Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato

Nivel: Básico · Público: Todos los profesionales, secretarías y administradores · Tiempo de lectura: 5 minutos

1. Qué permite hacer

La función de Cancelación en WaclisCAL permite anular una cita confirmada de manera formal, segura y controlada desde el panel de gestión. A través de este proceso puedes:

• Dar de baja un turno programado informando formalmente el motivo de la cancelación.
• Liberar instantáneamente la franja horaria en tu calendario para que otros clientes puedan reservarla.
• Enviar una notificación automática por correo electrónico al cliente explicando con claridad y cordialidad la causa de la cancelación.
• Eliminar el evento en Google Calendar tanto de tu agenda como de la del cliente (Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente).
• Mover el registro a la pestaña histórica de Cancelado en la vista de lista (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista) para fines de auditoría y archivo.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica la cancelación en las siguientes situaciones:

• Aviso de inasistencia del cliente: Cuando un solicitante te comunica que no podrá acudir y no desea reprogramar la cita para otra fecha.
• Cancelación por fuerza mayor del profesional: Ante emergencias personales, médicas o laborales que impidan prestar la atención.
• Incompatibilidad del servicio: Cuando revisas la ficha de la cita (Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión) y descubres que el motivo del cliente no corresponde a tu especialidad o incumple tus términos.
• Duplicaciones de reservas: Si un mismo usuario agendó dos veces por equivocación.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
• ☐ Ubicar la cita que deseas anular en el panel de Reservas.
• ☐ Tener claro el motivo que deseas comunicar al cliente en la notificación automática.

4. Paso a paso

Paso 1: Localizar la reserva a cancelar

1. En el menú lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Reservas.
2. Encuentra la cita en la lista de reservas (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista) o haz clic sobre ella en la vista de calendario (Visualiza tu mes completo de trabajo y detecta días libres en la Vista Mensual, Enfócate en las citas de tu jornada actual con la Vista Diaria y el botón 'Hoy').

Paso 2: Abrir el diálogo de cancelación

1. En el extremo derecho de la fila de la cita o dentro de su ficha de detalle, haz clic en el botón o menú de opciones y selecciona Cancelar.
2. Se desplegará la modal de confirmación titulada Cancelar reserva.

Diálogo de cancelación de reserva en WaclisCAL con campo para ingresar el motivo

Paso 3: Redactar el motivo de la cancelación y configuración del servicio

1. En el campo de texto Razón de la cancelación, escribe una explicación respetuosa y clara:

- Este mensaje será leído por el cliente en la notificación automática de cancelación (enviada por WhatsApp o correo según los canales activos del evento).

- Ejemplos recomendados: "Cancelado a pedido del cliente por motivos personales" o "Cancelado por imprevisto de fuerza mayor en el consultorio. Te invitamos a elegir un nuevo horario cuando lo desees".

1. Verifica si la opción para notificar al cliente está marcada (recomendado mantenerla activa).
2. Política de motivo de cancelación en el Tipo de Evento:

En la pestaña avanzada de cada Tipo de Evento, puedes definir el comportamiento del campo Solicitar motivo de cancelación entre cuatro opciones:

- Obligatorio para ambos: Tanto el organizador como el cliente deben escribir una justificación para confirmar la cancelación.

- Obligatorio solo para el organizador: Exige justificación cuando el equipo o profesional cancela desde el panel.

- Obligatorio solo para quien reserva: Exige que el cliente explique por qué anula su turno desde el enlace público de cancelación.

- Opcional para ambos: Permite cancelar dejando el campo de motivo en blanco si se desea agilidad.

Paso 4: Confirmar la cancelación

1. Haz clic en el botón rojo Sí, cancelar reserva.
2. WaclisCAL procesará la baja en segundos:

- La cita desaparecerá de la vista de turnos próximos.

- El registro se archivará en la pestaña Cancelado.

- El horario quedará liberado inmediatamente en tu página pública.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Alex García, consultor comercial en "Estudio Demo":

• Situación: Un prospecto que agendó una "Demostración de Producto" para el miércoles a las 14:00 envía un correo avisando que la empresa decidió posponer la evaluación del proyecto y no participará del encuentro.
• Acción en WaclisCAL:

1. Alex localiza la cita en Reservas y pulsa Cancelar.

2. En el motivo escribe: "Cancelación solicitada por el cliente. Quedamos a disposición para cuando decidan retomar las demostraciones".

3. Pulsa Sí, cancelar reserva.

• Resultado: El miércoles a las 14:00 queda libre de inmediato para otro prospecto, el cliente recibe la confirmación formal de la anulación y el registro queda archivado con su motivo en el panel.

6. Qué verá la persona que reserva

Al cancelarse la cita:

1. Notificación formal: El cliente recibe un mensaje o correo de confirmación (según los canales de contacto del evento) con el aviso formal de cancelación.
2. Explicación transparente: En el cuerpo del mensaje se incluye el texto redactado en el motivo.
3. Calendario actualizado: Si el cliente tenía la reunión sincronizada en Google Calendar u otro calendario, el evento se tacha o se elimina automáticamente de su agenda.

7. Qué sucede después

Al confirmar la cancelación:

• La franja horaria vuelve a estar disponible para cualquier visitante en tu página pública de reservas.
• Si en el futuro necesitas saber por qué se canceló esa cita, puedes dirigirte a Reservas → Cancelado (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista) y leer el motivo almacenado.

8. Problemas frecuentes

Cancelé una cita pero el horario sigue apareciendo como ocupado

• Causa probable: En tu cuenta de Google Calendar todavía existe un evento personal en ese mismo horario y WaclisCAL lo lee como "Ocupado" (ART-30), o existe una regla activa en Bloquear horario (ART-73).
• Solución: Revisa tu calendario de Google y la pestaña de Bloquear horario para verificar que no haya bloqueos superpuestos.

Cancelé por error una cita que era válida

• Causa probable: Clic involuntario o confusión de cliente.
• Solución: Una cancelación confirmada no se puede "deshacer" automáticamente; deberás agendar nuevamente la cita de forma manual mediante el botón + Agendar (Agenda un turno manualmente para clientes que llaman por teléfono o llegan en persona) o solicitar al cliente que vuelva a reservar.

9. Buenas prácticas

• Ofrece siempre una alternativa: Si eres tú quien debe cancelar por un imprevisto, incluye en el motivo tu enlace público (Comparte tu enlace de reservas por WhatsApp, correo y redes sociales) invitando al cliente a elegir una nueva fecha cuando le sea conveniente.
• Prioriza reprogramar en lugar de cancelar: Si el cliente solo necesita cambiar de día u hora, utiliza la función de reprogramación (Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos) para no perder el contacto comercial ni sus respuestas previas.

10. Artículos relacionados

• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos
• Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos
• Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista
• Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión
• Agenda un turno manualmente para clientes que llaman por teléfono o llegan en persona
• Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente