Cómo automatizar el avance de etapas comerciales en el tablero Kanban

• Categoría: Ventas y seguimiento comercial
• Disponibilidad: Disponible en el plan Evolución
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 14 minutos
• Rol necesario: Administrador (o rol personalizado con permiso de gestión de Kanban y Automatizaciones)

El mayor enemigo de un embudo comercial es el trabajo manual repetitivo: si tus vendedores tienen que acordarse de crear cada tarjeta a mano, moverla de columna cuando envían un presupuesto y revisar una por una cuáles quedaron sin respuesta hace tres días, el tablero se desactualiza rápidamente. Waclis Inbox resuelve esto conectando dos motores complementarios: la pantalla dedicada de Automatizaciones de Kanban —que reacciona a lo que ocurre dentro de cada etapa y estado de la oportunidad— y las 6 acciones nativas de Kanban disponibles dentro de Ajustes → Automatización —que mueven o crean tarjetas automáticamente a partir de lo que sucede en la conversación con el cliente—.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Crear y mover tarjetas automáticamente desde el chat (Ajustes → Automatización): Cuando un cliente escribe "Quiero cotizar" o cuando un vendedor aplica la etiqueta presupuesto-enviado en una conversación, una regla de automatización puede crear sola la tarjeta en el embudo, moverla a la etapa Cotizado, asignarle el vendedor, agregar una nota interna e iniciar el temporizador de la oportunidad.
• Disparar acciones al entrar, salir o permanecer en una etapa: Configura el embudo para que, cuando una tarjeta entre a la etapa Propuesta Enviada o permanezca allí más de 48 horas sin cambios, el sistema envíe una plantilla de seguimiento o notifique al responsable.
• Automatizar el post-cierre al ganar, perder o reabrir: Cuando un vendedor cambia el estado comercial de una tarjeta a Ganado, el sistema puede etiquetar automáticamente al contacto como cliente-activo o derivar la conversación al equipo de Administración y Entrega.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Contar con rol de Administrador en Waclis Inbox.
• Tener creado al menos un Embudo comercial con sus etapas definidas en el módulo Kanban.
• Tener creadas las Etiquetas (en Ajustes → Etiquetas) o Equipos (en Ajustes → Equipos) que quieras utilizar como disparadores o acciones dentro de tus reglas.

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Configurar automatizaciones internas del embudo en Kanban → Automatizaciones

Las automatizaciones propias del tablero viven directamente dentro del módulo Kanban (no en el menú general de Ajustes):

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, ingresa al módulo Kanban.
2. En la barra superior de herramientas del tablero, haz clic en la sección de Automatizaciones o abre la configuración de tu embudo comercial.
3. Selecciona el Embudo sobre el que deseas trabajar y configura los disparadores por etapa o por estado del negocio:

• Auto-creación en etapa: Define qué condiciones deben cumplirse para que se genere automáticamente una tarjeta en la etapa inicial del embudo.
• Eventos de etapa: Elige la columna (por ejemplo, Presupuesto Enviado) y selecciona cuándo debe actuar la regla:
• Al entrar a la etapa: Se ejecuta en el instante en que una tarjeta ingresa a esa columna.
• Al salir de la etapa: Se ejecuta cuando la tarjeta abandona esa columna hacia otra etapa.
• Tras permanecer un tiempo en la etapa: Evalúa el reloj de permanencia y dispara la acción si la tarjeta supera el tiempo configurado (por ejemplo, 48 horas) sin avanzar.
• Eventos de estado comercial: Configura acciones automáticas cuando el estado de la tarjeta cambia a Al marcar como Ganado, Al marcar como Perdido o Al reabrir.

1. Asocia las plantillas de mensaje por etapa (stage message templates) o las acciones de notificación/actualización deseadas y haz clic en Guardar.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El embudo mostrará las reglas activas vinculadas a sus etapas y comenzará a monitorear automáticamente cada ingreso, salida, cambio de estado y tiempo de permanencia.

Paso 2: Usar las 6 acciones nativas de Kanban desde Ajustes → Automatización

Para lograr que los eventos de una conversación (un mensaje entrante, un cambio de etiqueta o una asignación) impacten automáticamente en tu tablero Kanban:

1. En la barra lateral izquierda, ve a Ajustes (icono de engranaje) → Automatización.
2. Elige si la regla será inmediata (pestaña Se ejecutan de inmediato) o diferida por falta de respuesta (pestaña Se ejecutan tras una espera) y haz clic en + Añadir regla de automatización.
3. Completa el Nombre de la regla (por ejemplo: "Mover a Presupuesto Enviado al etiquetar conversación") y selecciona el Evento (por ejemplo, Conversación actualizada).
4. En Condiciones, define el filtro disparador (por ejemplo: Etiquetas de conversación Contiene presupuesto-enviado).
5. En la sección Acciones, despliega el selector y elige cualquiera de las 6 acciones nativas de Kanban:

• Crear elemento Kanban
• Mover elemento Kanban a etapa
• Asignar agente a elemento Kanban
• Añadir nota a elemento Kanban
• Iniciar temporizador de elemento Kanban
• Detener temporizador de elemento Kanban

1. Selecciona el embudo, la etapa destino o el texto de la nota según la acción elegida y haz clic en Crear.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La regla quedará listada con estado Activa en Ajustes → Automatización. La próxima vez que un agente aplique la etiqueta presupuesto-enviado en un chat, la tarjeta del cliente en el tablero Kanban se moverá sola a la columna Presupuesto Enviado sin intervención manual.

