Tablero Kanban comercial: embudos de venta y oportunidades en el chat

Muchas empresas pierden ventas no por falta de interesados, sino por falta de seguimiento cuando los prospectos quedan desorganizados en una larga lista de chats. Waclis Inbox integra un módulo comercial compuesto por un tablero Kanban y un gestor de oportunidades comerciales vinculado directamente a tus conversaciones de WhatsApp y otros canales.

Este tutorial te enseña a crear oportunidades de venta directamente desde el panel de chat, asignarles un valor monetario estimado y gestionar su progreso visual a través de las etapas del embudo comercial.

Antes de empezar

• Debes tener acceso activo a Waclis Inbox con rol de Administrador, Supervisor o usuario con permisos para gestionar oportunidades comerciales.
• El administrador debe haber creado previamente al menos un embudo comercial (por ejemplo: Embudo de Ventas Principal o Grandes Cuentas) con sus etapas correspondientes.
• Las conversaciones en las que desees crear oportunidades deben tener asignado un contacto válido (nombre o número telefónico registrado).

Cómo hacerlo

Paso 1: Crear una oportunidad comercial desde la conversación activa

Cuando un contacto manifieste interés en comprar o solicite un presupuesto durante el chat:

1. Abre la conversación con el cliente en tu bandeja de Inbox.
2. Dirígete a la barra lateral derecha (panel de información del contacto).
3. Localiza la sección "Oportunidades comerciales" (o Deals) y haz clic en el botón "+ Nueva oportunidad" (o "Crear oportunidad").
4. Se abrirá una ventana modal de carga de oportunidad con los siguientes campos:

• Título de la oportunidad: Escribe una descripción breve y clara (por ejemplo: Presupuesto 300 Botellas Térmicas o Servicio Mantenimiento Anual).
• Embudo comercial: Si tienes varios embudos, selecciona el correspondiente (por ejemplo: Ventas B2B).
• Etapa inicial: Selecciona la columna donde iniciará la tarjeta (habitualmente Primer Contacto o Calificado).
• Valor monetario estimado: Ingresa el monto previsto de la venta.
• Moneda: Selecciona la divisa correspondiente (por ejemplo: USD, ARS, EUR u otra divisa configurada).
• Fecha de cierre prevista: Opcionalmente, define la fecha estimada en la que planeas cerrar la operación.

1. Haz clic en "Crear oportunidad" (o "Guardar").

> ¿Qué debería ocurrir?

> La oportunidad quedará vinculada a la conversación y visible en la barra lateral derecha del chat, con su monto y etapa actual.

Paso 2: Visualizar y gestionar el Tablero Kanban general

Para tener una visión panorámica de todos los prospectos y negocios en curso:

1. En el menú de navegación principal izquierdo, haz clic en el icono de "Kanban" (o sección "Embudos de venta").
2. En la parte superior de la pantalla, selecciona en el menú desplegable el embudo que deseas consultar.
3. Observarás las columnas de etapas ordenadas de izquierda a derecha (por ejemplo: Nuevo Lead > Calificado > Presupuesto Enviado > En Negociación > Ganado / Perdido).
4. Cada tarjeta representa una oportunidad comercial e incluye:

• Nombre del contacto o empresa.
• Título de la oportunidad y monto en moneda seleccionada.
• Asesor comercial asignado.
• Enlace directo a la conversación de chat original.

Paso 3: Mover oportunidades entre etapas

A medida que la negociación avanza en el diálogo con el cliente, actualiza su estado de dos formas:

• Desde el Tablero Kanban: Haz clic sobre la tarjeta y arrástrala mediante arrastrar y soltar (drag-and-drop) hacia la siguiente columna (por ejemplo, de Calificado a Presupuesto Enviado).
• Desde el chat: En la barra lateral derecha de la conversación, abre el selector desplegable de etapa dentro de la tarjeta de la oportunidad y selecciona la nueva etapa sin salir de la conversación.

Paso 4: Finalizar la oportunidad como Ganada o Perdida

Cuando el ciclo de venta concluya:

1. Si el cliente confirmó la compra: arrastra la tarjeta a la columna "Ganado" (o selecciónalo en el menú de la tarjeta). El valor se sumará a tus métricas de ventas cerradas.
2. Si el cliente desistió de la compra: arrastra la tarjeta a la columna "Perdido" y selecciona el motivo de pérdida (por ejemplo: Precio elevado, Compró a competidor o Proyecto suspendido) para alimentar las estadísticas comerciales.

Cómo comprobar que quedó configurado

1. En el panel lateral derecho del chat, la oportunidad debe mostrarse con el título, monto y la etapa recién seleccionada.
2. Abre la vista general del Tablero Kanban:

• La tarjeta debe figurar en la columna exacta correspondiente.
• La cabecera de la columna debe actualizar el contador de tarjetas y la sumatoria total del valor monetario acumulado en esa etapa.

1. Haz clic sobre la tarjeta en el Kanban: debe abrirse una vista rápida con los datos del negocio y un botón que te permite volver directamente al chat con el cliente.

Qué ocurre después

• El equipo comercial obtiene visibilidad sobre el estado del pipeline de ventas sin depender de planillas de cálculo externas.
• Los supervisores pueden consultar el volumen en juego en cada etapa y detectar qué oportunidades llevan varios días sin avance ni respuesta.
• Los asesores pueden retomar conversaciones antiguas filtrando en el Kanban aquellas oportunidades que quedaron pendientes en etapa de negociación.

Recomendaciones y buenas prácticas

• Un chat, múltiples oportunidades: Si un cliente habitual compra periódicamente, no modifiques la oportunidad anterior que ya fue ganada; crea una nueva oportunidad vinculada al mismo chat para preservar el historial de cada operación.
• Valores realistas: Ingresa siempre el monto estimado más aproximado a la realidad para que los totales del embudo reflejen el valor financiero representativo del negocio.
• Notas internas de seguimiento: Combina las oportunidades con las notas privadas del equipo publicando notas en el chat cada vez que envíes una cotización externa o acuerdes condiciones comerciales especiales.

Si algo no funciona

• No aparece la sección de oportunidades en el chat: Verifica con tu administrador que el módulo comercial esté habilitado para tu organización y que cuentes con permisos para gestionar oportunidades.
• La tarjeta no se mueve de columna: Asegúrate de tener conexión a internet activa y de no estar intentando mover la tarjeta a una columna con validaciones requeridas pendientes.

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