¿Cómo configurar y utilizar condiciones de pago en Waclis?

La aplicación Condiciones de Pago permite crear y administrar las condiciones comerciales que estarán disponibles para los pedidos, las cotizaciones y el checkout del sitio web.

Puedes utilizarla para ofrecer opciones como:

• Contado.
• Canje.
• Pago anticipado.
• Pago contra entrega.
• Pago a 15, 30 o 60 días.
• Condiciones especiales para clientes mayoristas.
• Acuerdos comerciales personalizados.

Cada condición puede configurarse para aparecer únicamente en determinados procesos o para ciertos tipos de cliente. Además, puede asociarse con uno o varios métodos de pago disponibles en la tienda.

Según la configuración realizada, las condiciones se mostrarán automáticamente en WaclisPOS, en la edición de pedidos, en el checkout y en los documentos o comunicaciones generados para el cliente.

Diferencia entre una condición y un método de pago

Antes de comenzar, es importante distinguir ambos conceptos.

Condición de pago

Define el acuerdo comercial bajo el cual se realizará el pago.

Por ejemplo:

• Contado.
• Pago a 30 días.
• Canje.
• Anticipo del 50 %.
• Pago contra entrega.

Método de pago

Define el medio que se utilizará para realizar el pago.

Por ejemplo:

• Efectivo.
• Transferencia bancaria.
• Tarjeta.
• A convenir.
• Mercado Pago.
• Otro medio configurado en la tienda.

Una condición de pago puede estar asociada con uno o varios métodos de pago.

Por ejemplo, la condición Contado podría admitir:

• Efectivo.
• Transferencia.
• Tarjeta.

1. Instalar la aplicación Condiciones de Pago

Para comenzar:

1. Ingresa al Panel de Autogestión de Waclis.
2. Dirígete a Aplicaciones.
3. Utiliza el buscador e ingresa Condiciones de pago.
4. Localiza la aplicación en los resultados.
5. Selecciona la opción para instalarla.

Cuando la aplicación esté activa, aparecerá identificada como Instalada.

2. Ingresar a la configuración

Después de instalar la aplicación:

1. Ingresa nuevamente a Aplicaciones.
2. Busca Condiciones de pago.
3. Haz clic en el icono de configuración ubicado dentro de la tarjeta de la aplicación.

Se abrirá un panel lateral desde el cual podrás crear y administrar las condiciones disponibles para tu plataforma.

3. Crear una condición de pago

Dentro del panel de configuración, completa los siguientes campos.

Nombre de la condición

Ingresa el nombre que permitirá identificarla dentro del sistema y en las secciones donde se encuentre disponible.

Por ejemplo:

• Contado.
• Canje.
• Pago a 30 días.
• Anticipo del 50 %.
• Pago contra entrega.

Este campo es obligatorio.

Código interno

Puedes ingresar un código interno para identificar la condición dentro de tus procesos administrativos o integraciones.

Por ejemplo:

• CONTADO.
• CANJE26.
• ANTICIPO50.
• PAGO30D.

Este campo es opcional y no reemplaza el nombre visible de la condición.

Descripción interna

Permite registrar una explicación destinada al equipo que administra la plataforma.

Puedes utilizarla para indicar:

• En qué casos debe seleccionarse.
• Qué autorización requiere.
• Qué reglas comerciales se aplican.
• Qué documentación debe solicitarse.
• Qué vendedores pueden ofrecerla.

Por ejemplo:

Condición disponible para acciones promocionales previamente autorizadas por administración.

Esta descripción es de uso interno.

Descripción visible para el cliente

En este campo puedes escribir el texto que se mostrará al cliente cuando la condición se incluya en los procesos o documentos correspondientes.

Por ejemplo:

El pago deberá realizarse dentro de los 30 días posteriores a la emisión de la factura.

O bien:

Condición sujeta a aprobación comercial.

Se recomienda utilizar una descripción breve, clara y fácil de comprender.

4. Activar o desactivar la condición

En la opción Estado, puedes indicar si la condición se encuentra activa.

Condición activa

Cuando está activa, puede aparecer en los procesos habilitados según su configuración.

Condición inactiva

Cuando está inactiva, deja de estar disponible para nuevas operaciones.

Esta opción permite conservar la configuración sin eliminarla definitivamente.

Puede resultar útil para condiciones temporales, promociones o acuerdos que ya no se utilizan de forma habitual.

5. Definir el orden de aparición

En el campo Orden, ingresa un número para establecer la posición en la que se mostrará la condición dentro de los selectores.

Por ejemplo:

• Orden 1: Contado.
• Orden 2: Pago a 30 días.
• Orden 3: Canje.

Utilizar un orden permite mostrar primero las condiciones más utilizadas.

6. Elegir dónde estará disponible

En la sección Dónde se aplica, puedes activar uno o varios canales.

Las opciones pueden utilizarse de forma combinada.

