Cómo ofrece horarios Capitan: Opciones claras y lenguaje familiar sin tecnicismos

Comprende en profundidad cómo funciona el motor de consulta de disponibilidad de Capitan, por qué presenta opciones acotadas y en lenguaje natural en WhatsApp y cómo evita la sobrecarga cognitiva en tus clientes.

1. Qué permite hacer

Cuando un usuario interactúa por WhatsApp en su teléfono móvil, enviarle una lista interminable de 25 horarios posibles suele provocar confusión y abandono de la conversación. El Algoritmo de Oferta de Disponibilidad de Capitan fue diseñado bajo principios modernos de experiencia de usuario conversacional (CUX):

Selecciona de forma inteligente las 2 o 3 mejores opciones libres que se ajustan a la consulta del cliente.
Redacta las alternativas en lenguaje cotidiano y familiar (ejemplo: "mañana miércoles a las 10:00 hs o el jueves por la tarde a las 16:30 hs").
Elimina tecnicismos como zonas horarias en formato UTC, códigos de intervalo o tablas crudas.
Permite que el usuario pida más opciones con frases simples como "¿tenés algo más tarde?" o "el jueves no puedo, ¿el viernes?", adaptando la búsqueda al instante.

2. Cuándo utilizarlo

Este comportamiento opera de manera nativa y automática en todas las conversaciones atendidas por Capitan:

Consultas generales de disponibilidad ("¿cuándo tienen turno?").
Búsquedas acotadas por franja horaria ("solo puedo después de las 18 hs").
Búsquedas por día específico ("¿hay lugar este viernes?").
Búsquedas con urgencia ("necesito atender hoy mismo si es posible").

3. Antes de comenzar

Para que Capitan ofrezca horarios precisos y fluidos:

Tener tus horarios de atención semanales configurados con claridad en WaclisCAL.
Contar con descansos (buffers) y antelación mínima configurados para que Capitan no ofrezca turnos imposibles de atender.
Mantener sincronizado tu Google Calendar para que los compromisos personales queden automáticamente descartados de la oferta de la IA.

4. Cómo procesa la búsqueda Capitan paso a paso

Paso 1: Interpretación de la intención temporal

El cliente envía un mensaje como: "Hola, quisiera una consulta con el contador la próxima semana por la tarde".
El procesador de lenguaje de Capitan extrae tres datos fundamentales:

- Servicio: Consulta contable.

- Ventana de tiempo: Semana entrante.

- Preferencia horaria: Turno tarde (a partir de las 13:00 o 14:00 hs según el país).

Paso 2: Consulta de disponibilidad en tiempo real

Capitan consulta la base de datos de WaclisCAL evaluando:

- Los días laborales activos del profesional y su horario semanal.

- Los eventos ocupados en Google Calendar.

- Los compromisos puntuales o recurrentes en Bloquear horario (ART-73).

- Las ausencias de día completo o por horario específico (Fuera de la oficina).

- La antelación mínima requerida y los descansos entre citas (buffers).

- Los límites máximos de reservas por día.

Descarta todos los horarios bloqueados o no disponibles.

Paso 3: Selección de las alternativas óptimas

De la lista de espacios libres resultantes, Capitan selecciona estratégicamente 2 o 3 opciones distribuidas en días diferentes para brindar variedad real de elección sin abrumar.

Paso 4: Redacción en lenguaje natural y familiar

En lugar de responder con una lista rígida, Capitan redacta una respuesta conversacional y empática:

> "¡Hola! Para la semana que viene por la tarde tengo disponibilidad el martes 15 a las 15:30 hs o el jueves 17 a las 17:00 hs. ¿Cuál de estos dos horarios te queda más cómodo?"

Paso 5: Manejo de contrapropuestas

Si el cliente responde: "El martes no llego, ¿puede ser el jueves pero un poco más temprano?", Capitan no reinicia el diálogo: interpreta el contexto de la conversación anterior, busca en el jueves antes de las 17:00 hs y propone:

> "¡Por supuesto! El mismo jueves tengo un turno libre a las 15:00 hs. ¿Te reservo ese?"

5. Ejemplo de conversación interactiva

Observa cómo Capitan guía la conversación ante una solicitud abierta en una barbería:

6. Qué verá la persona que reserva

En todo momento la experiencia del cliente es simple y cercana:

No tiene que salir de WhatsApp para abrir links externos en el navegador si no lo desea.
Lee opciones claras que se responden con un simple "el primero" o "a las 15 hs".
Siente que está dialogando con un asistente atento y profesional que entiende el contexto de su mensaje.

7. Qué sucede después

Retención de opción temporal: Cuando Capitan ofrece un horario, lo mantiene disponible durante la interacción, verificando su estado antes de la confirmación final.
Confirmación oficial: Al confirmarse la cita, el cliente recibe el mensaje de confirmación con los datos del turno y los enlaces oficiales de gestión.

8. Problemas frecuentes

Capitan ofrece horarios fuera del horario de atención

Causa: La zona horaria del horario de atención no coincide con la zona horaria de la cuenta del profesional.
Solución: Revisa que tanto tu cuenta como tu horario de disponibilidad tengan configurada la misma zona horaria canónica (consulta Gestiona correctamente tu zona horaria para atender clientes de otros países).

El cliente pide "el lunes" y Capitan ofrece turnos del lunes siguiente

Causa: La antelación mínima configurada en el evento impide reservar citas para el mismo día o en menos de 24 horas.
Solución: Si deseas que los clientes puedan reservar en el día, reduce el tiempo de antelación mínima en la configuración del Tipo de Evento.

9. Buenas prácticas

Permite que Capitan elija las opciones: No intentes forzar a la IA a enumerar 10 horarios; la brevedad en WhatsApp aumenta la tasa de cierre de citas en más de un 60%.
Mantén tu calendario personal y bloqueos al día: Si tienes compromisos internos (reuniones semanales, almuerzos), márcalos en Bloquear horario (ART-73) o en Google Calendar para que Capitan jamás los ofrezca en WhatsApp.
Configura buffers adecuados: Deja al menos 10 o 15 minutos de descanso entre turnos para que los horarios ofrecidos por Capitan nunca queden pegados uno tras otro.

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