Encuentra reservas rápidamente utilizando filtros avanzados y guarda tus vistas favoritas

Nivel: Intermedio · Público: Administradores, comerciales, coordinadores y recepciones · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

El sistema de filtros avanzados en WaclisCAL permite localizar citas específicas en segundos dentro de agendas con alto volumen de reservas acumuladas. A través de este motor de búsqueda y filtrado puedes:

• Filtrar reservas por Tipo de Evento para aislar un servicio particular (por ejemplo, ver únicamente las "Consultas Iniciales").
• Filtrar por Nombre o Correo del asistente para encontrar todas las citas vinculadas a un cliente determinado.
• Filtrar por Miembro del equipo en cuentas compartidas u organizaciones multiusuario.
• Combinar múltiples criterios de búsqueda simultáneos para obtener resultados de alta precisión.
• Guardar combinaciones de filtros frecuentes como Segmentos o Vistas guardadas, permitiendo acceder a ellas con un solo clic en el futuro.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica los filtros avanzados en los siguientes escenarios:

• Auditoría de un servicio específico: Cuando quieras revisar el histórico exclusivo de un tipo de atención para analizar su demanda.
• Atención al cliente en mostrador o llamada: Cuando un cliente se comunica para consultar sobre su cita y necesitas ubicarla rápidamente por su nombre o correo.
• Gestión multiagente o de equipos: Para supervisar la agenda de un profesional en particular dentro de la organización.
• Campañas comerciales de reactivación: Para filtrar los prospectos de una determinada práctica que cancelaron en el último mes.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL en la sección Reservas.
• ☐ Conocer los datos de búsqueda (nombre del servicio, cliente o correo).
• ☐ Tener identificados los criterios de filtrado recurrentes que desees guardar como vista permanente.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder al panel de Reservas

1. En el menú lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Reservas.
2. Asegúrate de encontrarte en la vista de lista o de calendario.

Paso 2: Abrir el menú de filtros

1. En la parte superior derecha de la lista de citas, haz clic en el botón de Filtros (ícono de embudo o selector de filtros).
2. Se desplegará el panel con los parámetros disponibles.

Menú de filtros avanzados en el panel de reservas de WaclisCAL

Paso 3: Aplicar criterios de filtrado

1. Por Tipo de Evento: Despliega el selector y marca uno o varios servicios (por ejemplo: "Consulta Inicial de Diagnóstico").
2. Por Asistente / Correo: Escribe en el campo de búsqueda el nombre o la dirección de correo electrónico del cliente.
3. Por Equipo (si aplica): Selecciona el compañero o profesional específico cuya agenda deseas revisar.
4. Observa cómo la lista de reservas se actualiza de inmediato mostrando únicamente las filas que cumplen las condiciones.

Paso 4: Limpiar o guardar la vista

1. Limpiar filtros: Si deseas volver a ver todas las reservas, pulsa Limpiar filtros o el ícono de cerrar en las etiquetas activas.
2. Guardar segmento o vista favorita:

- Una vez aplicados los filtros deseados, pulsa en Guardar vista o Crear segmento.

- Asigna un nombre claro a la vista (por ejemplo: "Auditorías de Mariana" o "Cancelados de esta semana").

- En tus próximos accesos podrás pulsar directamente sobre el nombre de la vista guardada en el menú superior para aplicar el filtro al instante.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Alex García, responsable comercial en "Estudio Demo":

• Situación: El equipo de Alex gestiona tres tipos de servicios: "Demostración de Producto", "Reunión de Cierre" y "Capacitación Técnica". Alex necesita controlar todas las mañanas exclusivamente las Demostraciones de Producto programadas para la semana, sin que se mezclen con las capacitaciones.
• Configuración en WaclisCAL:

1. Alex ingresó a Reservas, pulsó en Filtros y seleccionó en Tipo de Evento únicamente "Demostración de Producto".

2. Comprobó que la lista mostraba solo esas reuniones.

3. Pulsó en Guardar segmento y le asignó el título: "Demos Comerciales".

• Resultado: Cada mañana, Alex abre Reservas y con un solo clic en la pestaña "Demos Comerciales" accede al listado filtrado sin perder tiempo configurando la búsqueda manualmente.

6. Qué verá la persona que reserva

El uso de filtros es una función 100% administrativa:

1. Privacidad absoluta: Los clientes no tienen conocimiento de los filtros ni de los segmentos creados en tu cuenta.
2. Atención más ágil: Cuando un cliente te contacta para consultar el estado de su cita, puedes localizar su información en segundos y responder con total precisión.

7. Qué sucede después

Al aplicar y guardar filtros:

• Las vistas guardadas permanecen asociadas a tu perfil de usuario en WaclisCAL.
• Cada nueva reserva que ingrese y coincida con los criterios del filtro se incorporará automáticamente a ese segmento.
• Puedes editar o eliminar segmentos guardados en cualquier momento cuando cambien tus prioridades de gestión.

8. Problemas frecuentes

No aparece ninguna reserva y sé que tengo citas activas

• Causa probable: Dejaste activo un filtro anterior (por ejemplo, la búsqueda de un correo específico o un tipo de evento deshabilitado).
• Solución: Revisa la barra de filtros activos y pulsa en Limpiar todos los filtros para restablecer la vista general completa.

No encuentro una cita escribiendo el nombre del cliente

• Causa probable: El cliente se registró con un correo diferente o cometió un error tipográfico al ingresar su nombre en el formulario.
• Solución: Prueba buscando por los primeros caracteres del correo electrónico o busca en la pestaña Pasado o No confirmado (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista).

9. Buenas prácticas

• Crea segmentos específicos para tareas diarias: Nombra tus vistas guardadas según la acción que requieran (ej. "Citas por Confirmar", "Seguimiento Semanal").
• Limpia filtros al terminar una búsqueda puntual: Para evitar confusiones al revisar la agenda al día siguiente, recuerda restablecer la visualización general.

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