¿Cómo gestionar vendedores, clientes y pedidos asignados en Waclis?

Waclis permite organizar el trabajo del equipo comercial mediante usuarios, roles y asignaciones de clientes y pedidos.

Esta funcionalidad permite que cada vendedor pueda trabajar con sus propios clientes, consultar sus pedidos y cotizaciones, acceder a la información necesaria para realizar el seguimiento comercial y recibir notificaciones cuando se registra una nueva operación.

También es posible limitar el acceso para que cada vendedor visualice únicamente los clientes y pedidos que tiene asignados.

¿Qué puedes hacer con la gestión de vendedores?

Con esta funcionalidad puedes:

• Crear un usuario independiente para cada vendedor.
• Agrupar a los vendedores dentro de un mismo rol.
• Definir los módulos y acciones disponibles para el equipo comercial.
• Asignar un vendedor responsable a cada cliente.
• Limitar el acceso a clientes asignados.
• Limitar el acceso a pedidos y cotizaciones asignados.
• Permitir que los vendedores editen los registros asignados.
• Reasignar clientes cuando cambia el responsable comercial.
• Crear clientes desde WaclisPOS y asignarlos automáticamente al usuario que los registró.
• Notificar al vendedor responsable cuando uno de sus clientes realiza una operación.

1. Crear un rol para los vendedores

Antes de crear los usuarios, se recomienda crear un rol que agrupe a todas las personas que tendrán funciones similares.

Por ejemplo, puedes crear un grupo llamado:

Vendedores

Para hacerlo:

1. Ingresa al Panel de Autogestión de Waclis.
2. Dirígete a Empleados > Roles.
3. Haz clic en Agregar grupo.
4. Ingresa el nombre del rol, por ejemplo, Vendedores.
5. Haz clic en Guardar.

Cada usuario puede pertenecer a un único grupo. Por este motivo, el rol debe incluir todos los permisos que necesitarán sus integrantes.

2. Configurar el acceso del grupo al módulo Ventas

Después de crear el rol, debes definir a qué información podrá acceder.

Para configurar los permisos:

1. Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
2. Haz clic en Agregar permiso.
3. En el campo Menú, selecciona Ventas.
4. En el campo Grupo, selecciona el rol creado, por ejemplo, Vendedores.
5. Configura las opciones de acceso.
6. Haz clic en Guardar.

Al seleccionar el menú Ventas, se mostrarán dos permisos especiales.

Acceso limitado a pedidos asignados

Al activar esta opción, los usuarios del grupo solamente podrán visualizar y gestionar los pedidos y cotizaciones que tengan asignados.

Dentro de los registros asignados podrán acceder a la información y editarlos, siempre que cuenten con los demás permisos necesarios.

Si esta casilla no está seleccionada, los usuarios del grupo podrán acceder a todos los pedidos y cotizaciones disponibles en el panel.

Acceso limitado a clientes asignados

Al activar esta opción, los usuarios del grupo solamente podrán visualizar y gestionar los clientes que tengan asignados.

Podrán ingresar a la ficha de esos clientes, consultar sus datos y realizar las acciones habilitadas para su rol.

Si esta casilla no está seleccionada, los usuarios podrán acceder a todos los clientes registrados en la tienda.

Utilizar ambas limitaciones

Las dos opciones pueden activarse al mismo tiempo:

• Acceso limitado a pedidos asignados.
• Acceso limitado a clientes asignados.

Esta configuración es recomendable cuando se desea que cada vendedor trabaje únicamente con su propia cartera de clientes y con las operaciones comerciales relacionadas.

3. Configurar otros módulos necesarios

Además del menú Ventas, puedes otorgar acceso a otros módulos según las tareas que realizará el equipo.

Por ejemplo:

Punto de venta

Permite que los vendedores utilicen WaclisPOS para:

• Crear pedidos.
• Crear cotizaciones.
• Registrar clientes.
• Consultar productos.
• Editar operaciones autorizadas.

Dentro de este permiso también puedes definir acciones específicas, como:

• Visualizar proveedores.
• Modificar precios de productos.
• Modificar precios de métodos de impresión.
• Aplicar descuentos por producto.
• Aplicar descuentos generales.
• Editar pedidos o cotizaciones.
• Eliminar pedidos o cotizaciones.

Ítems

Permite definir qué información del catálogo podrán consultar o modificar.

Entre las opciones disponibles se encuentran:

• Visualización de proveedores.
• Visualización de precios de venta.
• Visualización de precios de costo.
• Modificar precios de productos.
• Editar pedidos o cotizaciones desde el panel.
• Eliminar pedidos o cotizaciones desde el panel.

Se recomienda otorgar únicamente los permisos necesarios para las tareas de cada grupo.

