Asignación Multiagente: Asigna automáticamente la reserva al profesional que atendió el chat

Aprende a configurar la vinculación entre los operadores de atención en Waclis Inbox y los profesionales de WaclisCAL para que cada cita acordada por WhatsApp se registre automáticamente en la agenda del asesor que gestionó la conversación.

1. Qué permite hacer

La Asignación Multiagente resuelve uno de los mayores desafíos en equipos comerciales y de soporte: asegurar que cuando un asesor atiende a un cliente por WhatsApp y concreta una reunión o turno, la reserva quede agendada a su propio nombre y en su calendario individual, sin derivaciones manuales posteriores ni confusiones sobre quién es el responsable del contacto.

Al activar esta correspondencia:

El sistema identifica al operador activo en la conversación de Waclis Inbox.
Vincula su identidad con su usuario correspondiente en WaclisCAL.
Al crear la cita desde el panel lateral (Dashboard App) o mediante el flujo conversacional, se selecciona automáticamente su Tipo de Evento y su agenda personal.
Si la conversación no tiene un agente asignado, o el operador no posee cuenta en la agenda, el sistema aplica de forma segura el profesional o anfitrión predeterminado de la organización.

2. Cuándo utilizarlo

Utiliza la Asignación Multiagente en los siguientes escenarios:

Equipos de ventas: Cada ejecutivo comercial atiende prospectos que ingresan por WhatsApp y debe agendar demostraciones o llamadas de calificación en su propio calendario.
Consultorios y clínicas: Secretarias o recepcionistas atienden consultas generales y asignan la cita al especialista médico que corresponda o al profesional que tomó la guardia.
Soporte técnico y postventa: Los agentes técnicos coordinan sesiones de asistencia remota asignadas directamente al especialista que está diagnosticando el caso.
Servicios profesionales compartidos: Estudios contables o legales donde varios socios atienden la misma línea de WhatsApp y necesitan que sus respectivas citas no se mezclen.

3. Antes de comenzar

Antes de configurar la asignación automática, asegúrate de contar con:

Cuenta con permisos de administrador en WaclisCAL y en Waclis Inbox.
Cada miembro del equipo debe tener creado su usuario activo en WaclisCAL con el mismo correo electrónico configurado en Waclis Inbox.
El módulo de Waclis Inbox debe estar conectado y operativo (consulta Conecta Waclis Inbox para enviar notificaciones automáticas por WhatsApp).
Al menos un Tipo de Evento configurado y activo para cada profesional del equipo.

4. Paso a paso

Paso 1: Accede a la configuración de Equipos en WaclisCAL

En la barra lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Ajustes y luego selecciona Equipos y Organización.
Dirígete a la sección Integración con Waclis Inbox.
Localiza el apartado Mapeo de Agentes y Operadores.

Paso 2: Revisa la correspondencia automática por correo electrónico

Por defecto, WaclisCAL realiza una coincidencia inteligente vinculando el correo electrónico del operador de Waclis Inbox con el correo del usuario en WaclisCAL.
Observa la lista de operadores detectados en tu bandeja de WhatsApp.
Comprueba que cada operador tenga asignado el usuario de WaclisCAL correspondiente con una etiqueta verde de Vinculado.

Paso 3: Asigna manualmente operadores con correos diferentes (si aplica)

Si un operador utiliza correos distintos en ambas plataformas, haz clic en el menú desplegable junto a su nombre de Inbox.
Selecciona de la lista el usuario de WaclisCAL correspondiente.
Haz clic en Guardar correspondencia.

Paso 4: Define el anfitrión predeterminado de respaldo (Fallback)

En el campo Profesional predeterminado, selecciona qué miembro del equipo recibirá las citas si la conversación en Inbox no tiene un operador asignado al momento de reservar.
Esta configuración garantiza que nunca se pierda una reserva si un cliente agenda de forma automatizada o antes de que un agente humano tome el chat.

