Tablero Kanban comercial: embudos de venta y oportunidades en el chat

• Categoría: Ventas y seguimiento comercial
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 12 minutos
• Rol necesario: Administrador (para crear embudos y etapas) / Agente con permiso Acceder al tablero Kanban y oportunidades (para operar tarjetas)

Cuando un equipo comercial atiende decenas de consultas diarias por WhatsApp, Instagram o Correo electrónico, los prospectos con mayor intención de compra suelen quedar enterrados debajo de nuevos mensajes entrantes. El Tablero Kanban comercial de Waclis Inbox resuelve este problema integrando tus embudos de venta directamente con tus conversaciones: puedes crear tarjetas de oportunidad desde el bloque Elementos Kanban de la barra lateral derecha del chat, moverlas visualmente por etapas y gestionar su estado comercial (Abierto, Ganado o Perdido) sin perder jamás el hilo de la conversación.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Diseñar múltiples embudos a medida (Funnels): Crea un embudo para Ventas Minoristas, otro para Cuentas Mayoristas B2B y un tercero para Renovaciones o Postventa, cada uno con sus propias columnas (etapas), colores identificatorios y reglas de visibilidad.
• Crear y actualizar oportunidades sin salir del chat: Mientras conversas con un cliente, despliegas el acordeón Elementos Kanban en el panel derecho, creas la tarjeta pre-vinculada a ese chat y actualizas su etapa o prioridad en segundos.
• Separar la etapa operativa del resultado comercial: En Waclis Inbox, Ganado y Perdido no son columnas fijas que te obliguen a perder de vista en qué fase del proceso estaba el cliente; son un atributo de estado propio de la tarjeta (Abierto, Ganado o Perdido con motivo y fecha de cierre) independiente de la columna o etapa en la que se encuentre.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Contar con acceso al módulo Kanban en la barra lateral izquierda de Waclis Inbox.
• Si utilizas un Rol personalizado, el administrador debe haberte habilitado el permiso Acceder al tablero Kanban y oportunidades.
• Definir previamente cuáles son los pasos reales de tu proceso comercial (por ejemplo: 1. Nuevo Prospecto → 2. Calificado → 3. Presupuesto Enviado → 4. En Negociación → 5. Confirmación de Pago).

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Crear un embudo comercial y configurar sus etapas en Kanban

1. En la barra de navegación lateral izquierda, haz clic en el icono del módulo Kanban.
2. En la barra superior del tablero, abre el selector de embudos o haz clic en el botón de configuración de Embudos y selecciona Nuevo embudo (o Crear embudo).
3. Completa los datos estructurales del embudo:

• Nombre del embudo (name): Escribe un título claro (por ejemplo, Ventas Comerciales WhatsApp o Pipeline Corporativo B2B).
• Descripción (description): Indica el objetivo comercial del embudo.
• Etapas (stages): Añade cada columna de tu proceso asignándole un Nombre, un Color distintivo y su orden de posición de izquierda a derecha.
• Visibilidad de tarjetas sin asignar: Define si las oportunidades sin vendedor asignado serán visibles para Todos (everyone) o Solo asignados.

1. Haz clic en Guardar para activar el embudo.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El tablero mostrará tus nuevas columnas ordenadas de izquierda a derecha, con el contador de tarjetas en 0 y las cabeceras listas para recibir oportunidades.

Paso 2: Crear una tarjeta desde el bloque Elementos Kanban de una conversación

La forma más rápida de registrar una oportunidad es hacerlo en el mismo instante en que el cliente pide precio o muestra interés en el chat:

1. Abre la conversación con el cliente en Conversaciones y dirígete a la barra lateral derecha (pestaña Contacto).
2. Despliega el acordeón Elementos Kanban (también identificado como Kanban en el panel derecho).
3. Haz clic en el botón + (o Nuevo elemento Kanban / Crear).
4. En el formulario de la tarjeta, completa:

• Título: Nombre claro del negocio (por ejemplo: Cotización 50 sillas ergonómicas - Oficina Central).
• Embudo y Etapa: Elige el embudo correspondiente y la columna inicial (ej. Presupuesto Enviado).
• Prioridad: Selecciona entre Ninguna, Baja, Media, Alta o Urgente.
• Agentes asignados: Asigna uno o varios vendedores responsables del seguimiento.
• Valor / Ofertas y Fecha límite: Si ya tienes un importe cotizado o una fecha compromiso de decisión, ingrésalos en los campos correspondientes.

1. Haz clic en Crear (o Guardar).

> ¿Qué verás en pantalla?

> La tarjeta aparecerá inmediatamente dentro del acordeón Elementos Kanban del chat mostrando su etapa actual, prioridad y estado, y al mismo tiempo quedará colocada en la columna correspondiente del tablero general Kanban.

Paso 3: Mover tarjetas por las etapas y vincular múltiples conversaciones

1. Ingresa al módulo Kanban en la vista Tablero.
2. Para avanzar una negociación de una fase a la siguiente, haz clic sobre la tarjeta, arrástrala horizontalmente hacia la nueva columna (por ejemplo, de Presupuesto Enviado a En Negociación) y suéltala. También puedes reordenar tarjetas verticalmente según su importancia dentro de la misma columna.
3. Si el mismo cliente abrió otra conversación (por ejemplo, escribió primero por Instagram y luego continuó por WhatsApp o Correo), abre el detalle de la tarjeta Kanban y en la sección Conversaciones vinculadas asocia el nuevo chat. Así tendrás todos los hilos de esa venta conectados a la misma oportunidad.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Al soltar la tarjeta en la nueva columna, el sistema registra automáticamente la nueva marca de tiempo de ingreso a la etapa y recalcula al instante los contadores y totales monetarios de las cabeceras.

Paso 4: Marcar una oportunidad como Ganado o Perdido (Estado comercial independiente)

A diferencia de los tableros básicos donde debes arrastrar la tarjeta a una columna final llamada "Ganado", en Waclis Inbox el resultado comercial es un atributo propio de la tarjeta:

1. Abre la tarjeta haciendo clic sobre ella en el tablero Kanban o desde el bloque Elementos Kanban de la conversación.
2. Localiza el selector de Estado comercial (status), que por defecto se encuentra en Abierto (open).
3. Cuando la venta se concreta o se descarta, cambia el estado a:

• Ganado (won): El sistema registra la fecha y hora exacta de cierre y permite documentar el detalle del cierre.
• Perdido (lost): El sistema te solicita indicar el Motivo de pérdida (reason, por ejemplo: "Precio fuera de presupuesto", "Eligió a la competencia" o "Sin stock inmediato") y sella la fecha de cierre.

1. Guarda el cambio de estado.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La tarjeta conservará el registro exacto de en qué etapa del embudo se ganó o se perdió (dato clave para saber en qué paso se caen tus ventas) y lucirá la insignia visual de Ganado o Perdido con su motivo documentado.