Disponible en cotizaciones

Activa esta opción para que la condición pueda seleccionarse al crear o editar una cotización.

La condición elegida quedará asociada a la operación y podrá reflejarse en los documentos o mensajes generados.

Disponible en pedidos

Activa esta opción para que la condición pueda seleccionarse en pedidos.

Puede utilizarse tanto en la creación como en la edición de una operación, según el flujo habilitado en la tienda.

Disponible en checkout web

Activa esta opción para que la condición pueda aparecer durante el proceso de compra del sitio web.

Solamente se mostrarán al cliente las condiciones habilitadas para el checkout y que correspondan a su configuración.

Antes de activar una condición en el checkout, verifica que su nombre y descripción visible sean adecuados para el público.

Disponible por tipo de cliente

Activa esta opción cuando la condición deba ofrecerse únicamente a determinados tipos de cliente.

Por ejemplo:

• Mayoristas.
• Distribuidores.
• Clientes corporativos.
• Revendedores.
• Clientes especiales.

Al habilitarla, selecciona uno o varios tipos de cliente en el campo correspondiente.

De esta manera, puedes ofrecer condiciones comerciales diferentes según la clasificación de cada contacto.

7. Seleccionar los tipos de cliente

En el campo Tipos de cliente, busca y selecciona los grupos para los que estará disponible la condición.

Puedes asociar más de un tipo de cliente.

Por ejemplo, una condición de pago a 30 días podría estar habilitada únicamente para:

• Mayoristas.
• Clientes corporativos.

La disponibilidad dependerá del tipo asignado en la ficha de cada cliente.

Puedes revisar o modificar esta información desde:

Ventas > Contactos > Datos del cliente

8. Asociar métodos de pago

En la sección Métodos de pago asociados, selecciona uno o varios medios de pago compatibles con la condición.

Por ejemplo:

Condición: Contado

Métodos asociados:

• Efectivo.
• Transferencia.
• Tarjeta.

Condición: Canje

Métodos asociados:

• A convenir.
• Canje, si existe como método configurado.

Condición: Anticipo del 50 %

Métodos asociados:

• Transferencia.
• Tarjeta.
• Efectivo.

Esta asociación permite mantener coherencia entre la condición comercial seleccionada y los medios disponibles para completar el pago.

9. Guardar la condición

Después de completar la configuración:

1. Revisa el nombre y las descripciones.
2. Verifica que la condición esté activa.
3. Selecciona los lugares donde se aplicará.
4. Asocia los tipos de cliente, cuando corresponda.
5. Selecciona los métodos de pago compatibles.
6. Haz clic en Guardar.

La condición quedará disponible en las áreas habilitadas.

¿Dónde se utilizan las condiciones de pago?

Una vez creadas, las condiciones pueden aparecer automáticamente en diferentes sectores de Waclis.

Condiciones de pago en WaclisPOS

Al crear un pedido o una cotización desde WaclisPOS:

1. Selecciona el cliente.
2. Agrega los productos al carrito.
3. Haz clic en Datos en la barra inferior.
4. Localiza el campo Condiciones de Pago.
5. Abre el selector.
6. Elige una de las opciones disponibles.

El selector mostrará únicamente las condiciones que correspondan al tipo de operación y, cuando exista una restricción, al tipo de cliente seleccionado.

La condición de pago no reemplaza al método de pago. Ambos datos pueden formar parte de la misma operación.

El tutorial actual del Cotizador online también identifica Datos como la sección desde la cual se completan las configuraciones generales de la cotización.

Condiciones de pago en cotizaciones

Cuando una condición está habilitada para cotizaciones, puede seleccionarse al preparar el presupuesto desde WaclisPOS.

La condición seleccionada puede quedar registrada en:

• La cotización guardada.
• El PDF generado.
• La vista previa.
• Los mensajes enviados al cliente.
• La información consultada desde el panel.

Esto permite comunicar claramente las condiciones comerciales junto con los productos, precios y demás datos de la propuesta.

Condiciones de pago en pedidos

Cuando una condición está habilitada para pedidos, puede seleccionarse al registrar una venta.

La condición queda asociada al pedido y puede consultarse posteriormente desde:

Administración > Ventas > Pedidos

También puede aparecer al abrir o editar el registro.

Condiciones de pago al editar un pedido

Cuando se abre un pedido desde el panel, el sistema muestra un selector de Condición de pago dentro de la información de la operación.

Desde allí puedes:

• Consultar la condición actual.
• Seleccionar otra condición disponible.
• Actualizar la operación.

Las opciones mostradas dependerán de la configuración realizada en la aplicación.

Condiciones de pago en el checkout

Cuando una condición está habilitada para el checkout web, puede mostrarse al comprador durante el proceso de compra.

