Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos

Nivel: Intermedio · Público: Profesionales independientes, secretarías, coordinadores y equipos de soporte · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La función de Reprogramación en WaclisCAL permite modificar la fecha y la hora de una cita confirmada de manera directa desde el panel de control, conservando intactos todos los datos previamente recopilados. A través de este mecanismo puedes:

• Mover una cita a un nuevo día u horario disponible sin obligar al cliente a completar nuevamente el formulario de reserva.
• Preservar todas las respuestas a preguntas personalizadas, números de contacto y notas asociadas al turno.
• Liberar instantáneamente el horario original en tu calendario para que otra persona pueda ocuparlo.
• Disparar notificaciones automáticas por correo electrónico informando al cliente sobre el cambio de horario con los nuevos datos de acceso.
• Actualizar de forma automática el evento en Google Calendar si la cuenta está sincronizada (Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente).

2. Cuándo utilizarlo

Aplica la reprogramación en las siguientes situaciones:

• A solicitud del cliente: Cuando un consultante te avisa por WhatsApp, teléfono o correo que no podrá asistir en la fecha pautada y solicita posponer la sesión.
• Por imprevistos del profesional: Si surge una urgencia laboral o compromiso impostergable y necesitas mover la atención a otra franja de la semana.
• Para optimizar bloques de agenda: Cuando acuerdas con un cliente adelantar o retrasar media hora su turno para consolidar un bloque continuo de trabajo.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
• ☐ Tener identificada la cita que deseas modificar en la lista o calendario de Reservas.
• ☐ Haber acordado previamente con el cliente el nuevo día y horario deseado, o conocer tus franjas libres disponibles.

4. Paso a paso

Paso 1: Localizar la reserva a reprogramar

1. En el menú lateral principal, haz clic en Reservas.
2. Ubica la cita en la lista (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista) o haz clic sobre el evento en el calendario (Visualiza tu mes completo de trabajo y detecta días libres en la Vista Mensual, Organiza tu semana laboral con las vistas de Semana y 3 Días).

Paso 2: Iniciar la reprogramación

1. En la fila de la reserva o dentro de su ficha de detalle (Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión), haz clic en el botón Reprogramar (o selecciona Reprogramar en el menú de tres puntos ...).
2. Se abrirá la interfaz interactiva de reprogramación.

Interfaz de reprogramación de reserva en WaclisCAL

Paso 3: Seleccionar la nueva fecha y hora

1. En el calendario interactivo que se despliega (con fechas en español DD/MM/AAAA), elige el nuevo día en el que se brindará la atención.
2. Observa las franjas horarias libres calculadas automáticamente por WaclisCAL respetando tu disponibilidad, posibles buffers y compromisos de Bloquear horario (ART-73).
3. Haz clic sobre el nuevo horario convenido.

Paso 4: Indicar el motivo y confirmar

1. La pantalla mostrará un resumen con la fecha original y la nueva fecha propuesta.
2. En el campo opcional Razón de la reprogramación, escribe una breve explicación (por ejemplo: "Acordado por mensaje de WhatsApp" o "Compromiso imprevisto del profesional").
3. Pulsa el botón Confirmar reprogramación (o Guardar cambios).
4. El sistema actualizará el turno de inmediato.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Alex García, consultor comercial en "Estudio Demo":

• Situación: La cliente Mariana Gómez tenía agendada una consulta para el martes a las 10:00. El lunes por la tarde, Mariana envía un mensaje a Alex avisando que se le superpuso una entrega urgente y pregunta si es posible pasar la reunión al jueves a las 15:00.
• Acción en WaclisCAL:

1. Alex entra a Reservas, localiza la cita de Mariana del martes y pulsa Reprogramar.

2. Selecciona el jueves y hace clic en las 15:00.

3. En la razón escribe: "Reprogramado a pedido de Mariana por conflicto de horario".

4. Pulsa Confirmar reprogramación.

• Resultado: En menos de un minuto, el turno del martes a las 10:00 queda libre para otros clientes, el evento del jueves a las 15:00 queda reservado con todos los datos originales de Mariana y ella recibe la confirmación con el nuevo enlace de Google Meet actualizado por sus canales de contacto activos.

6. Qué verá la persona que reserva

Al completarse la reprogramación:

1. Notificación inmediata: El cliente recibe la confirmación formal por sus canales de contacto (por WhatsApp y/o correo electrónico) con el aviso de reprogramación.
2. Nuevos datos de conexión: El mensaje detalla el nuevo día (en formato DD/MM/AAAA), la hora convertida a su huso local y el enlace de videollamada o dirección física.
3. Actualización en calendario: Si el cliente utiliza Google Calendar, Outlook o Apple Calendar, la invitación previa se actualiza automáticamente a la nueva fecha sin duplicar eventos.

7. Qué sucede después

Al reprogramar la cita:

• La reserva conserva su identificador y su historial previo.
• La franja horaria anterior queda liberada al instante en tu página pública para que nuevos usuarios puedan seleccionarla.
• En tu panel de WaclisCAL, la cita se desplaza a su nueva posición en el calendario (Visualiza tu mes completo de trabajo y detecta días libres en la Vista Mensual, Organiza tu semana laboral con las vistas de Semana y 3 Días).

8. Problemas frecuentes

No encuentro el horario que acordé con el cliente al reprogramar

• Causa probable: Ese horario coincide con otro evento en tu agenda, está bloqueado por Google Calendar (ART-30), coincide con un bloqueo en Bloquear horario (ART-73) o cae fuera de tu jornada semanal.
• Solución: Revisa tu disponibilidad para ese día puntual y comprueba que no tengas compromisos internos o personales bloqueando la franja.

El cliente afirma que no recibió el aviso del cambio

• Causa probable: Si el evento requiere email, el mensaje pudo entrar en Spam. Si opera con WhatsApp y el módulo Inbox no está conectado, el sistema no envía mensajes automáticos de mensajería.
• Solución: Puedes abrir la ficha de la reserva (ART-25), copiar los datos de la cita y enviárselos directamente.

9. Buenas prácticas

• Informa siempre la razón: Completar el campo de motivo ayuda a mantener una trazabilidad clara para ti y tu equipo sobre por qué se modificó la cita.
• Verifica zonas horarias si el cliente está en otro país: Al seleccionar la nueva hora, confirma con el cliente que la franja sea compatible con su horario local (Gestiona correctamente tu zona horaria para atender clientes de otros países).

10. Artículos relacionados

• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos
• Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad
• Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión
• Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato
• Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista
• Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente