Gestión multimoneda en oportunidades comerciales, checklists y notas de negociación

• Categoría: Ventas y seguimiento comercial
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 11 minutos
• Rol necesario: Agente o Administrador con acceso al módulo Kanban

En muchas negociaciones reales, un cliente no recibe una única cifra estática: es habitual cotizar equipamiento o licencias en dólares (USD) junto con servicios de instalación o mantenimiento en moneda local (ARS, PYG, BRL, EUR), o presentar dos alternativas de presupuesto dentro de la misma operación. El Tablero Kanban de Waclis Inbox incorpora un motor de múltiples ofertas multimoneda por tarjeta, totalizadores inteligentes por divisa en la cabecera de cada etapa, checklists interactivos con barra de progreso y notas de negociación con archivos adjuntos.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Cargar múltiples ofertas con distintas monedas en una misma tarjeta: En lugar de limitarte a un único monto rígido, puedes registrar dentro de la misma oportunidad varias ofertas identificadas por su descripción, importe y divisa (ARS, USD, EUR, PYG, etc.).
• Visualizar totales limpios por divisa en cada etapa: La cabecera de cada columna del tablero suma y muestra los importes estrictamente agrupados por código de moneda (por ejemplo: USD 4.200 | ARS 1.850.000), sin mezclar divisas distintas en una suma falsa y sin contaminar los totales cuando existen tarjetas operativas sin monto cargado.
• Estandarizar requisitos con Checklists y documentar con Notas: Dentro de cada tarjeta puedes tildar pasos de verificación obligatorios (como "Validar CUIT", "Aprobar muestras", "Confirmar depósito") y adjuntar archivos o comentarios de seguimiento en la pestaña de Notas de la oportunidad.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Tener al menos un Embudo comercial activo en el módulo Kanban.
• Contar con permisos de acceso al tablero Kanban (Administrador o rol con Acceder al tablero Kanban y oportunidades).
• Definir internamente con tu equipo qué divisas utilizarán al registrar propuestas económicas para mantener criterios uniformes en todo el embudo.

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Registrar múltiples ofertas y divisas dentro de una tarjeta Kanban

1. Abre una tarjeta existente desde el tablero Kanban o créala desde el bloque Elementos Kanban en la barra lateral derecha de una conversación activa.
2. Dentro del detalle de la tarjeta, dirígete a la sección de Valor / Ofertas comerciales.
3. Para cargar la primera propuesta económica:

• Importe / Valor (value): Ingresa el monto numérico de la propuesta (por ejemplo, 1500).
• Moneda (currency): Selecciona la divisa correspondiente en el selector de monedas (por ejemplo, USD - Dólar estadounidense, ARS - Peso argentino, PYG - Guaraní paraguayo, EUR - Euro o BRL - Real brasileño).
• Descripción de la oferta (description): Escribe qué comprende ese monto (por ejemplo: "Opción A: Equipamiento importado llave en mano").

1. Si la misma negociación incluye un segundo componente en otra moneda o una variante alternativa, haz clic en + Añadir oferta y registra el nuevo ítem (por ejemplo: Valor: 850000, Moneda: ARS, Descripción: "Servicio de instalación y puesta en marcha local").
2. Haz clic en Guardar para actualizar la tarjeta.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La tarjeta mostrará sus ofertas desglosadas con el símbolo y código de cada moneda. Al mirar la parte superior de la columna en la vista Tablero, verás que la cabecera de la etapa actualiza inmediatamente los totales separando cada divisa (por ejemplo: USD 1.500 y ARS 850.000).

Paso 2: Crear y completar un Checklist de verificación dentro de la oportunidad

Para evitar que un vendedor avance o cierre una oportunidad olvidando pasos críticos del proceso:

1. Haz clic sobre la tarjeta Kanban para abrir su vista detallada 360° y selecciona la pestaña o sección Checklist.
2. En el campo Añadir elemento al checklist (o Nueva subtarea), escribe el primer paso de control (por ejemplo: "Verificar disponibilidad de stock en depósito"), presiona Enter o haz clic en Añadir.
3. Repite el proceso para sumar todos los hitos de esa venta (ej. "Enviar cotización PDF de WaclisPOS", "Recibir comprobante de seña del 50%", "Solicitar datos fiscales para Factura A").
4. A medida que el equipo completa cada paso, marca la casilla de verificación correspondiente.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El sistema actualizará en vivo la barra de progreso del checklist (Progreso del checklist, por ejemplo 2/4 completados - 50%) y registrará qué agente marcó cada ítem y en qué fecha, mostrando además el indicador resumido en la vista exterior de la tarjeta en el tablero.

Paso 3: Añadir Notas de negociación con archivos adjuntos y controlar tiempos

1. Dentro del modal de detalle de la tarjeta Kanban, dirígete a la sección Notas.
2. Escribe el resumen de los avances o acuerdos alcanzados con el cliente (por ejemplo: "El gerente de compras aprobó el presupuesto en USD pero solicitó dividir el pago de la instalación en ARS en 2 cuotas").
3. Si necesitas respaldar la nota con un documento (como una orden de compra firmada, un pliego técnico o una captura de transferencia), adjunta el archivo correspondiente y haz clic en Añadir nota.
4. Para verificar cuánto tiempo lleva la oportunidad en su columna actual o auditar posibles demoras, consulta el indicador de permanencia de la tarjeta y la pestaña de Reporte de tiempo.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La nota quedará grabada en la bitácora interna de la oportunidad con el nombre del autor, la fecha exacta y los archivos descargables, manteniendo toda la evidencia comercial unida al negocio.

4. Qué significa cada opción importante (Reglas multimoneda y seguimiento)

4.1 Cómo funciona la totalización multimoneda en las cabeceras de etapa

4.2 Comparativa de los 3 niveles de notas dentro de Waclis Inbox

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Consulta rápida desde la conversación: Cuando un cliente te escribe por WhatsApp preguntando "¿Cómo quedó mi presupuesto?", no necesitas salir del chat e ir al módulo Kanban: abre el acordeón Elementos Kanban en el panel lateral derecho de la conversación para ver de inmediato el estado de su tarjeta y sus ofertas cargadas.
• Control de vencimientos en vista Agenda: Si asignas una Fecha límite a tus oportunidades multimoneda, conmuta el tablero a la vista Agenda en Kanban para ver ordenadas por día todas las propuestas cuyo plazo de validez está por vencer.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Alertas y automatizaciones por tiempo de permanencia: Aprovecha que cada tarjeta registra el instante exacto en que entró a la etapa para configurar reglas automáticas cuando una cotización de alto valor permanece en Presupuesto Enviado durante más de 48 horas sin respuesta.
• Etiquetas de prioridad y asignación múltiple: En oportunidades corporativas con ofertas superiores a cierto monto en USD, asigna prioridad Urgente en la tarjeta y suma al supervisor comercial dentro de Agentes asignados para acompañar el cierre.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisPOS (pos.waclis.com): Cuando generas una cotización formal en PDF desde WaclisPOS (utilizando tus listas de precios y plantillas de cotización) y la envías por WhatsApp a través de Waclis Inbox, puedes reflejar ese importe exacto en las Ofertas de tu tarjeta Kanban y adjuntar el PDF o el enlace del Portal Público de aprobación en las Notas de la oportunidad.
• Waclis (Tienda Online / Carrito Cotizador): Si recibes pedidos mayoristas desde el Carrito Cotizador en tu bandeja de Waclis Inbox, registra el importe del pedido en la tarjeta Kanban para medir cuánto dinero tienes en etapa de Confirmación de Stock y Pago.
• Waclis Factur (factur.waclis.com): Recuerda que los montos y ofertas cargados en el Tablero Kanban de Waclis Inbox cumplen una función de seguimiento comercial y pronóstico de ventas (pipeline); la emisión legal del comprobante electrónico en pesos o moneda extranjera ante ARCA/AFIP se realiza exclusivamente en Waclis Factur.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. En la cabecera de la etapa veo dos importes separados en lugar de un único total sumado

• Síntoma: En la parte superior de la columna En Negociación aparece USD 3.000 por un lado y ARS 1.200.000 por otro.
• Causa probable: Tienes tarjetas u ofertas cargadas en distintas monedas dentro de la misma etapa. Por precisión financiera, Waclis Inbox agrupa los subtotales estrictamente por código de divisa para no mezclar monedas diferentes.
• Cómo resolverlo: Es el comportamiento correcto del sistema. Si cargaste una moneda distinta por error en alguna tarjeta (por ejemplo, pusiste USD cuando eran ARS), abre esa tarjeta, corrige la divisa de la oferta y el totalizador de la columna se unificará al instante.

2. Creé una tarjeta Kanban para un prospecto nuevo pero la cabecera de la columna no muestra monto monetario

• Síntoma: El contador de la etapa dice 1 tarjeta, pero no aparece ningún importe en moneda debajo del título de la columna.
• Causa probable: La tarjeta fue creada sin valor monetario ni ofertas cargadas (habitual cuando el cliente recién consulta y aún no se le cotizó). El sistema omite los valores vacíos para no ensuciar los indicadores monetarios.
• Cómo resolverlo: Apenas definas el monto estimado de la operación, abre la tarjeta, ingresa el valor y la moneda en la sección de Ofertas, y el importe aparecerá reflejado en la cabecera de la etapa.

3. Quiero que un compañero reciba un aviso urgente con @ escribiendo dentro de las Notas de la tarjeta Kanban

• Síntoma: Escribes @nombre en la pestaña Notas de la tarjeta Kanban esperando que suene una alerta de mención de chat.
• Causa probable: Las Notas de la tarjeta Kanban son bitácoras documentales de la oportunidad comercial; las menciones interactivas con notificación instantánea funcionan dentro de la pestaña Nota privada (fondo amarillo) de la conversación activa.
• Cómo resolverlo: Si necesitas que un compañero intervenga en la tarjeta, agrégalo en el campo Agentes asignados de la oportunidad Kanban o menciónalo con @ en una Nota privada dentro de la conversación vinculada.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuántas ofertas puedo cargar dentro de una misma tarjeta Kanban?

Puedes registrar múltiples ofertas dentro de la misma tarjeta para representar opciones de presupuesto (Opción Básica vs. Opción Completa) o componentes en distintas divisas (equipamiento en USD + abono mensual en ARS).

¿Cualquier agente puede marcar o desmarcar ítems del Checklist de una oportunidad?

Sí. Todos los agentes que tengan acceso de visualización y edición sobre esa tarjeta Kanban pueden completar ítems del checklist a medida que avanza la operación, quedando registrado quién completó cada paso.

¿El cliente puede ver las ofertas, el checklist o las notas que cargamos en su tarjeta Kanban?

No. Todo el contenido del módulo Kanban (ofertas, prioridades, motivos de pérdida, checklists y notas adjuntas) es información interna y confidencial de tu equipo en Waclis Inbox.

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