales. Los campos requeridos se adaptan de forma inteligente al esquema de contacto del Tipo de Evento:

Paso 3: Guardar e incorporar al participante

1. Completa los datos del participante y haz clic en Guardar (o Agregar).
2. WaclisCAL procesará la solicitud en segundo plano:

- Añade al participante a la lista de asistentes de la reserva.

- Si se incluyó número de WhatsApp y Waclis Inbox está activo (ART-35), se despacha el mensaje de confirmación a su WhatsApp.

- Si se incluyó correo electrónico, se envía la confirmación con los datos de acceso y el archivo .ics.

- Si la reunión tiene Google Meet conectado (ART-32), el participante se añade al evento de Google Calendar.

6. Ejemplo práctico

Caso: Alex García tiene agendada una reunión de consultoría para el viernes a las 11:00 hs con Mariana Gómez. El servicio está configurado como Correo o WhatsApp.

1. El jueves a la tarde, Mariana envía un mensaje: "Alex, mañana se suma Carlos (nuestro director de tecnología), su móvil es +54 9 11 5555-4321 y su correo es carlos@empresa.com".
2. Alex abre WaclisCAL, busca la cita del viernes en Reservas y pulsa Agregar participante.
3. En el modal, escribe en nombre "Carlos", ingresa el correo carlos@empresa.com y su número de WhatsApp.
4. Pulsa Guardar.
5. Resultado: Carlos recibe al instante la confirmación con la sala de Google Meet tanto en su correo como en su WhatsApp. El viernes a las 11:00 hs, Mariana, Carlos y Alex ingresan puntualmente a la reunión sin necesidad de reenviar enlaces manualmente.

7. Qué reciben los participantes adicionales

• Información completa del encuentro: Título del servicio, fecha en formato DD/MM/AAAA, hora en su zona horaria y nombre del anfitrión.
• Acceso a la sala: Enlace directo de Google Meet o indicaciones presenciales de ubicación.
• Recordatorios automáticos: Reciben los recordatorios previos configurados en el servicio para evitar olvidos.
• Avisos de reprogramación: Si la cita cambia de fecha u hora (Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos), todos los participantes reciben la actualización automáticamente.

8. Solución a problemas habituales

El participante no recibió el mensaje de WhatsApp

• Causa 1: El número telefónico fue ingresado sin el código de país o con un formato local incorrecto. Utiliza siempre el selector de bandera/país integrado en el campo de texto.
• Causa 2: El módulo Waclis Inbox no se encuentra conectado o la línea de WhatsApp está desconectada. Revisa la conexión en Ajustes → Módulos → Inbox (ART-35).

En Google Calendar no aparece el participante que agregué por WhatsApp

• Comportamiento esperado: Google Calendar requiere una dirección de correo electrónico válida para asociar un invitado a un evento de calendario. Si un participante fue agregado únicamente con número de WhatsApp, recibirá la información por mensaje de texto, pero no figurará como invitado en la interfaz de Google Calendar.

9. Tutoriales relacionados

• Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces
• Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión
• Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos
• Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual
• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos