Diseña plantillas de correo con formato HTML para confirmaciones y recordatorios

Nivel: Intermedio · Público: Administradores de cuenta, coordinadores de servicio y redactores · Tiempo de lectura: 5 minutos

1. Qué permite hacer

El gestor de plantillas de correo en WaclisCAL permite personalizar el asunto y contenido de las notificaciones que reciben tus clientes en su buzón de correo electrónico:

• Personalizar el asunto (Subject) de los correos para que sea descriptivo, claro y fácil de reconocer en la bandeja de entrada.
• Adaptar el cuerpo del mensaje en las diferentes etapas del ciclo de vida de la cita: confirmación inmediata, recordatorio previo, reprogramación y cancelación.
• Proporcionar las instrucciones de la cita, enlaces de acceso y datos relevantes en un formato estructurado y limpio.
• Garantizar que el sistema incluya de manera automática el archivo adjunto universal de calendario (.ics) para que el cliente guarde el turno en su propia agenda con un solo clic.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica la personalización de plantillas de correo en los siguientes casos:

• Instrucciones previas a la reunión: Cuando tus clientes necesitan preparar documentación, tener a mano ciertos archivos o conocer requisitos antes de la sesión.
• Tono de voz de marca: Para adaptar los textos formales o informales según la cultura de tu empresa o sector profesional (legal, médico, comercial o creativo).
• Aclaraciones sobre la modalidad de atención: Indicar recomendaciones para conectarse puntualmente a la videollamada o detalles para llegar a un consultorio físico.
• Coherencia con las notificaciones de WhatsApp: Para alinear la información enviada por correo con los mensajes automáticos de Waclis Inbox (Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento).

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Tener configurado y validado tu servidor de correo SMTP (Configura tu propio servidor de correo (SMTP) para enviar emails desde tu dominio).
• ☐ Conocer las diferentes plantillas asociadas a las etapas de la cita (confirmación, recordatorio, reprogramación y cancelación).
• ☐ Tener definidos los textos y recomendaciones que deseas transmitir a tus clientes.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder a la sección de plantillas de correo

1. En la barra lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Módulos.
2. Selecciona la pestaña Mensajería y haz clic en Configurar en el módulo de Emails / Servidor SMTP.
3. Desplázate hacia la sección de Plantillas de correo (Email Templates).

Vista de plantillas de correo saliente para confirmaciones y avisos de cita

Paso 2: Seleccionar la plantilla a personalizar

1. Elige la plantilla que deseas editar según el momento del evento:

- Confirmación de reserva: Correo inmediato que se despacha al concretar el agendamiento.

- Recordatorio de cita: Mensaje que se envía antes de la hora fijada para reforzar la asistencia.

- Cita reprogramada: Aviso emitido cuando se traslada la fecha u hora de la cita (Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos).

- Cita cancelada: Notificación enviada si la cita es anulada (Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato).

Paso 3: Redactar el asunto del correo

1. Haz clic en el campo Asunto (Subject).
2. Escribe una línea clara y concisa que identifique el propósito del correo (por ejemplo: Confirmación de tu cita de Asesoría — Alex García).

Paso 4: Adaptar el contenido del mensaje

1. En el editor de texto del cuerpo del correo, redacta las instrucciones, bienvenida y recomendaciones que consideres necesarias.
2. Organiza el texto mediante párrafos cortos y listas ordenadas para facilitar una lectura rápida en dispositivos móviles.
3. El sistema integrará automáticamente los detalles estructurados de la cita (título del evento, fecha, hora en la zona horaria del cliente, anfitrión y sala virtual o dirección) en el cuerpo del correo.

Paso 5: Guardar y comprobar el resultado

1. Haz clic en el botón Guardar cambios (Save Changes).
2. Realiza una reserva de prueba en tu página pública (Realiza una reserva de prueba y comprueba todo el recorrido de tu cliente) para inspeccionar el correo real generado en tu casilla.

5. Ejemplo práctico

Caso: Alex García ofrece el servicio de Diagnóstico Contable. Alex necesita que los clientes tengan disponible su último balance antes de iniciar la videollamada.

1. En la plantilla de Confirmación de reserva, Alex redacta el asunto:

> Cita confirmada: Diagnóstico Contable con Alex García

1. En el cuerpo del correo, Alex añade la indicación:

> ¡Hola! Tu sesión de diagnóstico contable ha quedado programada con éxito. Para aprovechar al máximo nuestros 45 minutos juntos, te sugerimos tener a mano el resumen de facturación o último balance de tu empresa. Encontrarás el enlace de Google Meet y los detalles de tu horario debajo. ¡Hasta pronto!

1. Los clientes que reservan reciben esta orientación clara junto con el archivo .ics de calendario, lo que permite que lleguen a la sesión perfectamente preparados.

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente recibe un correo estructurado, limpio y compatible con cualquier aplicación de correo electrónico:

• Encabezado institucional: Remitente personalizado con el nombre de tu empresa y correo con dominio corporativo (Configura tu propio servidor de correo (SMTP) para enviar emails desde tu dominio).
• Diseño responsivo: El formato se ajusta con fluidez tanto en pantallas de computadoras de escritorio como en teléfonos móviles.
• Acceso a la sala: Si la reunión es virtual, el correo incluye la indicación destacada para unirse a Google Meet (Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual).
• Sincronización de calendario: Al recibir el archivo .ics adjunto, programas como Google Calendar, Microsoft Outlook y Apple Mail reconocen el evento automáticamente y ofrecen el botón para agregarlo a la agenda personal del cliente.

7. Qué sucede después

• Despacho automatizado: Cada vez que ocurra el evento correspondiente (reserva, cambio o cancelación), WaclisCAL utilizará la plantilla activa sin requerir intervención manual.
• Actualización unificada: Si modificas el texto de una plantilla, las reservas creadas con posterioridad aplicarán de inmediato la nueva redacción.

8. Problemas frecuentes

9. Buenas prácticas

10. Artículos relacionados

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