4. Qué significa cada opción importante (Tablas de disparadores y acciones)

4.1 Los 7 disparadores del motor de Automatizaciones de Kanban

4.2 Las 6 acciones nativas de Kanban en Ajustes → Automatización

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Combinar con Reglas diferidas (Se ejecutan tras una espera): En Ajustes → Automatización → Se ejecutan tras una espera, puedes crear una regla que se active cuando El cliente no ha respondido durante 24 horas en una conversación con la etiqueta presupuesto-enviado, ejecutando al mismo tiempo el envío de un mensaje amable de seguimiento y la acción Añadir nota a elemento Kanban indicando "Se envió primer seguimiento automático por inactividad de 24 h".
• Uso de Macros comerciales (Ajustes → Macros): Si prefieres que sea el vendedor quien decida con un clic cuándo avanzar el caso, crea una Macro que envíe un mensaje, aplique la etiqueta de la nueva fase y deje que la regla de automatización mueva la tarjeta en el Kanban.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Agente de IA Capitán + Creación automática en Kanban: Configura a Capitán para que atienda la primera consulta del prospecto y, cuando detecte intención de compra y transfiera la conversación a un humano (o aplique la etiqueta lead-calificado), una regla de automatización ejecute Crear elemento Kanban en la etapa Calificado por IA y Asignar agente a elemento Kanban.
• Auditoría en el Reporte de tiempos: Al combinar Iniciar temporizador de elemento Kanban cuando el chat se abre y Detener temporizador de elemento Kanban cuando el vendedor responde o resuelve, obtienes métricas exactas de cuánto tiempo operativo real invierte tu equipo en cada oportunidad.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisPOS (pos.waclis.com): Cuando despachas una cotización desde WaclisPOS hacia la conversación de WhatsApp del cliente en Waclis Inbox, puedes acompañar ese flujo con una regla de automatización que detecte el envío de la propuesta y ejecute Mover elemento Kanban a etapa hacia Presupuesto Enviado.
• Waclis Reach (reach.waclis.com): Cuando un prospecto contactado por una secuencia saliente de Waclis Reach responde en Waclis Inbox, y tienes configurado un Webhook o regla de automatización, una regla de Waclis Inbox basada en el evento Mensaje creado (entrante) y los atributos personalizados de origen puede ejecutar Crear elemento Kanban para que la oportunidad aparezca automáticamente en el tablero del vendedor.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Busco "Ajustes → Pipeline de ventas" en el menú de configuración y no aparece

• Síntoma: Entras a Ajustes buscando una sección llamada "Pipeline de ventas" para crear automatizaciones del tablero y no existe.
• Causa probable: Las automatizaciones internas de etapas y embudos no están en el menú general de Ajustes; viven dentro del propio módulo Kanban.
• Cómo resolverlo: Haz clic en el icono Kanban de la barra lateral izquierda y accede desde su barra superior a Automatizaciones. Además, recuerda que en Ajustes → Automatización dispones de las 6 acciones nativas de Kanban para conectar tus chats con el tablero.

2. La acción Mover elemento Kanban a etapa se ejecutó en una conversación pero no veo cambios en el tablero

• Síntoma: La regla de automatización de la conversación se disparó correctamente, pero en el tablero Kanban no se movió ninguna tarjeta.
• Causa probable: Esa conversación o contacto aún no tenía ninguna tarjeta Kanban creada en ese embudo, por lo que no había un elemento existente para mover.
• Cómo resolverlo: Asegúrate de tener una regla previa que ejecute Crear elemento Kanban al calificar el chat (o encadena Crear elemento Kanban en la etapa inicial de tu flujo) antes de usar Mover elemento Kanban a etapa.

3. Una regla por tiempo en etapa se dispara para tarjetas que ya fueron ganadas o perdidas

• Síntoma: Una oportunidad que ya se cerró como Ganado sigue en la columna Propuesta Enviada y dispara una alerta de permanencia.
• Causa probable: Como el estado comercial (Abierto, Ganado, Perdido) es independiente de la columna, la tarjeta sigue físicamente en esa etapa si no se filtró por estado Abierto.
• Cómo resolverlo: En las condiciones de tu automatización por tiempo, verifica que aplique únicamente a tarjetas cuyo Estado comercial sea Abierto (open), o configura una automatización Al ganar que mueva las tarjetas ganadas a tu columna final de cierre.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuál es la diferencia entre configurar una automatización en Kanban → Automatizaciones y hacerlo en Ajustes → Automatización?

Se complementan: Kanban → Automatizaciones reacciona a lo que le pasa a la tarjeta dentro del embudo (entrar a una etapa, cumplir X horas en una columna o cambiar a Ganado/Perdido), mientras que Ajustes → Automatización reacciona a lo que pasa en la conversación del cliente (recibir un mensaje por WhatsApp, sumar una etiqueta o cumplir una espera sin respuesta) y ejecuta acciones sobre la tarjeta Kanban.

¿Puedo medir exactamente cuánto tiempo estuvo una tarjeta en cada etapa antes de avanzar?

Sí. Cada vez que una tarjeta se mueve de columna (ya sea arrastrándola con el mouse o mediante Mover elemento Kanban a etapa), el sistema guarda el historial y puedes consultarlo dentro del detalle de la tarjeta en su Reporte de tiempo.

¿Las automatizaciones de Kanban funcionan con cualquier canal conectado a Waclis Inbox?

Sí. Funcionan de manera idéntica tanto si la conversación vinculada a la tarjeta proviene de WhatsApp mediante código QR (Waha), WhatsApp Cloud API, Instagram, Messenger, Telegram, Correo electrónico o el Widget de chat web.

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