Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos

Nivel: Intermedio · Público: Profesionales independientes, secretarías, coordinadores y equipos de soporte · Tiempo de lectura: 7 minutos

1. Qué permite hacer

La gestión de cambios de fecha en WaclisCAL ofrece dos modalidades complementarias para adaptarse a cualquier imprevisto de agenda, conservando intactos todos los datos previamente recopilados (respuestas al formulario, notas, participantes y canales de contacto):

• Reprogramación directa (por el organizador): Permite que tú o tu equipo seleccionen directamente el nuevo día y horario disponible convenido con el cliente, actualizando el evento de forma inmediata.
• Solicitud de reprogramación (al cliente): Permite cancelar temporalmente el turno actual y enviar un enlace personalizado al cliente para que sea él quien elija la nueva fecha y hora que mejor le convenga según tu disponibilidad en tiempo real.
• Referencia clara de "Horario actual": Al reprogramar directamente, el sistema muestra la franja horaria original diferenciada visualmente y bloqueada (no seleccionable), garantizando que siempre tengas presente la hora previa y evitando clics redundantes sobre el mismo horario.
• Preservación total de respuestas: No es necesario volver a solicitar números de teléfono, correos ni datos obligatorios del servicio.
• Sincronización y notificaciones automáticas: Se actualiza el evento en Google Calendar (Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente) y se despachan las confirmaciones automáticas por correo electrónico o por WhatsApp mediante Waclis Inbox (ART-35).

2. Cuándo utilizar cada modalidad

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
• ☐ Tener localizada la cita que deseas modificar en la lista o calendario de Reservas.
• ☐ En caso de reprogramación directa, conocer el nuevo día y horario acordado con el cliente.

4. Modalidad A: Reprogramación directa (Paso a paso)

Sigue estos pasos cuando ya conoces el nuevo horario convenido con el cliente:

Paso 1: Abrir la reserva y pulsar Reprogramar

1. En el menú lateral principal, haz clic en Reservas.
2. Ubica la cita en la lista de próximas reuniones (ART-23) o pulsa sobre ella en el calendario.
3. En la barra de acciones de la reserva o en el menú de opciones (...), haz clic en el botón Reprogramar (Reschedule).
4. Se abrirá la pantalla interactiva de selección de fecha y franja horaria.

Interfaz de reprogramación de reserva en WaclisCAL

Paso 2: La nueva UX de "Horario actual"

1. En la columna izquierda, WaclisCAL muestra los detalles de la cita y la etiqueta destacada:

Horario actual: [Día], [DD] de [Mes] de [AAAA] a las [HH:MM].

1. En la columna derecha de horarios disponibles:

- La franja que corresponde exactamente a la cita que estás editando aparece señalizada con la etiqueta Horario actual.

- Este bloque se muestra con un borde tenue y color atenuado (en gris claro) y se encuentra completamente bloqueado / no seleccionable.

- Esto te permite tener siempre presente el horario previo como referencia visual, evitando errores comunes o clics accidentales sobre la misma hora ya agendada.

Paso 3: Seleccionar la nueva fecha y horario

1. En el selector de fechas (formato DD/MM/AAAA), selecciona el nuevo día en que se atenderá al cliente.
2. Haz clic sobre cualquiera de los botones verdes con horarios libres disponibles.
3. Opcionalmente, escribe una breve nota explicativa en el campo Razón de la reprogramación (ejemplo: "Cambio solicitado por el paciente por viaje").
4. Haz clic en Confirmar reprogramación.
5. El sistema actualizará el turno de inmediato, liberando el horario anterior y notificando al cliente por sus canales de contacto activos.

