Activa la aprobación manual para revisar las solicitudes antes de confirmarlas

Nivel: Intermedio · Público: Profesionales independientes, consultores selectivos y atención personalizada · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

No todos los servicios deben confirmarse de manera automática e instantánea. En muchas disciplinas, el profesional necesita evaluar previamente el perfil del solicitante, comprobar si califica para el servicio o asegurarse de que dispone de la información necesaria antes de comprometer su tiempo. La opción Requiere confirmación de WaclisCAL te permite:

• Operar en modalidad de solicitud previa: el cliente elige día y hora tentativa, pero la cita no queda firme hasta que tú la apruebas expresamente.
• Revisar en tu panel de control los datos, respuestas al formulario y motivo de la reunión antes de dar el visto bueno.
• Aceptar o rechazar la solicitud con un solo clic desde tu sección de reservas.
• Evitar que se creen eventos en tu calendario de Google ni se emitan enlaces de videollamada hasta que hayas confirmado la cita.
• Informar de forma transparente al cliente sobre el estado de su solicitud mediante mensajes automáticos claros.

2. Cuándo utilizarlo

Activa la aprobación manual en las siguientes circunstancias:

• En admisiones y entrevistas de selección: Para verificar que el candidato cumpla con los requisitos del puesto antes de agendar la entrevista final.
• En consultas de asesoría de alto valor: Cuando requieres evaluar la viabilidad del proyecto del cliente antes de aceptar el encuentro.
• En servicios con cupos o condiciones especiales: Si necesitas validar pagos previos por transferencia o recepción de estudios médicos antes de bloquear el turno.
• Para evitar reservas indeseadas o spam: Si compartes tu enlace de forma muy masiva y deseas filtrar quién accede realmente a tu tiempo.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL con permisos de edición sobre el Tipo de Evento.
• ☐ Tener claro el criterio de evaluación que aplicarás para aprobar o desestimar las solicitudes.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder a la pestaña Avanzado del Tipo de Evento

1. En el menú lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Tipos de Eventos.
2. Selecciona el servicio en el que deseas exigir aprobación previa para abrir su editor.
3. En el menú lateral de configuración del evento, haz clic en la pestaña Avanzado.

Paso 2: Activar el control de Requiere confirmación

1. Desplázate hacia abajo en la pestaña Avanzado hasta localizar la tarjeta titulada Requiere confirmación.
2. Lee la indicación descriptiva del control: "La reserva necesita ser confirmada manualmente antes de que se envíe a las integraciones y se envíe un correo de confirmación".
3. Haz clic sobre el interruptor situado a la derecha de la tarjeta para activarlo (se iluminará en color rosa).

Control de aprobación manual en la pestaña Avanzado de WaclisCAL

Paso 3: Guardar la configuración

1. Pulsa el botón Guardar en la esquina superior derecha del editor.
2. A partir de este momento, cualquier reserva efectuada sobre este servicio ingresará como solicitud pendiente de revisión.

Paso 4: Revisar y aprobar o rechazar solicitudes desde tu panel

1. Cuando un cliente solicite una cita, recibirás una notificación por correo informándote de la nueva solicitud.
2. En el menú lateral de WaclisCAL, dirígete a Reservas.
3. Haz clic en la pestaña o filtro Por confirmar (o Pendientes).
4. Verás el listado de solicitudes recibidas junto con el nombre del cliente, fecha solicitada y respuestas al formulario:

- Para aprobar: Pulsa el botón verde Confirmar (o Aceptar). La cita quedará firme de inmediato, se emitirá el correo de confirmación oficial al cliente y se sincronizará con tu Google Calendar.

- Para desestimar: Pulsa el botón Rechazar. Podrás ingresar un mensaje cortés explicando el motivo de la declinación, y el cliente recibirá un aviso informándole que la solicitud no pudo ser aceptada.

5. Ejemplo

Veamos el caso del Dr. Gonzalo Méndez, especialista en peritajes médicos y consultoría legal:

• Situación: El Dr. Méndez brinda un servicio de "Evaluación Pericial Previa". No puede aceptar a cualquier solicitante, ya que debe verificar previamente que no exista conflicto de intereses con las partes intervinientes en el litigio.
• Configuración en WaclisCAL:

1. Activó Requiere confirmación en su Tipo de Evento.

2. En el formulario de reserva, incluyó dos preguntas obligatorias: el número de expediente y la carátula del juicio.

3. Al ingresar una solicitud de un nuevo abogado, el Dr. Méndez revisa los datos en su panel de WaclisCAL.

• Resultado: Si no hay conflicto ético, pulsa Confirmar y la reunión queda programada; si existe incompatibilidad, pulsa Rechazar con una nota explicativa. Mantiene un control ético absoluto sobre su agenda sin frustrar al cliente.

6. Qué verá la persona que reserva

El proceso para el solicitante es claro y no genera falsas expectativas:

1. Aviso previo en el formulario: Al elegir el horario, la pantalla le informa que la reserva está sujeta a confirmación por parte del profesional.
2. Pantalla de solicitud enviada: Al completar sus datos y pulsar enviar, la pantalla de comprobante le indica claramente: "Solicitud enviada. Recibirás un correo cuando el profesional confirme tu turno".
3. Notificación de estado:

- Si la apruebas: recibe el correo de confirmación definitiva con los datos del encuentro y el enlace de Google Meet o dirección física.

- Si la rechazas: recibe un correo informando que la solicitud fue cancelada junto con el mensaje explicativo si lo incluiste.

7. Qué sucede después

El impacto sobre tu agenda y herramientas integradas es el siguiente:

• Protección de tu calendario: Mientras la solicitud permanezca en estado pendiente, no se genera ningún evento en Google Calendar ni se envían salas de videollamada definitivas.
• Efecto sobre el horario: La franja horaria solicitada queda reservada provisionalmente mientras evalúas la petición para evitar que otra persona pida el mismo momento. Si rechazas la solicitud, la franja se libera de inmediato para el público.
• Trazabilidad: En tu historial de Reservas, conservas el registro tanto de las solicitudes aprobadas como de las rechazadas o canceladas.

8. Problemas frecuentes

El cliente afirma que reservó pero no le llegó el enlace de Google Meet

• Causa probable: La solicitud aún está pendiente de tu aprobación manual en el panel de WaclisCAL.
• Solución: Ingresa a Reservas → Por confirmar, localiza la solicitud y pulsa Confirmar. El cliente recibirá de inmediato su correo de confirmación con el enlace de videollamada.

Olvidé aprobar una solicitud y la fecha de la cita ya pasó

• Causa probable: No se revisó a tiempo la pestaña de solicitudes pendientes.
• Solución: Revisa diariamente tu sección de reservas pendientes o configura alertas en tu correo electrónico. Si la fecha venció, rechaza la solicitud caducada y contacta cortésmente al cliente para invitarlo a solicitar un nuevo turno.

9. Buenas prácticas

• Responde a las solicitudes dentro de las 24 horas: La rapidez al confirmar o declinar una solicitud proyecta gran profesionalismo y evita que el cliente busque otra alternativa.
• Explica en la descripción del evento que la cita requiere evaluación: Aclara brevemente en el campo de descripción los requisitos que deben cumplirse para ser aceptado.
• Redacta mensajes de rechazo corteses y constructivos: Si no puedes atender una solicitud, ofrece una breve explicación o sugiere canales alternativos de contacto.

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