4. Crear los usuarios vendedores

Después de crear el rol y configurar sus permisos, puedes registrar a cada integrante del equipo.

Para crear un usuario:

1. Ingresa a Empleados > Usuarios.
2. Haz clic en Agregar un usuario.
3. Completa los datos de la persona.
4. Selecciona el grupo correspondiente, por ejemplo, Vendedores.
5. Haz clic en Agregar usuario.

Cada vendedor podrá ingresar al Panel de Autogestión con sus propios datos de acceso.

Los módulos, clientes, pedidos y acciones disponibles dependerán de los permisos configurados para su grupo.

5. Asignar un vendedor a un cliente

Cada cliente puede tener un vendedor responsable.

Esta asignación permite identificar qué integrante del equipo debe realizar el seguimiento de la cuenta y facilita la organización de pedidos, cotizaciones y comunicaciones.

Para asignar un vendedor:

1. Ingresa a Ventas > Contactos.
2. Busca el cliente que deseas modificar.
3. Ingresa a su ficha.
4. Localiza el campo correspondiente al vendedor asignado.
5. Selecciona al usuario responsable.
6. Guarda o actualiza la información, según corresponda.

A partir de ese momento, el cliente quedará vinculado al vendedor seleccionado.

Si el grupo del vendedor tiene activado el permiso Acceso limitado a clientes asignados, ese usuario podrá visualizar al cliente dentro de su listado.

6. ¿Quién puede asignar clientes y pedidos?

La asignación puede ser realizada por:

• Un usuario con el rol Dueño de la tienda.
• Un usuario perteneciente a un grupo creado como Administrador, siempre que tenga los permisos necesarios.

Esto permite que la administración o supervisión comercial distribuya las cuentas y operaciones entre los integrantes del equipo.

7. ¿Qué ocurre cuando un cliente asignado realiza una operación?

Cuando un cliente registrado tiene un vendedor asignado y realiza una compra, un pedido o una cotización, el vendedor responsable recibe un correo electrónico con los detalles de la operación.

Esto permite:

• Conocer rápidamente la actividad del cliente.
• Realizar un seguimiento personalizado.
• Contactar al cliente cuando sea necesario.
• Revisar una cotización.
• Acompañar el proceso de compra.
• Mantener organizada la relación comercial.

Ejemplo

Un cliente habitual solicita una cotización desde el sitio web.

El vendedor asignado recibe la notificación y puede ingresar al panel para:

• Revisar los productos solicitados.
• Consultar los datos del cliente.
• Editar la cotización, si tiene autorización.
• Contactar al cliente.
• Continuar el seguimiento de la operación.

8. Gestionar los clientes asignados

Los vendedores pueden acceder a sus clientes desde:

Ventas > Contactos

Cuando el grupo tiene activado Acceso limitado a clientes asignados, el listado muestra únicamente los clientes vinculados con el usuario.

Desde la ficha de cada cliente es posible consultar, según los permisos disponibles:

• Datos personales o comerciales.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Dirección.
• Etiquetas.
• Contactos relacionados.
• Historial de pedidos.
• Productos favoritos.
• Datos de facturación.
• Vendedor asignado.

El vendedor también puede actualizar la información del contacto cuando tenga autorización.

9. Crear pedidos y cotizaciones para un cliente

El vendedor puede seleccionar un cliente y crear una nueva operación desde WaclisPOS.

Para hacerlo:

1. Ingresa a WaclisPOS.
2. Selecciona el cliente.
3. Agrega los productos al carrito.
4. Configura cantidades, variantes o personalizaciones.
5. Completa los datos necesarios.
6. Guarda la operación como pedido o cotización.

El registro quedará relacionado con el cliente seleccionado y podrá consultarse posteriormente desde el historial de pedidos.

Si el usuario tiene acceso limitado, solamente podrá consultar las operaciones que tenga asignadas.

10. Crear clientes desde WaclisPOS

Cuando un usuario crea un nuevo cliente directamente desde WaclisPOS, el sistema lo asigna automáticamente al usuario que realizó el registro.

Este comportamiento permite que los nuevos contactos comerciales tengan un responsable desde el momento de su creación.

Ejemplo

Un vendedor atiende a una persona que todavía no está registrada.

Desde WaclisPOS:

1. Crea el nuevo cliente.
2. Completa sus datos.
3. Continúa con el pedido o la cotización.

El nuevo cliente queda asignado automáticamente al vendedor que lo creó, lo que facilita el seguimiento posterior.

Esta asignación se realiza independientemente del rol del usuario que registre el contacto.

11. Gestionar pedidos asignados

Los vendedores pueden consultar las operaciones desde el módulo de ventas.