5. Modalidad B: Solicitar reprogramación al cliente (Paso a paso)

Sigue este procedimiento si surge un imprevisto y prefieres que sea el cliente quien elija el nuevo horario:

Paso 1: Pulsar en Solicitar reprogramación

1. Accede a Reservas y haz clic sobre la cita para ver su ficha completa (ART-25).
2. En las acciones disponibles, haz clic en Solicitar reprogramación (Request reschedule).
3. Se abrirá una ventana emergente explicativa que detalla:

"Esto cancelará la reunión programada, notificará al cliente y le pedirá que elija un nuevo horario."

Paso 2: Redactar el motivo

1. En el campo de texto obligatorio Razón para la solicitud de reprogramación, explica amablemente el motivo de la solicitud (por ejemplo: "Estimado cliente, por un compromiso médico impostergable no podré atenderlo hoy a las 15:00 hs. Le solicito elegir un nuevo horario en este enlace").
2. Haz clic en el botón Solicitar reprogramación.

Paso 3: Qué ocurre después

• El turno actual se cancela de inmediato, liberando ese espacio en tu calendario para que no figure como ocupado.
• El cliente recibe una notificación formal (por WhatsApp o correo electrónico) donde se le explica el motivo y se le proporciona un enlace directo exclusivo.
• Al abrir ese enlace, el cliente accede a tu calendario en tiempo real, elige el día y la hora que mejor le convengan y confirma el turno con un solo clic sin tener que volver a completar sus datos personales.

6. Ejemplo práctico

Caso: Alex García, consultor de "Estudio Demo", tiene agendada una sesión con Mariana Gómez para el martes a las 10:00 hs.

• Situación 1 (Reprogramación directa): Mariana le envía un mensaje por WhatsApp a Alex diciendo: "Alex, ¿podemos pasar la reunión del martes al jueves a las 15:00 hs?". Como ya acordaron el nuevo horario, Alex entra a WaclisCAL, pulsa Reprogramar, observa que las 10:00 figuran como Horario actual no seleccionable, hace clic en el jueves a las 15:00 y pulsa Confirmar. Mariana recibe al instante la confirmación con el nuevo enlace de Google Meet.
• Situación 2 (Solicitud de reprogramación): El martes a primera hora, Alex sufre un corte de energía eléctrica en su oficina. Como no sabe qué día u hora le quedará más cómodo a Mariana en los próximos días, Alex entra a la cita desde su móvil y hace clic en Solicitar reprogramación. Escribe: "Estimada Mariana, estoy sin suministro eléctrico en la oficina. Por favor selecciona el día y hora que mejor te quede en este enlace". Mariana recibe el WhatsApp, hace clic en el enlace y elige el viernes a las 11:00 hs con total comodidad.

7. Qué verá la persona que reserva

Al concretarse el cambio:

1. Notificación formal inmediata: El cliente recibe el aviso por sus canales de contacto configurados (correo electrónico y/o WhatsApp).
2. Datos claros del nuevo turno: El mensaje especifica el nuevo día (en formato DD/MM/AAAA), la hora adaptada a su zona horaria y los datos de acceso o ubicación.
3. Actualización en calendarios: En Google Calendar, Outlook o Apple Calendar, la invitación previa se actualiza al nuevo horario de forma transparente, sin duplicar entradas ni generar confusión.

8. Solución a problemas habituales

La opción Horario actual no me permite hacer clic

• Comportamiento esperado: La franja señalizada como Horario actual está deliberadamente deshabilitada para evitar que confirmes por error una reprogramación hacia el mismo día y hora que la cita ya tiene asignados. Si deseas mantener ese mismo horario, simplemente cierra el modal sin guardar cambios.

El cliente dice que no puede abrir el enlace de solicitud de reprogramación

• Causa: El enlace enviado tiene validez directa sobre tu disponibilidad. Si no hay horarios libres en las próximas semanas debido a bloqueos de agenda o vacaciones (ART-17), el cliente verá el calendario vacío. Asegúrate de contar con franjas abiertas para que el cliente pueda agendar.

9. Tutoriales relacionados

• Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista
• Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión
• Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato
• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos
• Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad