Activa el Agente de IA Capitan para que atienda y agende turnos por WhatsApp

Aprende a realizar el aprovisionamiento del Agente de IA Capitan en Waclis Inbox para que dialogue en lenguaje natural con tus clientes por WhatsApp, consulte tu disponibilidad horaria en tiempo real y concrete reservas las 24 horas del día.

1. Qué permite hacer

El Agente de IA Capitan es el asistente conversacional inteligente desarrollado específicamente para WaclisCAL y Waclis Inbox. A diferencia de los chatbots tradicionales basados en árboles de opciones rígidos, Capitan comprende oraciones completas en lenguaje natural, identifica la intención del cliente, busca horarios libres en tu agenda y agenda citas sin requerir intervención humana inmediata.

Al activar Capitan:

Tu línea de WhatsApp atiende consultas de turnos los 7 días de la semana, en cualquier horario.
El agente consulta directamente la disponibilidad real de tus Tipos de Evento autorizados, respetando buffers y tiempos de antelación.
Capitan ofrece opciones amigables al cliente (ejemplo: "Tengo libre este jueves a las 15:00 o a las 16:30 hs. ¿Cuál te queda mejor?").
Al acordar un horario, solicita los datos pendientes y crea la reserva en la agenda del profesional correspondiente.

2. Cuándo utilizarlo

Recomendamos activar Capitan en los siguientes casos:

Atención fuera del horario comercial: Cuando prospectos o clientes escriben por la noche o durante el fin de semana y necesitas captar la reserva de inmediato para no perder la venta.
Alto volumen de consultas repetitivas: En negocios donde el personal dedica horas al día respondiendo "¿Qué horarios tienen disponibles esta semana?".
Campañas de difusión masiva: Al lanzar anuncios en redes sociales con botón hacia WhatsApp, Capitan atiende a cientos de clientes en paralelo sin demoras.

3. Antes de comenzar

Antes de aprovisionar a Capitan, asegúrate de:

Tener configurada y operativa la bandeja de WhatsApp en Waclis Inbox.
Contar con al menos un Tipo de Evento creado en WaclisCAL con horarios de atención definidos.
Permisos de Administrador en WaclisCAL y en Waclis Inbox.

4. Paso a paso

Paso 1: Accede a la configuración de Capitan en WaclisCAL

En la barra lateral principal de WaclisCAL, dirígete a Ajustes.
En el menú de navegación, haz clic en Capitan y AI (o en Módulos > Agente de IA Capitan).
Verás la pantalla de aprovisionamiento del asistente.

Paso 2: Genera el Token de Conexión para el Agente

En la sección Credenciales de Capitan, haz clic en el botón Generar Token de Integración.
El sistema creará un token de seguridad cifrado que vincula de manera unívoca tu agenda con el motor de inteligencia artificial.
Haz clic en el botón Copiar Token.

Paso 3: Aprovisiona la herramienta en Waclis Inbox

Abre tu panel de control de Waclis Inbox en otra pestaña.
Ve a Ajustes > Integraciones y localiza la sección de Agentes de IA / Capitan.
Haz clic en Configurar Herramienta de Calendario (WaclisCAL).
En el campo de autenticación, pega el token copiado en el paso anterior.
Selecciona la bandeja de entrada de WhatsApp en la que operará el agente.
Haz clic en Guardar y Verificar Conexión.

Paso 4: Define el modo de intervención de Capitan

En Waclis Inbox, configura el comportamiento del agente:

- Atención Continua (24/7): Capitan responde de inmediato a todos los mensajes entrantes de clientes no asignados.

- Fuera de Horario Laboral: Capitan solo interviene durante la noche o fines de semana, permitiendo que tu equipo humano atienda durante el día.

Configura el umbral de derivación: si el cliente solicita explícitamente "hablar con una persona", Capitan pausa su respuesta y notifica al equipo humano.

Paso 5: Realiza una conversación de prueba

Abre WhatsApp en un teléfono externo o solicita a un compañero que envíe un mensaje a tu línea de atención.
Escribe una consulta en lenguaje coloquial (por ejemplo: "Hola, quisiera consultar qué turnos tienen para esta semana").
Capitan responderá con calidez, consultará tu calendario y ofrecerá los horarios libres disponibles.

5. Ejemplo de conversación real

Así interactúa Capitan con un paciente que busca turno médico en un servicio que requiere nombre y correo:

(Nota: Si el servicio estuviera configurado para solicitar únicamente WhatsApp ART-72, Capitan toma directamente el número del chat y no solicita correo electrónico al paciente).

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente no percibe comandos complicados ni menús numéricos tipo "marque 1 para ventas":

Dialoga de manera fluida y cercana mediante WhatsApp.
Puede escribir fechas relativas como "mañana por la tarde", "el lunes próximo" o "después de las 17 hs".
Al concretarse la cita, recibe el mensaje oficial de confirmación de WaclisCAL con todos los datos del encuentro.

7. Qué sucede después

Creación inmediata de la reserva: El turno se registra de forma instantánea en tu calendario de WaclisCAL y bloquea el horario en tu Google Calendar.
Registro de contacto: El contacto en Waclis Inbox queda actualizado con los datos provistos en la reserva.
Auditoría: En el historial de la conversación queda la constancia de que la cita fue generada por el Agente de IA Capitan.

8. Problemas frecuentes

Capitan no responde a los mensajes entrantes de WhatsApp

Causa: La bandeja de WhatsApp en Inbox está desconectada, o el interruptor de activación de Capitan está en modo pausado.
Solución: Revisa que el canal de WhatsApp en Waclis Inbox tenga estado "Conectado" y comprueba que la conversación no esté asignada a un operador humano (Capitan no interrumpe cuando un humano está atendiendo el chat).

Capitan dice que no encuentra turnos disponibles

Causa: No has habilitado ningún Tipo de Evento específico para que la IA lo agende.
Solución: Consulta la guía Habilita qué servicios específicos puede agendar el Agente de IA Capitan para encender el interruptor de IA en tus servicios.

El cliente pide un horario que ya no está libre

Causa: El cliente demoró varios minutos en confirmar y otro usuario reservó ese horario en el intervalo.
Solución: Capitan detecta el conflicto en tiempo real y responde con cortesía ofreciendo las siguientes dos alternativas más cercanas sin bloquear la conversación.

9. Buenas prácticas

Personaliza los aliases de tus servicios: Enseña a Capitan qué sinónimos utiliza la gente en tu rubro (ejemplo: "corte", "turno", "consulta", "entrevista").
Define una regla clara de derivación a humanos: Asegúrate de que tu equipo revise periódicamente los chats donde Capitan solicitó intervención humana.
Prueba periódicamente con preguntas variadas: Realiza simulaciones mensuales para verificar que el tono y las respuestas de Capitan sigan alineadas con la personalidad de tu marca.

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