Qué sucede después de reservar: Pantalla de confirmación y guardado en el calendario del cliente

Conoce al detalle qué información visualiza el cliente al finalizar una reserva en WaclisCAL, cómo funciona la pantalla de confirmación exitosa, las opciones de descarga de archivos de calendario (.ics) y los mensajes automáticos que aseguran que nadie olvide la cita.

1. Qué permite hacer

El momento inmediatamente posterior a la confirmación de una cita es crítico para la tranquilidad del cliente. Si la pantalla se congela o no muestra un comprobante claro, el usuario puede dudar de si la reserva realmente se procesó e intentar agendar una segunda vez, provocando citas duplicadas.

La Pantalla de Confirmación de WaclisCAL está diseñada para otorgar certeza absoluta:

• Muestra un estado visual de éxito con el mensaje: "¡Esta reunión está programada!" (o "Solicitud enviada para aprobación" en eventos con confirmación manual).
• Resume con máxima claridad todos los datos pactados: nombre del servicio, fecha, hora exacta, anfitrión y modalidad de atención.
• Ofrece botones de un solo toque para agregar el evento de forma nativa a Google Calendar, Outlook, Apple Calendar / iPhone o descargar el archivo universal .ics.
• Proporciona el enlace directo a la sala de Google Meet (en reuniones virtuales) o la dirección física con enlace a Google Maps (en citas presenciales).
• Incluye enlaces permanentes de autogestión para que el cliente pueda reprogramar o cancelar si lo necesita más adelante.

2. Cuándo utilizarlo

Esta guía es de lectura recomendada para:

• Conocer exactamente qué recibe y qué ve tu cliente al completar el proceso de reserva.
• Diseñar tus mensajes y recomendaciones previas (por ejemplo: recordar que revisen su correo o agreguen la cita a su calendario).
• Comprender la diferencia entre citas de confirmación inmediata y citas que requieren aprobación manual previa.

3. Antes de comenzar

Para asegurar que la pantalla de confirmación contenga toda la información necesaria:

1. Comprueba que el Tipo de Evento tenga definida una ubicación clara (Google Meet, dirección física o llamada telefónica).
2. Si utilizas confirmación manual, ten presente que la pantalla informará al cliente que su turno se encuentra en revisión.
3. Asegúrate de tener activadas las notificaciones de confirmación por WhatsApp y correo electrónico.

4. Elementos de la pantalla de confirmación paso a paso

1. Indicador de estado y encabezado

• En la parte superior se muestra un ícono destacado de verificación en verde con el título oficial de éxito.
• Debajo, se especifica el nombre del profesional u organización con quien se mantendrá el encuentro.

2. Resumen cronológico del turno

• Fecha y Día de la semana: Mostrado en español con formato legible y estándar DD/MM/AAAA (ejemplo: "Jueves, 24/09/2026" o "Jueves, 24 de septiembre de 2026").
• Hora y duración: Expresada en la zona horaria del cliente con la duración total (ejemplo: "15:30 - 16:15 (45 min)").
• Zona horaria detectada: Se aclara de manera visible el huso horario en el que fue registrada la cita.

3. Modalidad y datos de acceso

• Reuniones virtuales: Se visualiza el botón interactivo Unirse con Google Meet junto con el enlace directo (meet.google.com/...) para copiarlo con un clic. El enlace se genera de inmediato incluso si la reserva se creó solo con WhatsApp sin correo.
• Consultorios o locales presenciales: Se muestra la dirección física completa acompañada de un botón que abre la ubicación exacta en Google Maps o Apple Maps.
• Llamadas telefónicas: Se confirma el número al que llamará el profesional a la hora acordada.

4. Botones para agregar al calendario personal

WaclisCAL facilita que el cliente guarde el turno en su propia aplicación de calendario para recibir alertas en su teléfono, con o sin correo registrado:

• Botón Google Calendar: Abre Google Calendar en una nueva pestaña con el evento ya completado y listo para guardar en su cuenta personal de Google.
• Botón Apple Calendar / Outlook: Descarga automáticamente el archivo estándar .ics que el sistema operativo de iPhone, Mac o Windows abre directamente en su aplicación de calendario predeterminada.

5. Enlaces de gestión posterior

Al pie de la confirmación, el cliente dispone de dos enlaces seguros vinculados a su código de reserva:

• Reprogramar: Permite elegir un nuevo día u horario si surge un imprevisto.
• Cancelar: Permite dar de baja el turno informando el motivo.

5. El flujo de confirmaciones automáticas posteriores

En los siguientes segundos tras confirmarse la cita:

1. Mensaje de WhatsApp inmediato: Si el cliente ingresó su número móvil y tienes activo el módulo de Inbox, recibe un mensaje directo en WhatsApp:

> "¡Hola Mariana! Tu turno para Consulta de Asesoría quedó confirmado para el jueves 24/09/2026 a las 15:30 hs. Podrás unirte a la videollamada desde este enlace: meet.google.com/abc-defg-hij. ¡Te esperamos!"

1. Correo electrónico oficial: Si el cliente ingresó su dirección de correo (en eventos que requieren o admiten email), recibe un correo corporativo con el resumen completo y el archivo adjunto invite.ics. En reservas de Solo WhatsApp, no se envían correos y todo el ciclo se canaliza fluidamente por WhatsApp.
2. Notificación al anfitrión: El profesional recibe el aviso de nueva reserva en su bandeja de entrada y en su panel de control de WaclisCAL.

6. Qué verá la persona si el evento tiene aprobación manual

Si el servicio tiene activada la opción Aprobación manual requerida:

• El título de la pantalla cambia a: "Solicitud de reserva enviada".
• El texto aclara cordialmente: "Tu solicitud para el jueves 24 a las 15:30 hs fue enviada al profesional. Te notificaremos por correo electrónico y WhatsApp en cuanto sea revisada y confirmada".
• No se muestra el enlace de videollamada hasta que el anfitrión presione el botón de aprobación en su panel.

7. Qué sucede después

1. Bloqueo firme: El horario queda cerrado e inaccesible para cualquier otro usuario.
2. Programación de recordatorios: Se activa la cuenta regresiva en el sistema para despachar los recordatorios automáticos de WhatsApp 24 horas y 30 minutos antes de la hora fijada.

8. Problemas frecuentes

El cliente dice que cerró la ventana y no sabe cómo volver a ver los datos

• Causa: El usuario cerró el navegador por accidente antes de presionar "Agregar a calendario".
• Solución: Tranquilízalo: todos los datos del encuentro, el enlace de Meet y los botones de reprogramación fueron despachados a su correo electrónico y a su WhatsApp segundos después de agendar.

El cliente descargó el archivo .ics pero no sabe cómo abrirlo en su teléfono

• Causa: Algunos navegadores móviles guardan el archivo en la carpeta de descargas sin abrirlo de inmediato.
• Solución: Recomienda al cliente tocar el botón directo de Google Calendar o Apple Calendar según la marca de su smartphone para que la sincronización sea instantánea sin descargas manuales.

9. Buenas prácticas

• Incluye recomendaciones en la confirmación: Aprovecha el campo de notas de confirmación en el Tipo de Evento para brindar indicaciones útiles (ejemplo: "Recomendamos conectarse 5 minutos antes con auriculares" o "Contamos con estacionamiento propio en la puerta").
• Verifica que los correos no vayan a Spam: Configura tu propio servidor SMTP corporativo para asegurar que los correos de confirmación lleguen directo a la bandeja de entrada principal del cliente.
• Mantén visibles los enlaces de reprogramación: Permitir que el cliente cambie su fecha de forma autónoma reduce el ausentismo imprevisto en más de un 80%.

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