La disponibilidad puede depender de:

• Que la condición esté activa.
• Que esté habilitada para el checkout.
• El tipo de cliente.
• Los métodos de pago asociados.
• Las demás reglas comerciales configuradas.

Se recomienda utilizar nombres y descripciones que no requieran explicaciones adicionales.

Visualización en PDF y comprobantes

La condición seleccionada puede incluirse en el documento generado para la operación.

Por ejemplo:

Condición de pago: Canje

Esta información permite que el cliente reciba una cotización o comprobante con las condiciones comerciales claramente indicadas.

Visualización en WhatsApp y correo electrónico

Cuando se comparte una operación por WhatsApp o correo electrónico, la condición de pago también puede incorporarse al detalle enviado.

Esto evita que el vendedor tenga que escribirla manualmente y ayuda a mantener la misma información en todos los canales.

Por ejemplo, el mensaje puede incluir:

• Número de pedido.
• Productos.
• Cantidades.
• Subtotal.
• Impuestos.
• Total.
• Condición de pago.
• Enlace al sitio o a la operación.

El documento de implementación muestra la condición seleccionada tanto en el comprobante como en el mensaje enviado por WhatsApp.

Ejemplos de configuración

Condición: Contado

Código interno: CONTADO

Descripción interna: Cobro completo al confirmar el pedido.

Descripción visible: El importe total debe abonarse al confirmar la compra.

Disponible en cotizaciones: Sí.

Disponible en pedidos: Sí.

Disponible en checkout web: Sí.

Disponible por tipo de cliente: No.

Métodos asociados: Efectivo, transferencia y tarjeta.

Condición: Pago a 30 días

Código interno: PAGO30D

Descripción interna: Requiere autorización administrativa previa.

Descripción visible: Pago disponible hasta 30 días después de la facturación.

Disponible en cotizaciones: Sí.

Disponible en pedidos: Sí.

Disponible en checkout web: No.

Disponible por tipo de cliente: Sí.

Tipos de cliente: Mayoristas y clientes corporativos.

Métodos asociados: Transferencia bancaria.

Condición: Canje

Código interno: CANJE

Descripción interna: Utilizar únicamente en acuerdos comerciales autorizados.

Descripción visible: Operación realizada mediante acuerdo de canje.

Disponible en cotizaciones: Sí.

Disponible en pedidos: Sí.

Disponible en checkout web: No.

Disponible por tipo de cliente: Sí, cuando corresponda.

Métodos asociados: A convenir.

¿Cómo modificar una condición de pago?

Para actualizar una condición existente:

1. Ingresa a Aplicaciones.
2. Busca Condiciones de pago.
3. Abre su configuración.
4. Localiza la condición que deseas modificar.
5. Actualiza los campos necesarios.
6. Haz clic en Guardar.

Los cambios se aplicarán a las nuevas selecciones realizadas en los procesos habilitados.

Antes de modificar una condición utilizada habitualmente, revisa si el cambio podría alterar la forma en que se presenta a los clientes.

¿Cómo dejar de ofrecer una condición?

Cuando una condición ya no deba utilizarse, puedes desactivar su estado.

Para hacerlo:

1. Abre la configuración de Condiciones de pago.
2. Localiza la condición.
3. Desactiva la opción Estado.
4. Guarda los cambios.

La condición dejará de aparecer en las nuevas operaciones, pero su configuración se conservará.

Esta alternativa es recomendable cuando existen operaciones anteriores que utilizaron esa condición.

Recomendaciones

Utilizar nombres claros

El nombre debe permitir que el cliente y el equipo comprendan rápidamente la condición.

Utiliza:

• Pago a 30 días.
• Contado.
• Anticipo del 50 %.

Evita nombres internos difíciles de interpretar.

Diferenciar la descripción interna de la visible

Utiliza la descripción interna para instrucciones dirigidas al equipo.

Utiliza la descripción visible para explicar la condición al cliente.

Restringir condiciones especiales

Las opciones como pago diferido, crédito o canje pueden limitarse mediante los tipos de cliente.

Esto evita que se ofrezcan a contactos que no tienen autorización comercial.

Revisar los métodos asociados

Verifica que los métodos seleccionados sean compatibles con la condición.

Por ejemplo, una condición de pago diferido podría no ser compatible con ciertos medios de cobro inmediato.

Configurar el orden

Coloca primero las condiciones más utilizadas para facilitar el trabajo del equipo y reducir errores de selección.

Revisar el checkout

Antes de habilitar una condición en el sitio web, realiza una compra de prueba para verificar:

• El nombre mostrado.
• La descripción.
• Los tipos de cliente.
• Los métodos asociados.
• El funcionamiento general del proceso.

La aplicación Condiciones de Pago permite adaptar los pedidos, cotizaciones y compras online a las reglas comerciales de cada negocio. Con una configuración adecuada, el equipo puede seleccionar únicamente las opciones autorizadas y el cliente recibe información clara y consistente en todos los canales.