4. Qué significa cada opción importante (Anatomía de una tarjeta Kanban)

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Salto directo del tablero al chat: Dentro de cualquier tarjeta en Kanban, haz clic sobre el identificador de la conversación vinculada (#ID) para abrir inmediatamente el hilo de mensajes y responderle al cliente.
• Búsqueda y filtrado dentro del embudo: Utiliza la barra superior del tablero Kanban para buscar tarjetas por texto (search) o filtrar oportunidades por agente asignado, prioridad, estado (Abierto / Ganado / Perdido) o rango de fechas.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Etiquetas de conversación + Elementos Kanban: Usa las Etiquetas para clasificar rápidamente el motivo de todos los chats entrantes (incluyendo soporte o consultas generales) y crea tarjetas en Elementos Kanban únicamente para aquellas conversaciones que representan una oportunidad real de venta.
• Tareas operativas desde el chat (Nueva tarea): Si una tarjeta está en la etapa Presupuesto Enviado, crea desde la barra inferior del ReplyBox una Nueva tarea con vencimiento en 48 horas para llamar al cliente y definir el cierre.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisPOS (pos.waclis.com) y Carrito Cotizador de Waclis: Recuerda que el Tablero Kanban de Waclis Inbox gestiona el seguimiento de la negociación, mientras que la elaboración de cotizaciones formales en PDF con listas de precios se realiza en WaclisPOS (o los pedidos ingresan desde el Carrito Cotizador / Tienda Waclis). Cuando envías la cotización desde WaclisPOS al WhatsApp del cliente, el mensaje entra en la conversación vinculada a tu tarjeta Kanban, momento ideal para mover la tarjeta a Presupuesto Enviado.
• Waclis Work (work.waclis.com): El módulo Kanban de Waclis Inbox es tu pipeline comercial vinculado a conversaciones de clientes; si luego de ganar una venta necesitas gestionar un proyecto técnico o de producción de equipo, esa gestión operativa se realiza en Waclis Work de manera independiente.
• Waclis Factur (factur.waclis.com): Una vez que marcas la tarjeta Kanban como Ganado, la emisión de la factura electrónica fiscal con CAE ante ARCA/AFIP se realiza exclusivamente en Waclis Factur, pudiendo compartir luego el PDF fiscal por el chat del cliente.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Busco la columna "Ganado" o "Perdido" en el tablero para arrastrar la tarjeta y no existe

• Síntoma: Quieres cerrar una venta en el tablero pero solo ves las etapas de tu proceso comercial y no hay columnas llamadas "Ganado" ni "Perdido".
• Causa probable: En la arquitectura de Waclis Inbox, el estado comercial (Abierto, Ganado, Perdido) es un campo propio dentro de la tarjeta y no una columna obligatoria; esto evita que pierdas el dato de en qué etapa exacta se cayó o se concretó la operación.
• Cómo resolverlo: Haz clic sobre la tarjeta para abrir su detalle (o edítala desde Elementos Kanban en el panel derecho del chat), cambia el campo Estado a Ganado o Perdido, indica el motivo y guarda.

2. No encuentro la sección "Oportunidades comerciales" en el panel lateral derecho del chat

• Síntoma: Abres una conversación activa buscando un bloque llamado "Oportunidades" o "Deals" y no aparece con ese nombre.
• Causa probable: En la interfaz en español de Waclis Inbox, el acordeón lateral se denomina Elementos Kanban (o Kanban).
• Cómo resolverlo: En la pestaña Contacto del panel lateral derecho, desplázate hacia el acordeón Elementos Kanban y despliega su contenido. Si tu usuario no lo ve, pide a un administrador que verifique que tu rol tenga activo el permiso Acceder al tablero Kanban y oportunidades.

3. Un vendedor entra al tablero Kanban pero no ve las tarjetas nuevas que aún no tienen agente asignado

• Síntoma: El administrador ve 20 tarjetas en la primera etapa del embudo, pero el vendedor entra y ve la columna vacía.
• Causa probable: En la configuración del embudo, la opción Visibilidad de tarjetas sin asignar está configurada en Solo asignados.
• Cómo resolverlo: Si deseas que todo el equipo comercial pueda ver y tomar oportunidades que aún no tienen dueño, edita la configuración del embudo en Kanban y cambia la visibilidad de no asignados a Todos (everyone), o bien asigna explícitamente al vendedor dentro de Agentes asignados en la tarjeta.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo tener más de una tarjeta Kanban para un mismo contacto?

Sí. Si un cliente te compra insumos todos los meses o está cotizando dos proyectos distintos en paralelo, puedes crear tantas tarjetas en Elementos Kanban como oportunidades independientes tengas con ese contacto.

¿Un mismo negocio en el Kanban puede tener asignados a dos agentes a la vez?

Sí. El campo Agentes asignados de las tarjetas Kanban admite múltiples agentes colaboradores, lo que resulta ideal cuando en una misma venta participan un preventa técnico y un ejecutivo comercial.

¿Si elimino una tarjeta del tablero Kanban, se borra la conversación de WhatsApp con el cliente?

No. Eliminar un elemento Kanban suprime únicamente la ficha de la oportunidad comercial del embudo, pero mantiene intactos tanto el contacto como todas sus conversaciones y mensajes en Waclis Inbox.

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