¿Cómo solicitar y aprobar descuentos en WaclisPOS?

La aplicación Aprobación de Descuentos permite controlar los descuentos que los vendedores solicitan al crear pedidos o cotizaciones en WaclisPOS.

Cuando la aplicación está instalada, los usuarios que no tienen autorización para aplicar descuentos directamente pueden generar una solicitud. Esta solicitud es enviada a los usuarios responsables de aprobarla, quienes podrán:

• Aprobar el descuento solicitado.
• Rechazarlo.
• Modificar su valor antes de aprobarlo.

El descuento puede solicitarse sobre:

• Un producto específico.
• El descuento general del pedido o la cotización.

Cada solicitud queda registrada y puede consultarse posteriormente desde el Panel de Autogestión.

La aplicación está disponible para clientes con el plan Evolución y funciona dentro de WaclisPOS.

¿Cómo funciona el proceso?

El flujo general es el siguiente:

1. Un vendedor crea un pedido o una cotización en WaclisPOS.
2. Solicita un descuento sobre un producto o sobre el total.
3. Indica el valor y el motivo de la solicitud.
4. El sistema guarda automáticamente la operación como Borrador.
5. La solicitud queda registrada con estado Pendiente.
6. Cada vez que se registra una solicitud, los usuarios autorizados para aprobar descuentos reciben una notificación dentro del Panel de Autogestión. 
7. El aprobador o administrador puede ingresar desde la notificación o desde su panel de solicitudes para abrir el borrador correspondiente en WaclisPOS y gestionar el descuento. 
8. Aprueba, rechaza o modifica el descuento.
9. El vendedor consulta el resultado.
10. El vendedor vuelve a abrir el borrador y guarda la operación cuando esté lista.

La aprobación se gestiona individualmente para cada descuento solicitado.

Diferencia entre el borrador y la solicitud

Es importante distinguir el estado de la operación del estado de cada solicitud.

Estado del pedido o de la cotización

Cuando se registra la primera solicitud de descuento, el pedido o la cotización se guarda como:

Borrador

Esto permite conservar los productos y continuar trabajando sobre la misma operación.

Estado de la solicitud

Cada descuento solicitado comienza con el estado:

Pendiente

Posteriormente, la solicitud puede quedar como:

• Aprobada
• Rechazada
• Modificada

Por lo tanto, una cotización puede estar en estado Borrador y contener una o varias solicitudes en estado Pendiente.

¿Qué ocurre si la aplicación no está instalada?

Si tu cuenta no tiene instalada la aplicación Aprobación de Descuentos, WaclisPOS mantiene su funcionamiento habitual.

Los usuarios que tengan habilitados los permisos correspondientes pueden aplicar descuentos directamente desde:

• El modal de cada producto.
• El descuento general del pedido o de la cotización.

En este caso, no se genera ninguna solicitud ni es necesaria la intervención de un aprobador.

1. Instalar la aplicación Aprobación de Descuentos

Para activar esta funcionalidad:

1. Ingresa al Panel de Autogestión de Waclis.
2. Dirígete a Aplicaciones.
3. Utiliza el buscador e ingresa Aprobación de descuentos.
4. Abre la ficha de la aplicación.
5. Selecciona la opción para instalarla.

Cuando la aplicación esté activa, se incorporarán los permisos y secciones necesarias para utilizar el flujo de aprobación.

2. Configurar quién puede aprobar descuentos

Después de instalar la aplicación, debes asignar el permiso a los grupos responsables de revisar las solicitudes.

Para hacerlo:

1. Ingresa a Empleados > Accesos a Módulos.
2. Localiza el permiso de Punto de venta correspondiente al grupo.
3. Abre su configuración.
4. Activa la opción:

Aprobación de descuentos

1. Guarda o actualiza el permiso.

Este permiso aparece dentro de las configuraciones de Punto de venta después de instalar la aplicación.

¿Quiénes pueden aprobar solicitudes?

Pueden gestionar las solicitudes:

• Los usuarios cuyo grupo tenga habilitado el permiso Aprobación de descuentos.
• El usuario con el rol Dueño de la tienda.
• Los usuarios pertenecientes a un rol creado como Administrador, con los permisos correspondientes.

Todos los usuarios autorizados recibirán las nuevas solicitudes dentro del sistema.

3. Configurar el grupo de vendedores

Los vendedores que deban solicitar autorización no deben contar con permiso para aplicar directamente los descuentos que requieren aprobación.

