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Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento

Actualizado: 16/09/2026 Publicado: 05/09/2026

Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento

Nivel: Básico · Público: Todos los profesionales, recepcionistas y coordinadores de agenda · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La configuración de notificaciones automáticas por WhatsApp en WaclisCAL acompaña a tu cliente durante todo el ciclo de vida de su cita:

  • Enviar una Confirmación inmediata en cuanto la persona reserva su turno, proporcionándole fecha, hora y enlace de acceso.
  • Despachar un Recordatorio automático 30 minutos antes del encuentro para evitar olvidos y garantizar la puntualidad.
  • Notificar al instante si ocurre una Reprogramación con los nuevos datos de día y horario actualizados.
  • Enviar un aviso respetuoso de Cancelación si la cita es dada de baja, liberando el espacio y dejando constancia por escrito.
  • Asegurar que todo cliente proporcione un número válido mediante la exigencia obligatoria del campo de WhatsApp en el formulario de reserva.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica las notificaciones automáticas en los siguientes casos:

  • Reducción del absentismo (No-show): El recordatorio 30 minutos antes es el mecanismo más efectivo para asegurar que el cliente se conecte a la videollamada o asista a tu consultorio.
  • Atención profesional e instantánea: Brinda tranquilidad inmediata al cliente confirmándole que su reserva quedó registrada exitosamente en el sistema.
  • Gestión ordenada de cambios: Cuando un imprevisto obliga a reprogramar o cancelar, el cliente recibe la información en su teléfono sin necesidad de llamadas manuales.
  • Experiencia sin fricciones: El cliente cuenta con el enlace de acceso y las instrucciones siempre a mano en su historial de WhatsApp.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

4. Paso a paso

Paso 1: Ingresar a la sección de plantillas de WhatsApp

  1. En el menú lateral de WaclisCAL, ve a Tipos de Evento.
  2. Haz clic sobre el evento que deseas configurar y selecciona la pestaña Apps (o Módulos integrados).
  3. En la tarjeta de Inbox WhatsApp, localiza el apartado de Plantillas de mensajes (Message Templates).
Plantillas de mensajes automáticos de WhatsApp por ciclo de vida de la reserva
Plantillas de mensajes automáticos de WhatsApp por ciclo de vida de la reserva

Paso 2: Configurar la plantilla de Confirmación

  1. Localiza el bloque Mensaje de confirmación (Booking Confirmation).
  2. Verifica que su interruptor esté activado.
  3. Personaliza el texto predeterminado incorporando un saludo cálido y los detalles clave de la reserva utilizando las variables dinámicas (por ejemplo, {nombre}, {fecha}, {hora}, {ubicacion_o_enlace}).

Paso 3: Configurar la plantilla de Recordatorio (30 minutos antes)

  1. Desplázate al bloque Recordatorio antes de la cita (Booking Reminder).
  2. Comprueba que el tiempo de despacho esté establecido en 30 minutos antes del inicio del evento.
  3. Redacta un mensaje breve enfocado en la puntualidad y el enlace de acceso (ejemplo: ¡Hola {nombre}! Te recordamos que tu cita de {tipo_evento} comienza en 30 minutos a las {hora}. Ingresa aquí: {ubicacion_o_enlace}).

Paso 4: Configurar Reprogramación y Cancelación

  1. En el bloque Cita reprogramada (Booking Rescheduled), redacta el mensaje que informará la nueva fecha y hora asignadas.
  2. En el bloque Cita cancelada (Booking Cancelled), redacta un mensaje de cortesía indicando que el turno ha sido cancelado y facilitando el enlace público {url_reserva} por si el cliente desea agendar nuevamente en el futuro.

Paso 5: Verificar los datos de contacto del evento y guardar

  1. Recuerda que la obligatoriedad del número telefónico se gestiona directamente en los Datos de contacto requeridos del Tipo de Evento (Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos), seleccionando WhatsApp, Correo o WhatsApp o Correo y WhatsApp. No necesitas crear preguntas personalizadas duplicadas para recopilar el teléfono principal del cliente.
  2. Haz clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha del panel.

5. Ejemplo práctico

Caso: Alex García configura las notificaciones para su servicio Asesoría Estratégica.

  1. Para la Confirmación, Alex define:

> ¡Hola {nombre}! Tu cita de {tipo_evento} con {organizador} quedó confirmada para el {fecha} a las {hora}. Enlace de la videollamada: {ubicacion_o_enlace}. Si necesitas reprogramar, hazlo desde: {url_gestion}

  1. Para el Recordatorio (30 min antes):

> ¡Hola {nombre}! Nos encontramos en 30 minutos (a las {hora}). Aquí tienes tu enlace directo: {ubicacion_o_enlace}. ¡Hasta pronto!

  1. Para la Reprogramación:

> Hola {nombre}, tu cita ha sido reprogramada con éxito para el {fecha} a las {hora}. Enlace de acceso: {ubicacion_o_enlace}.

  1. Para la Cancelación:

> Hola {nombre}, te informamos que tu cita de {tipo_evento} del {fecha} ha sido cancelada. Puedes agendar un nuevo horario cuando desees aquí: {url_reserva}.

  1. Durante toda la semana, los clientes de Alex reciben sus avisos en tiempo y forma, y el índice de ausentismo baja al 0%.

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente recibe una comunicación fluida y oportuna directamente en su WhatsApp:

  • El mensaje llega con tipografía clara y párrafos legibles.
  • Los enlaces ({ubicacion_o_enlace}, {url_gestion}) aparecen como links azules clickeables que el cliente puede presionar para abrir la sala de Google Meet o reprogramar su cita sin llamar por teléfono.
  • El recordatorio de 30 minutos le llega en el momento óptimo para prepararse, buscar un lugar tranquilo o encender su cámara.

7. Qué sucede después

  • Automatización en segundo plano: El servidor de WaclisCAL programa los disparos automáticamente en los momentos exactos del ciclo de vida de la reserva.
  • Registro en auditoría: Cada mensaje enviado se documenta en el historial con su fecha, hora, teléfono receptor y estado de entrega (Consulta el historial de envíos de WhatsApp y audita el estado de cada mensaje).
  • Canal bidireccional: Si el cliente responde con un "¡Gracias, ahí me conecto!", el mensaje ingresa inmediatamente a tu bandeja de Waclis Inbox para que tú o tu equipo puedan responderle.

8. Problemas frecuentes

Problema Causa probable Solución
El recordatorio no se envía 30 minutos antes La reserva se realizó con menos de 30 minutos de antelación al inicio del turno Si el cliente reservó una cita inmediata para dentro de 15 minutos, el recordatorio se omite porque la confirmación ya acaba de enviarse.
El cliente no recibió el WhatsApp pero sí el correo El número fue ingresado sin el código de país o con un formato no reconocido Activa siempre el control Exigir número de WhatsApp para que el selector de banderas fuerce el código internacional correcto.
Las variables aparecen entre llaves sin reemplazarse en el texto La variable fue tipeada con un error ortográfico (ejemplo: {nombre_cliente} en lugar de {nombre}) Utiliza exclusivamente los chips interactivos oficiales de variables (Personaliza los mensajes de WhatsApp utilizando variables dinámicas).
La confirmación no se envió al cancelar la cita La plantilla de cancelación estaba desactivada Revisa en la pestaña Apps del evento que el interruptor de la plantilla de cancelación esté encendido.

9. Buenas prácticas

Consejo: [!NOTE]

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