Diseña el formulario de reserva: preguntas obligatorias, menús desplegables y notas

Nivel: Intermedio · Público: Todos los profesionales, recepcionistas y administradores de servicios · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

El diseñador del formulario de reserva en WaclisCAL permite personalizar la información que solicitas a tus clientes antes de confirmar su cita:

Configurar preguntas previas para conocer el contexto, antecedentes o motivo general de la consulta antes del encuentro.
Definir qué campos son de respuesta obligatoria y cuáles son completamente opcionales.
Utilizar diversos formatos de preguntas según el tipo de dato requerido: texto breve, área de texto para notas extensas, menús desplegables de opciones y números.
Visualizar todas las respuestas del cliente centralizadas en la ficha de detalle de la reserva y en las notificaciones automáticas por correo y WhatsApp.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica preguntas personalizadas en el formulario en los siguientes casos:

Calificación comercial previa: Solicitar el tamaño de la empresa, página web o presupuesto aproximado antes de una demostración de ventas.
Preparación de sesiones profesionales: Preguntar qué temas específicos desea abordar el cliente en la asesoría contable o legal.
Consultas de salud y bienestar: Requerir si el paciente asiste por primera vez o si tiene algún diagnóstico previo relevante (como referencia informativa de agenda).
Servicios técnicos y estética: Pedir el modelo del equipo a reparar, tipo de vehículo o preferencias de tratamiento para disponer de los insumos necesarios.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

☐ Tener al menos un Tipo de Evento creado o en edición (Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces).
☐ Tener claros los datos indispensables que necesitas antes de atender al cliente.
☐ Conocer cómo consultar las respuestas recibidas en la ficha de la cita (Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión).

4. Paso a paso

Paso 1: Ingresar a la edición del Tipo de Evento

En el menú lateral izquierdo de WaclisCAL, selecciona Tipos de Evento.
Haz clic sobre el evento que deseas configurar (por ejemplo, Asesoría Inicial).

Paso 2: Localizar la sección de Preguntas de reserva

Dentro del editor del Tipo de Evento, desplázate a la pestaña Avanzado o a la sección Preguntas de reserva (Booking questions).
Recuerda que los Datos de contacto requeridos principales (Nombre, Correo electrónico y/o WhatsApp) se definen en la configuración del servicio según el canal de tu negocio (Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos).
En esta sección configuras las preguntas adicionales del encuentro:

- Campos de contacto configurados en el evento: Se presentan automáticamente según el modelo seleccionado (Correo, WhatsApp, Correo o WhatsApp, o Correo y WhatsApp).

- Preguntas complementarias personalizadas: Campos específicos para antecedentes, motivos o información preparatoria.

- Notas adicionales: Espacio abierto para aclaraciones que el cliente desee aportar.

Sección de preguntas personalizadas del formulario de reserva en Tipo de Evento

Paso 3: Agregar una nueva pregunta personalizada

Haz clic en el botón + Agregar pregunta (Add question).
Se abrirá el formulario de configuración del nuevo campo.
Completa los siguientes parámetros:

- Etiqueta (Label): Escribe el texto claro que leerá el cliente (por ejemplo, ¿Cuál es el motivo principal de tu consulta?).

- Tipo de campo: Selecciona el formato adecuado en el menú desplegable:

- Texto breve: Para respuestas de una sola línea (ej. DNI, empresa, cargo).

- Texto largo (Área de texto): Para explicaciones o detalles detallados.

- Menú desplegable (Select / Dropdown): Para que el cliente elija una opción de una lista cerrada de alternativas que tú defines.

- Casilla de verificación (Checkbox): Para confirmaciones puntuales o acuerdos.

- Número: Para cantidades o números de identificación.

- Obligatorio (Required): Activa este interruptor si el cliente no puede finalizar la reserva sin completar este dato.

- Texto de ayuda o marcador de posición (Placeholder): Escribe una pista orientativa para guiar al usuario al responder (por ejemplo, Ej: Consultoría fiscal o laboral).

Paso 4: Ordenar y guardar las preguntas

Si agregas más de una pregunta, puedes reordenarlas utilizando los controles de desplazamiento vertical para que aparezcan en el orden lógico de lectura.
Haz clic en el botón Guardar para aplicar los cambios en el Tipo de Evento.

5. Ejemplo práctico

Caso: Alex García ofrece el servicio de Diagnóstico Empresarial 45m. Para aprovechar al máximo el tiempo de la llamada, Alex necesita saber el rubro del negocio y su principal desafío.

En el Tipo de Evento, Alex añade dos preguntas:

- Pregunta 1: Rubro o industria de tu empresa (Tipo: Menú desplegable con opciones: Comercio minorista, Servicios profesionales, Salud, Tecnología, Otro). Marcada como Obligatoria.

- Pregunta 2: Describe brevemente tu principal objetivo para esta sesión (Tipo: Texto largo con marcador Ej: Quiero automatizar mi agenda de turnos). Marcada como Obligatoria.

Un cliente accede a la página pública de Alex, elige fecha y hora, y al pasar al formulario de reserva completa su nombre, correo, teléfono y responde a las dos preguntas de Alex.
Alex recibe la notificación de reserva y abre la ficha de la cita: ya sabe exactamente a qué se dedica el cliente y qué problema necesita resolver antes de iniciar la videollamada.

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente experimenta un formulario limpio, moderno y adaptado a dispositivos móviles:

Cada pregunta se presenta con su etiqueta clara y un asterisco indicativo si es obligatoria.
Los menús desplegables se abren con suavidad permitiendo seleccionar opciones sin dificultad en teléfonos móviles (Utiliza WaclisCAL en tu teléfono móvil y agrégalo como aplicación (PWA)).
Si el cliente intenta confirmar omitiendo un campo obligatorio, el sistema resaltará el campo con un aviso amable indicando que requiere ser completado.

7. Qué sucede después

Registro en la cita: Todas las respuestas ingresadas quedan archivadas de forma permanente en la reserva (Consulta la ficha completa del cliente y sus respuestas antes de la reunión).
Inclusión en notificaciones: Las respuestas pueden consultarse en los correos de confirmación recibidos por el organizador.
Disponibilidad para el equipo: Si delegas o compartes la gestión con un asistente, este podrá leer las notas previas sin necesidad de consultar al cliente por segunda vez.

8. Problemas frecuentes

Problema	Causa probable	Solución
Los clientes abandonan la reserva sin terminar de confirmar	El formulario tiene demasiadas preguntas obligatorias que generan fricción	Limita las preguntas obligatorias a 2 o 3 datos estrictamente esenciales para el servicio. Deja los demás como opcionales.
Las opciones del menú desplegable no se guardaron	Se agregaron opciones sin presionar Enter o la tecla de agregar opción	Al redactar opciones en un menú desplegable, asegúrate de presionar la tecla Enter tras cada alternativa antes de guardar.
El cliente escribió una respuesta demasiado breve en una pregunta clave	Se utilizó un campo de texto corto en lugar de texto largo	Cambia el tipo de campo a Texto largo (Área de texto) y añade un texto de ayuda que sugiera el nivel de detalle esperado.
No encuentro dónde leer las respuestas del cliente	No se ha abierto el panel lateral de detalle de la reserva	En la sección Reservas, haz clic sobre la fila de la cita para abrir la ficha lateral derecha donde figuran todas las preguntas y respuestas.

9. Buenas prácticas

Consejo: [!NOTE]

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