La configuración se realiza desde:

Empleados > Accesos a Módulos > Punto de venta

Puedes controlar por separado:

• Descuentos por producto o cotización.
• Descuentos del pedido o cotización.
• Aprobación de descuentos.

La combinación de permisos debe ajustarse al funcionamiento de cada equipo.

Por ejemplo, un grupo de vendedores puede tener acceso a WaclisPOS, pero no autorización para confirmar directamente descuentos especiales. En ese caso, el sistema les permitirá generar solicitudes.

4. Ingresar a WaclisPOS

Para comenzar una operación:

1. Ingresa al Panel de Autogestión.
2. Abre el lanzador de aplicaciones ubicado en la parte superior derecha.
3. Selecciona WaclisPOS.
4. Elige si deseas crear una Cotización o un Pedido.
5. Selecciona el cliente.
6. Agrega los productos al carrito.

La aprobación de descuentos funciona tanto para pedidos como para cotizaciones.

¿Cómo solicitar un descuento sobre un producto?

1. Abrir el producto

Localiza el producto en WaclisPOS y agrégalo al carrito.

Puedes abrir el modal del producto desde el listado o editarlo posteriormente desde el carrito.

2. Seleccionar la opción de solicitar descuento

Dentro del modal, localiza la sección correspondiente al descuento del producto.

Cuando el usuario no puede aplicarlo directamente, encontrará la opción:

Solicitar descuento

Selecciona esta opción para abrir el formulario de solicitud.

3. Elegir el tipo de descuento

Selecciona el tipo de descuento que deseas solicitar.

Según las opciones disponibles, puede tratarse de:

• Un porcentaje.
• Un importe o valor fijo.

4. Ingresar el valor solicitado

Completa el campo Valor con el descuento que deseas proponer.

Por ejemplo:

• 20 %.
• Un importe fijo determinado.

5. Explicar el motivo

En el campo Explicación, escribe el motivo de la solicitud.

Por ejemplo:

• El cliente solicitó un descuento para confirmar la compra.
• Se trata de una operación de gran volumen.
• El cliente recibió una propuesta comercial especial.
• Se necesita igualar una condición previamente acordada.
• La venta requiere una autorización excepcional.

Es recomendable incluir información clara para que el aprobador pueda tomar una decisión sin solicitar detalles adicionales.

6. Guardar la solicitud

Selecciona:

Guardar solicitud

El sistema registrará el descuento y lo asociará con el producto correspondiente.

Dentro del carrito aparecerá un resumen con información como:

• Valor solicitado.
• Tipo de descuento.
• Motivo de la solicitud.

¿Cómo solicitar un descuento general?

También es posible solicitar un descuento sobre el total del pedido o de la cotización.

Para hacerlo:

1. Localiza el campo de descuento general dentro del resumen del carrito.
2. Selecciona la opción para solicitar el descuento.
3. Elige si corresponde a un porcentaje o a un importe.
4. Ingresa el valor.
5. Escribe el motivo.
6. Guarda la solicitud.

El descuento general se registra independientemente de los descuentos solicitados para productos individuales.

Una misma operación puede contener:

• Descuentos solicitados sobre uno o varios productos.
• Una solicitud de descuento general.
• Productos sin solicitudes de descuento.

5. Creación automática del borrador

La primera vez que se registra una solicitud de descuento, WaclisPOS guarda automáticamente la operación como Borrador.

La dirección del navegador cambia a una ruta similar a:

punto-venta-v2/borrador/36878

El número final identifica el pedido o la cotización guardada.

A partir de ese momento puedes continuar trabajando sobre el mismo borrador y:

• Agregar más productos.
• Editar cantidades.
• Eliminar productos.
• Crear nuevas solicitudes.
• Modificar los datos generales.
• Agregar productos sin descuento.

Todos los productos posteriores se incorporan al mismo borrador. El vendedor puede agregar productos con nuevas solicitudes de descuento y también productos sin descuento, sin necesidad de crear una operación diferente.

La ruta del navegador conservará el identificador del borrador mientras el vendedor continúe trabajando sobre esa misma operación.

No es necesario crear un nuevo pedido para cada solicitud.

6. Notificación a los aprobadores

Cada vez que se registra una nueva solicitud de descuento dentro del borrador, Waclis genera una notificación en el Panel de Autogestión para los usuarios autorizados.

