Configura tu propio servidor de correo (SMTP) para enviar emails desde tu dominio

Nivel: Intermedio · Público: Administradores de sistemas, propietarios de negocio y coordinadores · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

El módulo de correo SMTP en WaclisCAL permite enviar todas las notificaciones por correo electrónico directamente desde el servidor y dominio oficial de tu empresa:

• Enviar confirmaciones, cancelaciones y recordatorios desde tu propia dirección corporativa (por ejemplo, citas@tuempresa.com o notificaciones@tuempresa.com).
• Personalizar el nombre visible del remitente para que tus clientes reconozcan de inmediato a tu negocio en su bandeja de entrada.
• Conectar cualquier proveedor de correo estándar compatible con el protocolo SMTP (Google Workspace, Microsoft 365, Amazon SES, SendGrid, Mailgun o servidores cPanel propios).
• Mejorar sustancialmente la entregabilidad evitando que los avisos caigan en carpetas de correo no deseado o spam.

2. Cuándo utilizarlo

Configura tu servidor SMTP propio en los siguientes casos:

• Consolidación de marca corporativa: Deseas que tus clientes reciban correos con el remitente exacto de tu dominio institucional en lugar de direcciones genéricas.
• Cumplimiento de políticas de seguridad: Tu organización requiere que todo correo emitido cumpla los registros SPF, DKIM y DMARC de tu propio dominio.
• Control total de envíos: Para tener métricas centralizadas de entrega en tu propio panel de correo o proveedor transaccional.
• Independencia técnica: Para operar con la infraestructura de correo electrónico preferida por tu departamento de tecnología.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con los datos técnicos de tu servidor de correo saliente:

• ☐ Servidor SMTP (Host): Dirección del servidor saliente (por ejemplo, smtp.ejemplo.com, smtp.gmail.com o smtp.office365.com).
• ☐ Puerto: Puerto de comunicación habilitado por tu proveedor (comúnmente 587 para STARTTLS o 465 para SSL, según las especificaciones de tu servicio).
• ☐ Usuario SMTP: Dirección de correo o identificador de autenticación (por ejemplo, notificaciones@ejemplo.com).
• ☐ Contraseña SMTP: Contraseña de la cuenta o contraseña de aplicación específica generada en tu proveedor de correo.
• ☐ Seguridad / Cifrado: Método de encriptación admitido por tu proveedor (TLS, SSL o Ninguno).
• ☐ Rol de administrador en WaclisCAL.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder al módulo de Correo (SMTP)

1. En la barra lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Módulos.
2. Selecciona la pestaña Mensajería o busca la tarjeta titulada Emails / Servidor SMTP.
3. Haz clic en Configurar (Configure).

Configuración de servidor de correo saliente SMTP con valores demostrativos

Paso 2: Completar los parámetros del servidor

1. En la pantalla de configuración, introduce los datos de conexión correspondientes a tu infraestructura:

- Servidor SMTP (Host): Escribe el nombre de host saliente (ejemplo demostrativo: smtp.ejemplo.com).

- Puerto (Port): Ingresa el número de puerto indicado por tu proveedor (habitualmente 587 o 465).

- Seguridad (Security / Encryption): Selecciona el tipo de cifrado que requiere tu servidor en el menú desplegable (TLS, SSL o Ninguno).

- Usuario (Username): Ingresa tu usuario de autenticación (ejemplo demostrativo: notificaciones@ejemplo.com).

- Contraseña (Password): Escribe la contraseña. Por seguridad, el valor permanecerá enmascarado con puntos.

Paso 3: Definir la identidad del remitente

1. En el campo Nombre del remitente (From Name), escribe el nombre que verán los clientes en su bandeja de entrada (por ejemplo, Alex García · Consultoría o Citas Médicas San Martín).
2. En el campo Correo del remitente (From Email), escribe la dirección exacta de correo desde la cual se enviarán los avisos (por ejemplo, notificaciones@ejemplo.com). Asegúrate de que esta dirección coincida o esté autorizada por el usuario SMTP configurado.

Paso 4: Guardar y validar

1. Haz clic en el botón Guardar cambios (Save Changes).
2. Antes de dar por finalizada la configuración, realiza siempre una prueba técnica de conectividad y despacho (Realiza pruebas de conexión y envío de email de test para verificar tu servidor SMTP).

5. Ejemplo práctico

Caso: Alex García administra su propia consultora y posee el dominio web alexgarcia.com, con servicio de correo alojado en Google Workspace.

1. Alex crea una contraseña de aplicación en su panel de Google Workspace para WaclisCAL.
2. En WaclisCAL, Alex accede a Módulos → Emails SMTP → Configurar y completa:

- Servidor: smtp.gmail.com

- Puerto: 587

- Seguridad: TLS

- Usuario: citas@alexgarcia.com

- Contraseña: (contraseña de aplicación enmascarada)

- Nombre remitente: Alex García · Asesoría

- Correo remitente: citas@alexgarcia.com

1. Guarda los cambios y ejecuta la prueba técnica.
2. A partir de ese momento, todas las confirmaciones que reciben sus clientes llegan firmadas directamente por citas@alexgarcia.com.

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente disfruta de una experiencia de marca profesional y confiable:

• En su bandeja de entrada de correo (Gmail, Outlook, Apple Mail), el remitente muestra claramente el nombre comercial de tu empresa y tu correo con dominio propio.
• Desaparecen leyendas genéricas de remitentes no asociados a tu marca.
• La firma criptográfica de tu dominio genera confianza en los filtros de seguridad del cliente, facilitando que el correo llegue a la bandeja principal y no a promociones o spam.

7. Qué sucede después

• Enrutamiento automático: Todas las notificaciones del ciclo de vida de la reserva (confirmaciones de citas, reprogramaciones, cancelaciones y recordatorios) se canalizarán a través de tu servidor SMTP.
• Respuestas directas: Si un cliente presiona "Responder" (Reply) en el correo de confirmación recibido, su respuesta llegará directamente a la casilla de correo que configuraste en el campo From Email.

8. Problemas frecuentes

9. Buenas prácticas

10. Artículos relacionados

• Realiza pruebas de conexión y envío de email de test para verificar tu servidor SMTP
• Diseña plantillas de correo con formato HTML para confirmaciones y recordatorios
• Conecta Waclis Inbox para enviar notificaciones automáticas por WhatsApp
• Realiza una reserva de prueba y comprueba todo el recorrido de tu cliente