Paso 5: Activa el interruptor de Asignación Automática

Enciende el interruptor Respetar agente asignado en Inbox al reservar.
Haz clic en el botón superior Guardar cambios.
A partir de este momento, cada vez que un operador abra el panel lateral de WaclisCAL dentro de una conversación en Inbox, su propia agenda aparecerá preseleccionada.

5. Ejemplo de uso

Imagina que en tu equipo de ventas trabajan dos asesores: Laura Martínez y Carlos Benítez. Ambos atienden la misma línea central de WhatsApp de la empresa.

Un cliente potencial escribe por WhatsApp consultando por una demostración de producto.
Laura toma la conversación en Waclis Inbox, por lo que el chat queda asignado a su nombre.
Laura abre el Panel WaclisCAL en la barra lateral derecha de la conversación.
El panel detecta automáticamente que el operador es Laura y muestra de inmediato su Tipo de Evento "Demostración Comercial (Laura)" con sus horarios libres.
Laura selecciona el día acordado con el cliente y confirma la cita.
La reserva queda registrada en el Google Calendar de Laura y la confirmación por WhatsApp enviada al cliente indica que su reunión será con Laura Martínez. Carlos no ve interrumpida su agenda y el cliente recibe atención continua con la misma persona.

6. Qué verá la persona que reserva

El cliente no percibe configuraciones técnicas internas:

Durante la conversación de WhatsApp, habla de manera natural con el asesor.
Al confirmarse la cita, recibe la notificación correspondiente (por WhatsApp y/o correo electrónico) indicando claramente el nombre del profesional que lo atenderá.
Si el servicio incluye sala virtual de Google Meet, el anfitrión de la videollamada será el asesor asignado (sin requerir obligatoriamente email del cliente si el evento es por WhatsApp).

7. Qué sucede después

Bloqueo en Google Calendar: La cita se añade instantáneamente al calendario del profesional vinculado, bloqueando ese horario para evitar dobles reservas.
Notificación al profesional: El asesor recibe la notificación confirmando que tiene una nueva cita agendada desde el chat.
Historial en Inbox: En la conversación de WhatsApp queda una nota interna registrando que la cita fue agendada exitosamente con fecha (en formato DD/MM/AAAA), hora y enlace de gestión.

8. Problemas frecuentes

El panel lateral muestra siempre al mismo profesional y no al operador del chat

Causa: El interruptor "Respetar agente asignado en Inbox" no está activado, o el operador actual no tiene correspondencia con ningún usuario de WaclisCAL.
Solución: Revisa la tabla de mapeo de agentes en Ajustes y confirma que el correo del operador en Inbox coincida con su cuenta en WaclisCAL.

El chat no tiene operador asignado y da error al intentar agendar

Causa: No se configuró un profesional predeterminado de respaldo (fallback).
Solución: Selecciona un anfitrión predeterminado en la sección de Equipos para que reciba las reservas de conversaciones que aún no fueron tomadas por un agente específico.

Un operador no ve sus Tipos de Evento en el panel lateral

Causa: El usuario en WaclisCAL no tiene Tipos de Evento activos o están marcados como ocultos.
Solución: Ingresa a la cuenta del profesional y verifica que tenga al menos un Tipo de Evento encendido y con disponibilidad horaria configurada.

9. Buenas prácticas

Mantén correos electrónicos unificados: Utiliza la misma dirección de correo corporativo para cada integrante en Waclis Inbox y en WaclisCAL para que la correspondencia sea automática y sin mantenimiento manual.
Asigna las conversaciones antes de agendar: Acostumbra al equipo a asignarse formalmente el chat en Inbox antes de presionar el botón de reserva para asegurar la atribución correcta.
Revisa los permisos de anfitrión: Asegúrate de que cada asesor tenga su Google Calendar conectado para que los turnos se sincronicen en tiempo real con sus dispositivos personales.

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