Gestiona citas desde el chat de WhatsApp con el Panel WaclisCAL en Inbox (Dashboard App)

Nivel: Intermedio · Público: Operadores de atención, agentes comerciales y equipos de soporte · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La integración del Panel WaclisCAL en Inbox (Dashboard App) incorpora toda la potencia de agendamiento directamente dentro de la ventana de conversación de WhatsApp en Waclis Inbox:

• Consultar al instante las citas pasadas, activas o pendientes del contacto con el que estás conversando sin salir del chat.
• Agendar un nuevo turno para el cliente en segundos aprovechando que sus datos de contacto ya están precargados.
• Reprogramar o cancelar citas existentes directamente desde la barra lateral derecha de la pantalla de mensajes.
• Enviar confirmaciones inmediatas por WhatsApp mientras mantienes el diálogo fluido con el cliente.
• Evitar el cambio continuo entre pestañas del navegador o la necesidad de abrir el panel general de WaclisCAL.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica el Panel WaclisCAL en Inbox en los siguientes escenarios:

• Atención al cliente por WhatsApp: Un cliente escribe solicitando un turno y el operador puede agendarlo sin interrumpir la conversación.
• Consultas sobre el estado de citas: Cuando una persona pregunta "¿A qué hora tenía mi turno hoy?", el operador visualiza la respuesta en el panel lateral al abrir el chat.
• Gestión ágil de reprogramaciones: El cliente escribe indicando que no podrá asistir y el agente le ofrece alternativas libres en tiempo real y mueve la reserva en dos clics.
• Equipos de ventas y prospección: Al calificar un prospecto por chat, el asesor comercial asegura la demostración antes de que el usuario abandone la conversación.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Cuenta de usuario activa tanto en WaclisCAL como en Waclis Inbox con el mismo correo electrónico corporativo.
• ☐ Tener conectada la integración global de Waclis Inbox (Conecta Waclis Inbox para enviar notificaciones automáticas por WhatsApp).
• ☐ Tener configurada la aplicación de panel (Dashboard App) en los ajustes de Waclis Inbox con la URL oficial de WaclisCAL.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder a una conversación en Waclis Inbox

1. Inicia sesión en tu cuenta de Waclis Inbox (https://inbox.waclis.com).
2. En la bandeja de entrada, haz clic sobre cualquier conversación abierta de WhatsApp con un cliente.
3. Se desplegará el hilo central de mensajes con el contacto.

Paso 2: Desplegar la barra lateral de aplicaciones

1. En el lateral derecho de la pantalla de conversación, localiza la pestaña o icono del Panel WaclisCAL (identificado con el icono de calendario o el nombre WaclisCAL).
2. Haz clic sobre la pestaña para expandir el panel lateral.
3. WaclisCAL reconocerá automáticamente el número de teléfono del contacto del chat y buscará todas las reservas asociadas a ese cliente.

Paso 3: Consultar el historial de citas del contacto

1. En la parte superior del panel lateral, verás la tarjeta del cliente y el listado de sus reservas:

- Próximas citas: Con fecha, hora local, tipo de evento y estado (Confirmada o Pendiente).

- Citas pasadas: Historial previo de atención brindada.

1. Si el cliente no tiene reservas previas, el panel indicará Sin citas activas.

Paso 4: Agendar un nuevo turno desde el chat

1. En el panel lateral de WaclisCAL, haz clic en el botón + Agendar turno.
2. Selecciona el Tipo de Evento solicitado por el cliente (por ejemplo, Consulta 30 min).
3. Se abrirá la cuadrícula de disponibilidad. Pregúntale al cliente qué día y hora prefiere y haz clic sobre la franja acordada.
4. Los campos de contacto se completarán automáticamente con los datos del perfil del chat en Waclis Inbox:

- Si el servicio requiere WhatsApp (ART-72), el sistema toma el nombre y el número internacional de WhatsApp del contacto. No se requiere inventar ni solicitar correo electrónico.

- Si el servicio requiere Correo electrónico o Correo y WhatsApp, el operador completa la casilla de email del cliente antes de confirmar.

1. Haz clic en Confirmar reserva.
2. La cita quedará asentada en la agenda y el sistema enviará de inmediato el mensaje automático de confirmación por WhatsApp en esa misma conversación.

Paso 5: Reprogramar o cancelar desde el panel

1. Si el cliente te pide mover su cita, busca la reserva en la lista del panel lateral y haz clic en el botón de opciones (...) o Reprogramar.
2. Elige la nueva fecha u hora consensuada con el cliente (con fechas en español DD/MM/AAAA) y confirma.
3. Ambos recibirán la actualización y el horario anterior quedará liberado automáticamente.

5. Ejemplo práctico

Caso: Mariana escribe al WhatsApp corporativo de una clínica dental preguntando si pueden atenderla el miércoles a las 15:00 para una limpieza.

1. Carlos, operador de recepción en Waclis Inbox, abre el chat de Mariana y despliega el Panel WaclisCAL en la barra lateral derecha.
2. Carlos verifica que Mariana asistió a un control hace tres meses (cita pasada visible en el panel).
3. Hace clic en + Agendar turno, selecciona Limpieza Dental 45m y revisa el miércoles a las 15:00: la franja está disponible.
4. Carlos selecciona las 15:00 y hace clic en Confirmar reserva usando directamente su número de WhatsApp existente.
5. En el mismo chat, el sistema dispara el mensaje automático de WhatsApp confirmando el turno, y Carlos le responde con un mensaje cordial: "¡Listo Mariana! Ya quedó agendado tu turno para el miércoles a las 15:00. Nos vemos entonces".
6. Toda la gestión se resolvió en menos de 45 segundos sin salir de la conversación y sin pedirle correo electrónico.

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente disfruta de una experiencia conversacional impecable:

• No tiene que abrir enlaces externos si no lo desea; el operador gestiona la cita por él.
• Recibe inmediatamente el mensaje formal de confirmación de WaclisCAL con los detalles y el enlace a la sala o dirección física.
• Percibe una atención rápida, personalizada y sin demoras.

7. Qué sucede después

• Sincronización instantánea: La cita agendada desde el panel lateral se refleja inmediatamente en el calendario general de WaclisCAL (Visualiza tu mes completo de trabajo y detecta días libres en la Vista Mensual) y en Google Calendar.
• Asignación automática: Si tu equipo utiliza asignación multiagente (Asignación Multiagente: Asigna automáticamente la reserva al profesional que atendió el chat), la cita puede quedar imputada automáticamente al asesor que operaba la conversación.

8. Problemas frecuentes

9. Buenas prácticas

10. Artículos relacionados

• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos
• Asignación Multiagente: Asigna automáticamente la reserva al profesional que atendió el chat
• Agenda un turno manualmente para clientes que llaman por teléfono o llegan en persona
• Conecta Waclis Inbox para enviar notificaciones automáticas por WhatsApp
• Solución: El Panel WaclisCAL en Inbox (Dashboard App) muestra pantalla en blanco o error de conexión