Vistas del Tablero Kanban (Tablero, Lista y Agenda), checklists, reporte de tiempos por etapa y acciones masivas

• Categoría: Ventas y seguimiento comercial
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 11 minutos
• Rol necesario: Agente o Administrador con permiso de acceso al módulo Kanban

A medida que tu equipo comercial acumula decenas o cientos de oportunidades activas, mirar únicamente columnas verticales no alcanza para todas las tareas del día: un vendedor necesita organizar su semana por fecha de vencimiento, un supervisor requiere reasignar 30 prospectos en lote cuando un ejecutivo sale de vacaciones y la gerencia necesita auditar en qué etapa del embudo se demoran más los cierres. En esta guía dominarás las 3 vistas operativas del módulo Kanban (Tablero, Lista y Agenda), el reporte de tiempos por etapa, las acciones masivas en lote, la importación/exportación CSV de oportunidades y las políticas de visibilidad y permisos.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Conmutar entre las 3 vistas en un clic: Usa la vista Tablero para mover tarjetas entre etapas con Drag & Drop y ver totales multimoneda; cambia a la vista Lista cuando necesites filtrar una tabla densa y ejecutar acciones masivas; y activa la vista Agenda para ver proyectadas en calendario todas las oportunidades según su fecha límite o fecha programada.
• Ejecutar acciones masivas en segundos: En la vista Lista, selecciona múltiples tarjetas mediante sus casillas de verificación para moverlas de etapa en lote, asignarles un agente en lote o cambiar su prioridad en lote.
• Auditar cuellos de botella con el Reporte de tiempo: Consulta cuánto tiempo exacto permaneció una tarjeta en cada etapa y cuánto tiempo activo de gestión acumuló su cronómetro.
• Importar y exportar carteras comerciales por CSV: Descarga la plantilla CSV oficial del embudo, importa lotes de oportunidades o exporta tu pipeline actual para análisis gerencial.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Tener acceso al módulo Kanban con rol de Administrador o con un rol personalizado que incluya el permiso Acceder al tablero Kanban y oportunidades.
• Contar con al menos un Embudo comercial creado con sus respectivas etapas.

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Alternar entre las 3 vistas (Tablero, Lista y Agenda)

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, ingresa a Kanban y selecciona tu embudo comercial en el desplegable superior.
2. En la barra superior derecha del módulo, utiliza el conmutador de vistas para elegir cómo deseas trabajar:

• Vista Tablero (board): Muestra cada etapa como una columna vertical con el conteo de tarjetas y los totales monetarios desglosados por divisa en la cabecera. Arrastra tarjetas horizontalmente para cambiarlas de etapa o verticalmente para priorizar su orden.
• Vista Lista (list): Transforma el embudo en una tabla estructurada de alta densidad donde ves en filas el título de la oportunidad, etapa actual, estado comercial (Abierto, Ganado, Perdido), prioridad, ofertas, agentes asignados y fecha límite.
• Vista Agenda (agenda): Proyecta en un calendario cronológico todas las tarjetas del embudo que tienen cargada una Fecha límite o Fecha programada.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El cambio entre Tablero, Lista y Agenda es instantáneo y conserva los filtros de búsqueda, agente o prioridad que tengas aplicados en la barra superior.

Paso 2: Ejecutar acciones masivas desde la vista Lista

Cuando necesitas reordenar una cartera grande sin abrir tarjeta por tarjeta:

1. Conmuta el módulo Kanban a la vista Lista.
2. Utiliza los filtros superiores si deseas acotar el listado (por ejemplo, filtrar todas las tarjetas de una etapa específica o de un vendedor).
3. Marca las casillas de verificación (checkboxes) a la izquierda de las oportunidades que deseas modificar (o marca la casilla de cabecera para seleccionar todas las visibles).
4. En la barra flotante de acciones masivas que se habilita al tener tarjetas seleccionadas, elige la operación deseada:

• Mover a etapa: Selecciona la etapa destino y mueve todas las oportunidades marcadas en un solo paso.
• Asignar agente: Asigna un ejecutivo comercial a todas las tarjetas seleccionadas simultáneamente.
• Cambiar prioridad: Establece la prioridad (Ninguna, Baja, Media, Alta o Urgente) en lote.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Todas las tarjetas seleccionadas actualizarán su etapa, responsable o prioridad de inmediato y las métricas de cabecera del embudo se recalcularán automáticamente.

Paso 3: Consultar el Reporte de tiempos por etapa

1. Haz clic sobre cualquier tarjeta Kanban para abrir su ventana de detalle 360°.
2. Dirígete a la sección o pestaña de Reporte de tiempo.
3. Revisa el desglose cronológico que muestra:

• La fecha y hora exacta en que la oportunidad ingresó a su etapa actual.
• El historial de permanencia acumulada en cada una de las etapas anteriores por las que pasó la tarjeta.
• Los registros del temporizador de gestión si tu equipo utiliza cronómetros manuales o automatizados en el embudo.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Visualizarás con precisión en qué columna del proceso comercial se invirtió más tiempo antes de avanzar o cerrar el negocio.

Paso 4: Importar y exportar oportunidades por CSV y configurar visibilidad

1. Para exportar oportunidades a CSV: En la barra superior del módulo Kanban, haz clic en la opción Exportar CSV para descargar en una planilla todas las oportunidades del embudo actual con sus etapas, estados, valores, monedas y agentes.
2. Para importar oportunidades desde CSV: Haz clic en Importar CSV, descarga primero la Plantilla CSV para respetar los encabezados exactos del embudo, completa tus filas en UTF-8 y sube el archivo para crear las tarjetas en lote.
3. Para definir la visibilidad de tarjetas no asignadas: En la configuración del embudo (Editar embudo), elige entre:

• Todos (everyone): Todos los agentes con acceso al embudo ven tanto sus tarjetas asignadas como aquellas que aún no tienen agente asignado.
• Solo asignados: Los vendedores que no son administradores solo ven las tarjetas donde figuran explícitamente dentro de Agentes asignados, manteniendo ocultas las oportunidades de otros compañeros y la bolsa sin asignar.

4. Qué significa cada opción importante (Comparativa de vistas y permisos)

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Proyección unificada en el calendario de la cuenta: Los vencimientos de las tarjetas Kanban (Fecha límite / Fecha programada) se proyectan como eventos de calendario junto con tus actividades operativas para que tengas visibilidad completa de tus compromisos comerciales.
• Reordenamiento vertical de prioridad: En la vista Tablero, además de cambiar la etiqueta de Prioridad, puedes arrastrar las tarjetas más importantes hacia el tope superior de su columna (/reorder) para atenderlas primero.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Roles personalizados (Ajustes → Roles personalizados): Otorga el permiso Acceder al tablero Kanban y oportunidades únicamente a tu equipo de ventas y posventa, manteniendo el tablero oculto para operadores que solo atienden soporte técnico de primer nivel.
• Acciones masivas + Reglas de automatización: Si mueves 20 tarjetas en lote desde la vista Lista hacia una etapa que tiene configurada una automatización Al entrar a la etapa en Kanban → Automatizaciones, puedes estandarizar el seguimiento de toda una cartera en segundos.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• Waclis Work (work.waclis.com): Ten siempre presente la diferencia de propósito: las vistas Tablero, Lista y Agenda de Waclis Inbox están diseñadas específicamente para oportunidades comerciales vinculadas a conversaciones de clientes. Para gestionar proyectos de ingeniería, agencias o producción de equipo, utiliza Waclis Work.
• WaclisPOS (pos.waclis.com): Puedes exportar tus oportunidades ganadas en CSV desde el Kanban de Waclis Inbox para cruzarlas con tus reportes de facturación y ventas de mostrador en WaclisPOS.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Cambio a la vista Agenda en el módulo Kanban pero el calendario aparece vacío

• Síntoma: En la vista Tablero ves 40 tarjetas activas, pero al pulsar Agenda no aparece ninguna en las casillas del mes.
• Causa probable: Las tarjetas activas no tienen completado el campo Fecha límite ni Fecha programada, por lo que no tienen un día asignado donde ubicarse en el calendario.
• Cómo resolverlo: Abre las oportunidades que requieran compromiso de fecha, asigna su Fecha límite o programación, y aparecerán inmediatamente ubicadas en la vista Agenda.

2. Quiero mover 15 tarjetas juntas pero en la vista Tablero solo puedo arrastrar de a una

• Síntoma: Intentas seleccionar varias tarjetas a la vez en las columnas verticales y no encuentras casillas de selección múltiple.
• Causa probable: Las casillas de selección en lote y la barra de acciones masivas son exclusivas de la vista Lista.
• Cómo resolverlo: Haz clic en el botón Lista en la esquina superior derecha del módulo Kanban, marca las 15 filas con el checkbox izquierdo y utiliza el botón Mover a etapa.

3. Al importar un archivo CSV de oportunidades da error de columnas

• Síntoma: Subes un CSV propio en Importar CSV y el sistema rechaza la estructura.
• Causa probable: Los nombres de las columnas no coinciden con la plantilla esperada por el embudo.
• Cómo resolverlo: Haz clic primero en descargar la Plantilla CSV desde el mismo modal de importación en Kanban, vuelca tus datos respetando exactamente esos encabezados en codificación UTF-8 y vuelve a subirlo.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Las acciones masivas de la vista Lista permiten cambiar la etapa de tarjetas que están en distintas columnas?

Sí. Puedes seleccionar tarjetas que hoy se encuentran en distintas etapas del mismo embudo y usar Mover a etapa para concentrarlas todas en una columna destino común.

¿Qué diferencia hay entre los permisos Ver tablero Kanban y Administrar tablero Kanban?

La visualización permite al agente entrar al módulo y operar con las oportunidades de sus embudos autorizados, mientras que la administración completa habilita a crear o eliminar embudos, modificar la estructura de etapas y configurar automatizaciones del tablero.

¿El Reporte de tiempo se reinicia si muevo una tarjeta hacia atrás y luego vuelve a avanzar?

El sistema actualiza la fecha y hora de ingreso a la etapa cada vez que la tarjeta ingresa a una columna para medir la permanencia actual y conserva el registro histórico de tiempos en el reporte de la tarjeta.

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