La recibirán:

• Todos los usuarios con el permiso Aprobación de descuentos.
• El usuario con el rol Dueño de la tienda.
• Los usuarios del grupo Administrador que cuenten con acceso.

Los aprobadores y administradores también pueden consultar y gestionar las solicitudes desde:

Marketing > Solicitudes de descuento

Desde esta sección pueden acceder al borrador relacionado y resolver cada solicitud de manera individual.

La notificación muestra información como:

• Tipo de aviso.
• Producto relacionado.
• Momento en que se registró.

Al hacer clic sobre la notificación, el sistema abre directamente el borrador correspondiente en WaclisPOS y muestra automáticamente el modal del producto relacionado con la solicitud.

De esta manera, el aprobador no necesita localizar manualmente el producto dentro del carrito. Desde el modal abierto podrá revisar el descuento solicitado, consultar el motivo indicado por el vendedor y decidir si desea aprobarlo o rechazarlo.

Importante

Las notificaciones de esta aplicación se muestran dentro del panel.

No se envían por correo electrónico.

¿Cómo revisar y resolver una solicitud?

1. Abrir la solicitud

• Haz clic en el icono de notificaciones ubicado en la parte superior del Panel de Autogestión y selecciona la notificación identificada como:
• Solicitud de descuento
• También puedes ingresar desde:
• Marketing > Solicitudes de descuento
• y seleccionar la solicitud que deseas revisar.
• El sistema abrirá el pedido o la cotización en estado Borrador dentro de WaclisPOS.

2. Revisar el producto solicitado

• Al ingresar a la solicitud, WaclisPOS abre automáticamente el modal del producto correspondiente.
• No es necesario localizar el producto dentro del carrito ni seleccionar manualmente su icono de edición.

• Dentro del modal se mostrará la sección correspondiente a la solicitud actual, donde el aprobador podrá consultar:

  • El porcentaje de descuento solicitado.

  • El motivo escrito por el vendedor.

  • La información y los valores del producto.

  • La opción para aprobar la solicitud.

  • La opción para rechazarla.

  • La posibilidad de modificar el porcentaje antes de aprobar.

Si la solicitud corresponde a un descuento general del pedido o de la cotización, el sistema mostrará la información y las opciones correspondientes a ese descuento.

3. Revisar la operación

Antes de tomar una decisión, el aprobador puede consultar:

• Cliente.
• Producto.
• Cantidad.
• Precio unitario.
• Subtotal.
• Impuestos.
• Total.
• Motivo de la solicitud.
• Otros productos incluidos en el borrador.
• Otras solicitudes registradas.

Esto permite evaluar el descuento dentro del contexto completo de la venta.

Aprobar una solicitud

Desde el modal que se abre automáticamente, el aprobador puede aceptar el descuento solicitado o autorizar un porcentaje diferente antes de confirmar la aprobación.

Aprobar el porcentaje solicitado

Para aceptar la solicitud sin realizar cambios:

1. Revisa el porcentaje solicitado y el motivo indicado por el vendedor.

2. Selecciona Aprobar.

3. Confirma la aprobación.

El descuento se aplicará sobre el producto correspondiente.

La solicitud cambiará al estado:

Aprobada

Modificar el porcentaje antes de aprobar

Si el aprobador considera que debe otorgarse un descuento diferente, puede modificar el porcentaje directamente desde el mismo modal antes de confirmar.

Por ejemplo, si el vendedor solicitó un descuento del 20 %, el aprobador puede cambiarlo al 15 % y luego seleccionar Aprobar.

En este caso:

• Se aplicará el porcentaje autorizado por el aprobador.

• No se aplicará el porcentaje solicitado originalmente.

• La solicitud quedará identificada como Modificada.

Esta opción permite resolver la solicitud en una única instancia, sin rechazarla ni solicitar al vendedor que genere una nueva.

El pedido o la cotización continuará en estado Borrador hasta que el vendedor revise la operación y la guarde definitivamente.

Rechazar una solicitud

Para rechazar el descuento:

1. Abre la solicitud.
2. Revisa la información.
3. Selecciona Rechazar.

La solicitud cambiará al estado:

Rechazada

El descuento rechazado se elimina automáticamente del cálculo de la operación.

Los productos permanecen dentro del borrador y pueden continuar formando parte del pedido o de la cotización sin ese descuento.

Solicitudes independientes dentro de una misma operación

Cada solicitud se gestiona de manera independiente.

Por ejemplo, una cotización puede contener cinco productos:

• Producto 1: descuento aprobado.
• Producto 2: descuento rechazado.
• Producto 3: descuento modificado.
• Producto 4: solicitud pendiente.
• Producto 5: sin descuento.

También puede contener una solicitud de descuento general.

El aprobador puede resolver cada solicitud por separado, sin necesidad de aprobar o rechazar todas al mismo tiempo.

¿Cómo consulta el vendedor sus solicitudes?

El usuario que generó los descuentos puede consultar su historial desde:

Marketing > Mis solicitudes de descuento

En esta sección encontrará un listado con información como:

• Cliente.
• Orden relacionada.
• Producto.
• Tipo de operación.
• Usuario.
• Tipo de descuento.
• Aplicación del descuento.
• Valor.
• Estado.
• Fecha.

Desde este listado, el vendedor puede consultar todas las solicitudes que ha generado, revisar su estado y acceder a los borradores relacionados para continuar trabajando sobre ellos.

Buscar y filtrar solicitudes

En la parte superior de Mis solicitudes de descuento se encuentran:

• Un buscador.
• Un filtro por estado.
• El botón Buscar.

El vendedor puede localizar una solicitud por sus datos o filtrar según su estado.

Los estados disponibles son:

• Pendiente.
• Aprobada.
• Rechazada.
• Modificada.

Abrir el borrador desde Mis solicitudes

En el extremo derecho de cada solicitud aparece un icono con forma de ojo.

Al seleccionarlo, el sistema abre el pedido o la cotización en WaclisPOS.

Desde allí, el vendedor puede:

• Revisar los descuentos.
• Consultar el resultado de cada solicitud.
• Editar los productos.
• Agregar o eliminar artículos.
• Actualizar los datos de la operación.
• Guardar definitivamente el pedido o la cotización.

Notificación del resultado al vendedor

Cada vez que un aprobador:

• Aprueba una solicitud.
• Rechaza una solicitud.
• Modifica una solicitud.

el vendedor recibe una notificación dentro del Panel de Autogestión.

La notificación permite conocer la decisión y regresar a la operación para continuar con el proceso comercial.

Estas notificaciones tampoco se envían por correo electrónico.

Otra forma de abrir el borrador

Además de Mis solicitudes de descuento, el vendedor puede recuperar la operación desde:

WaclisPOS > Historial de pedidos

En el historial, el registro aparecerá con el estado:

Borrador

Para abrirlo:

1. Localiza la operación.
2. Selecciona el icono de visualización o edición disponible.
3. El sistema cargará el borrador en WaclisPOS.

También puede acceder desde:

Administración > Ventas > Pedidos

y utilizar el icono de abrir en WaclisPOS, representado por un cuadrado con una flecha diagonal hacia arriba.

Este icono permite abrir el registro en una nueva vista para gestionarlo dentro del Punto de Venta.

Acciones disponibles mientras está en borrador

Mientras el pedido o la cotización permanece en estado Borrador, se puede:

• Abrir.
• Editar.
• Agregar o eliminar productos.
• Gestionar solicitudes.
• Modificar información.
• Eliminar el borrador, si el usuario tiene permiso.

Sin embargo, mientras permanece como borrador:

• No puede imprimirse.
• No puede enviarse por WhatsApp.
• No puede enviarse por correo electrónico.
• No genera todavía el documento definitivo de la cotización o del pedido.

Estas acciones estarán disponibles después de guardar la operación.

¿Es necesario esperar todas las aprobaciones?

No es obligatorio esperar a que todas las solicitudes sean resueltas.

El vendedor puede finalizar la operación aunque:

• Existan solicitudes pendientes.
• Algunas solicitudes hayan sido aprobadas.
• Algunas hayan sido rechazadas.
• Algunas hayan sido modificadas.

Los descuentos rechazados se eliminan del cálculo.

Los descuentos aprobados o modificados se aplican con el valor autorizado.

Antes de finalizar, se recomienda revisar el total para confirmar qué descuentos forman parte de la operación.

7. Guardar el pedido o la cotización

Cuando el vendedor decida finalizar la operación:

1. Abre el borrador desde Mis solicitudes de descuento o desde el Historial de pedidos.
2. Revisa los productos.
3. Verifica los descuentos aprobados, rechazados, modificados o pendientes.
4. Completa los datos necesarios.
5. Selecciona Guardar cotización o Guardar pedido, según corresponda.

El registro dejará de mostrarse como borrador y pasará al estado correspondiente.

Por ejemplo, al guardar una cotización, aparecerá con el estado:

Cotización

8. Imprimir o enviar la operación

Después de guardar el borrador como pedido o cotización, se habilitan las acciones disponibles para compartirlo.

Según el tipo de operación, podrás:

• Generar el PDF.
• Imprimir.
• Enviar por WhatsApp.
• Enviar por correo electrónico.
• Consultar la vista previa.
• Continuar con el proceso comercial.

Mientras la operación esté en borrador, estas acciones no estarán disponibles.

¿Cómo consulta el aprobador todas las solicitudes?

Los aprobadores y administradores disponen de la sección:

Marketing > Solicitudes de descuento

Desde allí pueden consultar las solicitudes recibidas y acceder a las operaciones relacionadas.

El listado permite identificar:

• Pedido o cotización.
• Fecha.
• Cliente.
• Información de contacto.
• Total.
• Acciones disponibles.

Para gestionar una solicitud:

1. Localiza el registro.
2. Selecciona el icono de abrir en WaclisPOS, representado por un cuadrado con una flecha diagonal hacia arriba.
3.  El sistema abrirá el borrador en WaclisPOS y mostrará automáticamente el modal del producto correspondiente a la solicitud. Desde allí, el aprobador podrá revisar el motivo, aprobar o rechazar el descuento y, antes de aprobarlo, modificar el porcentaje solicitado cuando sea necesario.

Permisos relacionados

La aplicación trabaja junto con los permisos de WaclisPOS.

Desde:

Empleados > Accesos a Módulos > Punto de venta

puedes configurar:

Aprobación de descuentos

Permite aprobar, rechazar o modificar solicitudes.

Descuentos por producto o cotización

Controla los descuentos aplicados a productos individuales.

Descuentos del pedido o cotización

Controla el descuento general de la operación.

Editar pedidos o cotizaciones

Permite abrir y modificar operaciones anteriores.

Eliminar pedidos o cotizaciones

Permite eliminar registros desde WaclisPOS.

Modificar precios de productos

Permite cambiar el precio unitario de los productos.

Estos permisos son independientes. Un usuario puede tener autorización para aprobar descuentos, pero no para eliminar pedidos o modificar precios.

Ejemplo completo del proceso

Un vendedor prepara una cotización con tres productos.

El cliente solicita un 20 % de descuento sobre uno de ellos y un 10 % de descuento general.

El vendedor:

1. Agrega los productos.
2. Solicita el 20 % sobre el producto.
3. Escribe el motivo.
4. Solicita el 10 % sobre el total.
5. El sistema guarda la cotización como borrador.

Los aprobadores reciben las notificaciones.

El administrador abre el borrador y decide:

• Modificar el descuento del producto del 20 % al 15 %.
• Rechazar el descuento general.

El vendedor recibe las notificaciones y vuelve a abrir la operación.

El sistema:

• Aplica el 15 % aprobado al producto.
• Elimina el descuento general rechazado.

El vendedor revisa el nuevo total, guarda la cotización y, después de hacerlo, puede imprimirla o enviarla al cliente.

Recomendaciones

Explicar claramente cada solicitud

Incluye un motivo específico para facilitar la decisión del aprobador.

Revisar el total antes de guardar

Una operación puede contener descuentos aprobados, rechazados, modificados o pendientes. Verifica siempre el cálculo final.

Asignar pocos aprobadores responsables

Otorga el permiso únicamente a usuarios que deban tomar decisiones comerciales.

No confundir borrador con solicitud pendiente

El borrador corresponde al pedido o a la cotización. El estado pendiente corresponde al descuento solicitado.

Revisar las notificaciones dentro del panel

Las solicitudes y sus respuestas no se envían por correo electrónico.

Utilizar el historial

Si se cierra la pestaña de WaclisPOS, el borrador puede recuperarse desde Mis solicitudes de descuento o desde Historial de pedidos.

La aplicación Aprobación de Descuentos permite mantener un control comercial más preciso sin interrumpir el trabajo del equipo de ventas. Los vendedores pueden preparar la operación y solicitar excepciones, mientras los responsables autorizados revisan cada descuento antes de que el pedido o la cotización sea enviado al cliente.