Agenda un turno manualmente para clientes que llaman por teléfono o llegan en persona

Nivel: Básico · Público: Recepcionistas, secretarías, profesionales independientes y equipos de atención · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

El botón + Agendar en WaclisCAL permite registrar citas de forma manual directamente desde el panel de control, sin obligar al cliente a ingresar a la web pública. A través de este mecanismo puedes:

• Centralizar en una única agenda unificada tanto las reservas online como los turnos solicitados por llamada telefónica, mensaje de WhatsApp o en el mostrador del consultorio.
• Seleccionar el Tipo de Evento o servicio correspondiente para aplicar automáticamente su duración, ubicación y descansos configurados.
• Elegir cualquier franja horaria disponible en tu calendario o incluso forzar un sobreturno en situaciones excepcionales.
• Cargar el nombre, correo electrónico y teléfono del cliente para que reciba su confirmación automática como si hubiera reservado por la web.
• Bloquear de inmediato el horario en todos tus calendarios para evitar dobles reservas.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica el agendamiento manual en los siguientes casos:

• Atención en recepción o mostrador: Cuando un paciente o cliente solicita un turno presencialmente al terminar su consulta para su próxima visita.
• Llamadas telefónicas de agendamiento: Cuando un cliente prefiere coordinar por teléfono en lugar de usar un enlace web.
• Conversaciones directas por WhatsApp: Cuando acuerdas un horario con un contacto en el chat y decides registrarlo tú mismo en la agenda.
• Sobreturnos o atenciones de emergencia: Para reservar un espacio inmediato que no estaba abierto a la recepción pública general.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
• ☐ Tener al menos un Tipo de Evento creado y activo (Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces).
• ☐ Solicitar al cliente su nombre completo y, como mínimo, su correo electrónico o teléfono para enviarle el comprobante.

4. Paso a paso

Paso 1: Pulsar el botón + Agendar

1. En el menú lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Reservas.
2. En la esquina superior derecha del panel, localiza y pulsa el botón + Agendar (o el botón flotante + si operas desde el móvil).
3. Se abrirá la modal interactiva titulada Agendar nueva reserva.

Modal interna de agendamiento manual en WaclisCAL mediante botón + Agendar

Paso 2: Seleccionar el Tipo de Evento

1. En el listado que se despliega dentro de la modal, haz clic sobre el servicio que solicita el cliente (por ejemplo: "Consulta Inicial de Diagnóstico" o "Control Periódico").
2. Se cargará el calendario de disponibilidad del servicio seleccionado.

Paso 3: Elegir la fecha y la hora

1. Selecciona el día acordado con el cliente.
2. Haz clic sobre la franja horaria convenida.
3. El sistema validará que el horario no colisione con otras citas ni con eventos de Google Calendar.

Paso 4: Completar los datos del cliente

1. Introduce el Nombre y apellido del solicitante.
2. Completa los datos de contacto requeridos según el modelo configurado en el Tipo de Evento (Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos):

- WhatsApp: Ingresa su número móvil con selector de país internacional. No requieres inventar ninguna casilla de correo.

- Correo electrónico: Escribe su casilla de email para notificaciones por correo.

- Correo o WhatsApp: Completa al menos uno de los dos canales disponibles.

- Correo y WhatsApp: Ingresa ambos datos si el servicio lo exige.

1. Completa las notas o respuestas a preguntas adicionales si el cliente te las suministró oralmente.
2. Pulsa el botón Confirmar reserva.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Mariana López, secretaria de atención en "Estudio Demo":

• Situación: Un cliente histórico se presenta en el mostrador del estudio y solicita coordinar una consulta presencial de 45 minutos para el viernes a las 11:30. El cliente es una persona mayor que prefiere no utilizar aplicaciones web.
• Acción en WaclisCAL:

1. Mariana abre WaclisCAL y pulsa + Agendar.

2. Elige el Tipo de Evento "Consulta Presencial Estudio".

3. Selecciona el próximo viernes a las 11:30.

4. Ingresa el nombre del cliente y su correo electrónico.

5. Pulsa Confirmar reserva.

• Resultado: En menos de 20 segundos el turno queda bloqueado en la agenda del profesional, el cliente recibe el correo de confirmación con la dirección del estudio y se previene que cualquier usuario de internet reserve ese mismo horario en la web pública.

6. Qué verá la persona que reserva

Aunque el turno haya sido cargado internamente por el operador:

1. Confirmación estándar: El cliente recibe el mismo correo electrónico profesional que si hubiera reservado él mismo en la página web.
2. Invitación al calendario: El correo incluye el botón para añadir el evento a su calendario personal de Google, Outlook o Apple.
3. Autonomía para cambios: En el comprobante se incluye el enlace para que el cliente pueda reprogramar o cancelar si en el futuro lo necesita.

7. Qué sucede después

Al completar la reserva manual:

• El horario queda bloqueado inmediatamente en WaclisCAL y en la página pública de reservas (Configura WaclisCAL por primera vez y recibe tu primera reserva).
• El evento se registra en Google Calendar si la cuenta está sincronizada (Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente).
• La cita aparece en la vista diaria (Enfócate en las citas de tu jornada actual con la Vista Diaria y el botón 'Hoy') y en la vista de lista (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista).

8. Problemas frecuentes

El cliente no recibió el correo de confirmación

• Causa probable: Se cometió un error tipográfico al ingresar la dirección de correo en el formulario (por ejemplo: falta el punto antes de com o se escribió mal el dominio).
• Solución: Abre la ficha de la reserva (Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión), verifica el correo y, si está errado, reenvía los datos del turno por WhatsApp o contacto directo.

El horario que pide el cliente no aparece en la lista de horas

• Causa probable: Cae fuera del horario de disponibilidad configurado para ese servicio (Asigna horarios de atención específicos a un Tipo de Evento) o ya está ocupado por otra cita.
• Solución: Ofrece al cliente la franja libre más cercana o revisa si tienes una ausencia puntual bloqueando esa fecha (Bloquea horarios específicos en un día puntual para trámites o compromisos personales).

9. Buenas prácticas

• Solicita siempre el correo electrónico: Incluso en turnos de mostrador, registrar el correo garantiza que el cliente reciba un recordatorio automático antes de la cita, reduciendo drásticamente el ausentismo.
• Verifica el código de país al cargar teléfonos: Si utilizas notificaciones automáticas por WhatsApp, introduce siempre el prefijo internacional completo (ej. +54 para Argentina o +57 para Colombia).

10. Artículos relacionados

• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos
• Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión
• Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos
• Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato