Cómo solicita Capitan los datos obligatorios que faltan de forma guiada y natural

Conoce el protocolo conversacional con el que el Agente de IA Capitan recopila con cortesía y eficacia el nombre, teléfono, correo electrónico y datos personalizados de tus clientes antes de confirmar una reserva por WhatsApp.

1. Qué permite hacer

Cuando un cliente agenda mediante la página web, completa un formulario tradicional con campos estáticos. Sin embargo, en una conversación de WhatsApp, exigirle al usuario que llene una ficha técnica suele generar fricción o respuestas incompletas.

El Protocolo de Recopilación Guiada de Capitan permite:

Detectar automáticamente qué datos ya se conocen del contacto en Waclis Inbox (como su número de WhatsApp o su nombre de perfil) para no volver a preguntárselos innecesariamente.
Identificar cuáles son los campos obligatorios definidos en el Tipo de Evento (ejemplo: correo electrónico, motivo de la consulta o documento).
Solicitar los datos faltantes de manera secuencial, conversacional y amable, un dato a la vez o agrupados de forma lógica.
Validar formatos en tiempo real (por ejemplo: comprobar que un correo electrónico contenga un @ y un dominio válido, o que un teléfono tenga código de país).
Reintentar con cordialidad si la respuesta es ambigua o confusa, sin romper el hilo del diálogo.

2. Cuándo utilizarlo

Este comportamiento opera de forma automática en todas las reservas gestionadas por Capitan:

Clientes nuevos que escriben por primera vez y de quienes solo se conoce su número de teléfono.
Clientes recurrentes cuyos datos ya están guardados en Waclis Inbox (en estos casos Capitan simplemente valida: "¿Confirmamos a nombre de Mariana López con el correo mariana@email.com?").
Tipos de Evento con preguntas personalizadas obligatorias (menús desplegables, notas previas o dirección de atención presencial).

3. Antes de comenzar

Para optimizar la recolección de datos por chat:

Revisa tu Tipo de Evento y mantén obligatorios únicamente los datos indispensables para atender al cliente (nombre, email y teléfono).
Evita preguntas con formularios de más de 3 o 4 campos para eventos que serán agendados por WhatsApp.
Asegúrate de que el campo de teléfono en WaclisCAL esté configurado para aceptar formato internacional.

4. El protocolo paso a paso

Paso 1: Identificación del contacto

Cuando el cliente escribe por WhatsApp, Waclis Inbox vincula el mensaje con su número telefónico internacional.
Si el contacto ya tiene nombre y correo registrados de una interacción previa, Capitan los almacena en su memoria de contexto para utilizarlos en la reserva.

Paso 2: Evaluación de campos requeridos

Una vez acordado el horario (por ejemplo: martes a las 10:00 hs), Capitan consulta qué datos de contacto exige el Tipo de Evento seleccionado (Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos).
Compara los campos requeridos con los datos ya disponibles en la conversación de Waclis Inbox:

- En eventos con requerimiento de WhatsApp o Correo o WhatsApp: Capitan ya dispone del número de WhatsApp del cliente porque está dialogando por ese canal. Si el contacto ya tiene nombre guardado en Inbox, Capitan procede a confirmar sin solicitar datos redundantes. Si solo falta el nombre, solicita únicamente el nombre. No solicita correo electrónico.

- En eventos con requerimiento de Correo electrónico o Correo y WhatsApp: Capitan comprueba si el contacto ya tiene un email registrado en su ficha. Si falta, lo solicita con amabilidad y cortesía.

Paso 3: Solicitud progresiva y guiada

Si el servicio requiere WhatsApp y falta el nombre:

> "¡Excelente horario! Para agendar tu turno, por favor indícame tu nombre y apellido."

Si el servicio requiere correo electrónico:

> "Para enviarte el comprobante y los detalles de la reunión, ¿cuál es tu correo electrónico?"

Si el evento tiene una pregunta personalizada obligatoria (ejemplo: "¿Cuál es el modelo de tu vehículo?" o "¿Para cuántas personas es la cita?"):

> "Por último, ¿cuál es el modelo o patente de tu vehículo?"

Paso 4: Validación inteligente de respuestas

Caso exitoso: El cliente responde "Carlos Benítez". Capitan extrae con precisión el nombre y confirma de inmediato utilizando su número de WhatsApp existente.
Formato con email cuando corresponde: Si el servicio exige correo y el cliente responde "mariana.gmail.com" (sin @), Capitan aclara con gentileza:

> "Parece que faltó el @ en tu correo electrónico. ¿Podrías confirmármelo nuevamente por favor?"

Respuesta completa combinada: Si el cliente escribe "Soy Juan Pérez y mi mail es juan@empresa.com", Capitan procesa ambos datos sin volver a preguntar ninguno de los dos.

Paso 5: Confirmación final y resumen

Una vez reunidos los datos obligatorios del servicio, Capitan presenta un resumen claro antes de formalizar la cita:

> "¡Perfecto! Agendamos entonces para el martes 15 a las 10:00 hs a nombre de Carlos Benítez. En un instante te llegará la confirmación oficial por este mismo canal. ¡Muchas gracias!"

5. Ejemplo de conversación completa

Observa cómo Capitan resuelve la reserva con total naturalidad para un servicio configurado con WhatsApp como dato requerido:

Observa que Capitan no solicitó correo electrónico en ningún momento, ya que el servicio no lo requiere y el contacto ya se encontraba comunicándose por WhatsApp.

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente disfruta de una experiencia sin fricciones:

No tiene que lidiar con mensajes de error técnicos.
La conversación se siente humana, comprensiva y eficiente.
Puede responder en oraciones completas o en mensajes breves y Capitan entenderá el sentido de su respuesta.

7. Qué sucede después

Actualización de la ficha del cliente: Los datos recopilados por Capitan se guardan automáticamente en la ficha del contacto en Waclis Inbox y en la reserva de WaclisCAL.
Despacho de comprobantes: El sistema despacha de inmediato el mensaje de confirmación por WhatsApp y el correo electrónico corporativo con los datos acordados.

8. Problemas frecuentes

Capitan pide datos que el cliente ya había mencionado antes

Causa: El cliente escribió su correo con errores de tipeo o en un formato que la IA no pudo asociar inequívocamente al campo de email.
Solución: Capitan vuelve a preguntar de forma guiada para garantizar que el correo sea 100% válido y evitar que las notificaciones reboten.

El cliente se niega a brindar un dato obligatorio

Causa: Desconfianza o falta de tiempo del usuario para responder preguntas secundarias.
Solución: Revisa tu formulario de reserva en WaclisCAL y deja únicamente los campos indispensables (Nombre y Email). Si una pregunta no es estrictamente obligatoria, márcala como opcional.

9. Buenas prácticas

Menos es más en WhatsApp: Cuantos menos datos obligatorios pidas en el chat, mayor será la cantidad de citas concretadas. Preguntas como "¿Cómo nos conociste?" es preferible hacerlas en persona o por encuesta posterior.
Utiliza nombres de campo intuitivos: En la configuración del Tipo de Evento, nombra las preguntas de forma directa ("¿Cuál es tu consulta principal?" en lugar de "Campo de requerimiento técnico").
Aprovecha los datos existentes de Inbox: Si ya conoces al cliente, instruye a tu equipo para mantener actualizada su ficha en Waclis Inbox para que Capitan no tenga que volver a pedir sus datos.

10. Artículos relacionados

¿Necesitas más ayuda?

Si este artículo no resolvió tu consulta, nuestro equipo puede ayudarte personalmente.

Soporte por WhatsApp