Cuando el permiso Acceso limitado a pedidos asignados está activo, cada usuario solamente podrá acceder a sus pedidos y cotizaciones asignados.

Esto permite que cada integrante del equipo pueda:

• Consultar operaciones pendientes.
• Revisar cotizaciones.
• Editar registros asignados.
• Dar seguimiento al cliente.
• Actualizar la operación desde WaclisPOS, si tiene autorización.
• Verificar el estado del pedido.

Esta limitación evita que los vendedores accedan a operaciones que corresponden a otros integrantes del equipo.

12. Editar un pedido o una cotización

Cuando el usuario cuenta con el permiso correspondiente, puede abrir un pedido o una cotización desde el panel para editarlo.

Al seleccionar la opción de edición, el sistema dirige la operación a WaclisPOS y carga sus productos en el carrito.

Desde allí puede:

• Agregar o quitar productos.
• Modificar cantidades.
• Actualizar personalizaciones.
• Revisar descuentos, si tiene autorización.
• Modificar datos disponibles.
• Guardar los cambios.

El usuario solamente podrá editar los registros a los que tenga acceso según la configuración de su grupo.

13. Reasignar un cliente a otro vendedor

La persona responsable de un cliente puede cambiar en cualquier momento.

Esta opción es útil, por ejemplo, cuando:

• Un vendedor deja de trabajar en la empresa.
• Se reorganizan las zonas o carteras comerciales.
• Un cliente necesita atención especializada.
• Se distribuyen nuevamente las cuentas entre el equipo.

Para reasignar un cliente:

1. Ingresa a Ventas > Contactos.
2. Abre la ficha del cliente.
3. Cambia el vendedor asignado.
4. Guarda la modificación.

Después del cambio, el nuevo responsable podrá acceder al cliente si tiene activado el acceso limitado a clientes asignados.

El vendedor anterior dejará de visualizarlo, salvo que tenga permisos para acceder a todos los clientes.

14. ¿Qué ocurre si las limitaciones no están activadas?

Si el grupo tiene acceso al menú Ventas, pero no se seleccionan las casillas de acceso limitado:

• Podrá acceder a todos los clientes.
• Podrá acceder a todos los pedidos y cotizaciones.

Por este motivo, es importante revisar la configuración antes de asignar usuarios al grupo.

Para un equipo comercial en el que cada vendedor debe gestionar solamente su propia cartera, se recomienda activar las dos opciones.

15. Ejemplo de configuración para un equipo de vendedores

Una configuración habitual podría ser la siguiente:

Rol

Vendedores

Menú Ventas

Activar:

• Acceso limitado a pedidos asignados.
• Acceso limitado a clientes asignados.

Menú Punto de venta

Permitir:

• Acceso a WaclisPOS.
• Creación de pedidos y cotizaciones.
• Edición de pedidos asignados, cuando corresponda.

Restringir, según la organización:

• Modificación de precios.
• Aplicación de descuentos.
• Eliminación de pedidos.
• Visualización de proveedores.

Menú Ítems

Permitir:

• Visualización de precios de venta.

Restringir, si no es necesario:

• Visualización de precios de costo.
• Modificación de precios.
• Eliminación de pedidos o cotizaciones.

Con esta configuración, los vendedores pueden gestionar su cartera y sus operaciones sin acceder a información sensible o a registros pertenecientes a otros usuarios.

Recomendaciones para gestionar al equipo comercial

Crear roles según las responsabilidades

Si algunos vendedores tienen permisos diferentes, puedes crear grupos separados, por ejemplo:

• Vendedores.
• Supervisores de ventas.
• Administradores comerciales.
• Vendedores con autorización de descuentos.

Limitar clientes y pedidos

Activa las dos opciones de acceso limitado cuando cada vendedor deba trabajar únicamente con sus propios registros.

Proteger la información de costos

No habilites la visualización de precios de costo para grupos que no necesiten esta información.

El precio de costo solamente puede mostrarse dentro de la ficha de edición del producto en el Panel de Autogestión. Nunca se muestra en el sitio web público.

Restringir acciones sensibles

Los permisos para modificar precios, aplicar descuentos o eliminar operaciones deberían asignarse únicamente a usuarios autorizados.

Mantener actualizadas las asignaciones

Revisa periódicamente los clientes y pedidos asignados para asegurar que cada registro tenga un responsable activo.

La gestión de vendedores en Waclis permite organizar la cartera de clientes, distribuir el trabajo comercial y controlar el acceso a la información.

Mediante los roles, los accesos a módulos y las asignaciones, cada integrante del equipo puede trabajar con los clientes y operaciones que le corresponden, mientras los administradores mantienen una visión general y el control sobre la gestión comercial.