Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista

Nivel: Básico · Público: Administradores, recepcionistas, profesionales y equipos comerciales · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La Vista de Lista en WaclisCAL organiza todas las reservas en un formato tabular estructurado y cronológico, clasificado por pestañas según el estado operativo de cada turno. A través de esta herramienta puedes:

• Consultar en la pestaña Próximos todas las citas confirmadas a futuro ordenadas por fecha y hora de atención.
• Revisar en la pestaña No confirmado las solicitudes pendientes de aprobación cuando utilizas confirmación manual (Activa la aprobación manual para revisar las solicitudes antes de confirmarlas).
• Auditar en la pestaña Pasado el registro histórico completo de reuniones y consultas ya realizadas.
• Analizar en la pestaña Cancelado las citas que fueron suspendidas por el cliente o por el profesional, con el registro del motivo correspondiente.
• Supervisar en la pestaña Recurrente los turnos que se repiten periódicamente.
• Acceder a los botones de acción rápida de cada reserva: ver detalles, unirse a videollamada, reprogramar o cancelar.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica la vista de lista en las siguientes situaciones:

• Auditoría mensual y facturación: Para consultar cuántas consultas se brindaron efectivamente en el mes y conciliar honorarios.
• Seguimiento comercial: Para revisar prospectos que cancelaron o no asistieron y contactarlos nuevamente.
• Gestión de solicitudes pendientes: Para aprobar o rechazar con rapidez citas que requieren validación previa antes de confirmarse.
• Búsquedas de clientes específicos: Para encontrar con facilidad una reserva por nombre o correo utilizando los filtros asociados (Encuentra reservas rápidamente utilizando filtros avanzados y guarda tus vistas favoritas).

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
• ☐ Conocer las diferentes pestañas de estado de las reservas (Próximos, No confirmado, Recurrente, Pasado, Cancelado).
• ☐ Tener reservas registradas en tu cuenta para visualizar los diferentes estados.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder al panel de Reservas

1. En el menú lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Reservas.
2. De forma predeterminada o mediante el selector de vistas superior, elige la opción Lista (List).

Paso 2: Explorar las pestañas de estado

En la parte superior de la lista encontrarás las cinco pestañas de clasificación:

1. Próximos (Upcoming): Muestra los turnos futuros confirmados. Cada fila exhibe la fecha, horario, nombre del cliente, tipo de servicio y botones de acción.
2. No confirmado (Unconfirmed): Agrupa las solicitudes que esperan tu visto bueno si tienes activada la aprobación manual. Desde aquí puedes pulsar Aprobar o Rechazar.
3. Recurrente (Recurring): Muestra los ciclos de citas periódicas activas.
4. Pasado (Past): Archivo histórico de todas las sesiones concluidas con anterioridad a la fecha y hora actual.
5. Cancelado (Cancelled): Detalla las citas anuladas, indicando quién solicitó la cancelación y la justificación informada.

Vista de lista de reservas en WaclisCAL con pestañas de clasificación

Paso 3: Interactuar con cada reserva en la lista

1. Haz clic sobre el título o la fila de una reserva para abrir la ficha lateral de detalle del cliente (Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión).
2. En el extremo derecho de cada fila, utiliza el menú de opciones (...) para:

- Reprogramar: Cambiar la cita a un nuevo horario.

- Cancelar: Dar de baja el turno informando el motivo.

- Copiar enlace de reunión: Para reenviarlo por WhatsApp si el cliente lo solicita.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Mariana López, coordinadora de atención en "Estudio Demo":

• Situación: Mariana necesita hacer el balance semanal de cancelaciones para entender por qué algunos clientes no asistieron a sus consultas de asesoría.
• Uso en WaclisCAL:

1. Mariana accede a Reservas y selecciona la pestaña Cancelado.

2. Revisa las filas de la última semana: encuentra 3 cancelaciones.

3. Al abrir cada una, lee los motivos registrados: "Imprevisto laboral" y "Problemas de conexión".

4. Desde la misma lista copia los correos de los clientes y les envía un mensaje ofreciéndoles un enlace directo para reprogramar en un nuevo horario (Comparte tu enlace de reservas por WhatsApp, correo y redes sociales).

• Resultado: Recuperó dos de los tres clientes que habían cancelado, transformando citas perdidas en nuevas oportunidades de atención.

6. Qué verá la persona que reserva

Esta pantalla pertenece a la gestión interna del profesional o equipo:

1. Privacidad de datos: Los clientes nunca ven la lista general de reservas ni los nombres de otros usuarios.
2. Notificaciones asociadas: Si apruebas una solicitud desde la pestaña No confirmado o cancelas una reserva desde la lista, el cliente recibe automáticamente la notificación electrónica correspondiente.

7. Qué sucede después

Al consultar la vista de lista:

• Los registros se actualizan en tiempo real a medida que ingresan nuevas reservas o se cumplen los horarios de las citas.
• Si buscas una reserva en particular entre cientos de registros históricos, puedes aplicar los filtros combinados explicados en Encuentra reservas rápidamente utilizando filtros avanzados y guarda tus vistas favoritas.

8. Problemas frecuentes

No encuentro una cita que sé que el cliente realizó

• Causa probable: Estás posicionado en la pestaña incorrecta (por ejemplo, en Próximos cuando la cita era para ayer y ya pasó a Pasado, o en Próximos cuando el servicio requería aprobación manual y está en No confirmado).
• Solución: Revisa las pestañas Pasado y No confirmado para localizar el registro.

Una cita cancelada sigue apareciendo en Próximos

• Causa probable: La página no actualizó los datos en caché del navegador.
• Solución: Recarga la página (F5 o Ctrl+R) para refrescar la lista de reservas en firme.

9. Buenas prácticas

• Revisa la pestaña No confirmado al inicio del día: Si utilizas aprobación manual, mantén a cero las solicitudes pendientes para que los clientes no esperen confirmación innecesariamente.
• Exporta o concilia a fin de mes: Utiliza la pestaña Pasado como soporte de tu registro contable o de facturación de servicios prestados.

10. Artículos relacionados

• Visualiza tu mes completo de trabajo y detecta días libres en la Vista Mensual
• Encuentra reservas rápidamente utilizando filtros avanzados y guarda tus vistas favoritas
• Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión
• Activa la aprobación manual para revisar las solicitudes antes de confirmarlas
• Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato