Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión

Nivel: Básico · Público: Profesionales, consultores, terapeutas, médicos y ejecutivos comerciales · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La Ficha de Detalle de Reserva en WaclisCAL centraliza en un único panel lateral toda la información recopilada sobre el cliente y su cita programada. A través de este registro puedes:

Consultar el nombre completo, correo electrónico y número de teléfono o WhatsApp del solicitante.
Leer las respuestas que el cliente completó en el formulario de reserva (preguntas personalizadas, motivo de consulta o requerimientos especiales).
Conocer la zona horaria del cliente y la fecha exacta en la que realizó la solicitud.
Verificar el estado de la cita (confirmada, pendiente, cancelada) y el enlace de la sala virtual (Google Meet) si la reunión es a distancia.
Añadir notas internas de seguimiento visibles únicamente para ti y tu equipo.
Disparar acciones directas: unirse a la llamada, reprogramar la fecha o enviar recordatorios.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica la consulta de la ficha en las siguientes situaciones:

Minutos antes de iniciar la sesión: Para repasar el perfil del cliente, recordar su motivo de consulta y preparar la documentación necesaria.
Durante la llamada o consulta: Para registrar anotaciones privadas y conclusiones del encuentro en las notas internas.
Al recibir una nueva reserva: Para auditar los datos completados y constatar que el cliente cumple con los requisitos del servicio.
Para contactar al cliente ante un imprevisto: Para copiar su teléfono o correo si necesitas avisarle de una demora o enviarle indicaciones de llegada.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
☐ Tener al menos una reserva agendada en tu cuenta.
☐ Haber configurado preguntas en el formulario de tus Tipos de Evento si deseas recopilar respuestas específicas (Configura la duración, nombre y enlace personalizado de tu servicio).

4. Paso a paso

Paso 1: Localizar la reserva en el panel

En el menú lateral principal, haz clic en Reservas.
Ubica la cita deseada en la vista de lista (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista) o en las vistas de calendario (Visualiza tu mes completo de trabajo y detecta días libres en la Vista Mensual, Enfócate en las citas de tu jornada actual con la Vista Diaria y el botón 'Hoy').

Paso 2: Abrir la Ficha de Detalle

Haz clic directamente sobre la fila o tarjeta de la cita.
Se desplegará la ficha completa en pantalla o en un panel lateral interactivo.

Ficha de detalle de reserva en WaclisCAL con datos del cliente y respuestas del formulario

Paso 3: Revisar los datos del participante y sus respuestas

Datos de cabecera: Revisa el nombre del cliente, su canal de contacto principal (Correo electrónico y/o WhatsApp con formato internacional normalizado según la política del servicio, ART-72) y la hora exacta de la cita convertida a tu huso local con fecha en formato DD/MM/AAAA.
Ubicación: Si es una cita virtual, encontrarás el enlace de acceso directo a Google Meet (generado automáticamente aun cuando la reserva se haya realizado exclusivamente con WhatsApp).
Respuestas del formulario: Desplázate hacia la sección de preguntas para leer en detalle todo lo que el cliente completó al reservar (por ejemplo: motivo del contacto, experiencia previa o enlaces compartidos).

Paso 4: Utilizar las acciones de gestión

Desde la misma ficha puedes:

Pulsar en Unirse a la reunión para ingresar a la sala de videollamada.
Hacer clic en Reprogramar para proponer un nuevo horario (Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos).
Seleccionar Cancelar si la cita debe suspenderse (Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato).

5. Ejemplo

Veamos el caso de Alex García, consultor de finanzas en "Estudio Demo":

Situación: Alex tiene una cita a las 15:00 con la cliente Mariana Gómez. Antes de iniciar la sesión de asesoría, Alex necesita saber qué tipo de inversión le interesa a Mariana para enfocar la reunión desde el primer minuto.
Uso de la ficha en WaclisCAL:

1. A las 14:55, Alex abre WaclisCAL y pulsa sobre la reserva de Mariana.

2. En la ficha lee las respuestas de Mariana:

- Empresa: Consultoría de Diseño.

- Motivo: "Planificación fiscal para contratación de personal en el exterior".

- Teléfono: WhatsApp verificado en formato internacional (+54911...).

3. Alex hace clic en el enlace de Google Meet incorporado en la ficha y entra a la videollamada conociendo exactamente el objetivo del encuentro.

Resultado: Mariana percibe un servicio altamente preparado, profesional y sin pérdida de tiempo en preguntas preliminares.

6. Qué verá la persona que reserva

La ficha es un instrumento de trabajo interno para el prestador del servicio:

Confidencialidad: El cliente no tiene acceso a esta ficha administrativa ni a las notas internas que tú redactes en ella.
Transparencia en sus datos: El cliente conserva en su propio comprobante (por WhatsApp o correo según el canal activo) una copia de los datos y respuestas que envió.

7. Qué sucede después

Al consultar la ficha:

Tienes acceso inmediato a todas las vías de contacto del cliente en caso de requerir comunicación directa.
Si el cliente solicita posponer el encuentro, puedes iniciar la reprogramación directamente desde los botones de la ficha sin tener que salir a otro menú (Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos).

8. Problemas frecuentes

No aparecen las respuestas a preguntas que configuré en el evento

Causa probable: La cita fue agendada antes de que agregaras esas preguntas en el Tipo de Evento, o las preguntas estaban marcadas como opcionales y el cliente decidió no completarlas.
Solución: Revisa la configuración de preguntas en tu Tipo de Evento y márcalas como obligatorias si son indispensables para la consulta.

El cliente ingresó un teléfono con código de país incorrecto

Causa probable: El cliente omitió el prefijo internacional al escribir manualmente su número antes de que estuviera activo el selector automático.
Solución: WaclisCAL normaliza ahora los números mediante el selector internacional de país. Si se requiere un ajuste en una reserva antigua, puedes editar el contacto en Waclis Inbox.

9. Buenas prácticas

Revisa la ficha 5 minutos antes: Convierte en rutina abrir la ficha antes de cada cita para recibir al cliente por su nombre y conociendo su necesidad.
Registra notas breves de cierre: Al terminar la reunión, añade un resumen de los acuerdos en las notas internas de la cita para tener un historial fiel en futuras consultas.

10. Artículos relacionados

¿Necesitas más ayuda?

Si este artículo no resolvió tu consulta, nuestro equipo puede ayudarte personalmente.

Soporte por WhatsApp