Tareas operativas con fecha límite, recordatorios y cierre documentado

• Categoría: Ventas y seguimiento comercial
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 12 minutos
• Rol necesario: Agente o Administrador (todos los agentes pueden crear, editar y completar tareas; solo Administradores pueden eliminarlas)

Durante la atención por WhatsApp o redes sociales surgen compromisos constantes que no siempre pueden resolverse en el acto: "Llamar al cliente mañana a las 10:00", "Confirmar con logística si llegó el repuesto" o "Reclamar comprobante de transferencia el viernes". El módulo de Tareas operativas (Tareas / Tareas) de Waclis Inbox te permite agendar actividades desde la propia caja de respuesta del chat (ReplyBox) o desde el calendario central, clasificarlas por Tipos de actividad con una paleta de 22 colores, configurar recurrencia de hasta 100 ocurrencias, recibir alertas puntuales cada minuto y exigir un Resumen del resultado obligatorio al dar por completada cualquier tarea.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Crear tareas en un clic sin salir de la conversación: Desde el icono Nueva tarea en la barra inferior del ReplyBox, abres el formulario con el Contacto y la Conversación ya pre-rellenados automáticamente.
• Organizar la agenda en vista Calendario o Lista: Visualiza todas las actividades del equipo por mes, semana o día, o filtra en formato lista las tareas Pendientes (pending), Vencidas (overdue), Completadas (completed) o Canceladas (cancelled).
• Garantizar trazabilidad real con Cierre Documentado obligatorio: Ningún agente puede marcar una tarea como Completada en blanco; el sistema exige completar obligatoriamente el campo Resumen del resultado explicando qué ocurrió en la gestión, e impide que los agentes no administradores borren tareas del historial.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Tener sesión activa en Waclis Inbox con rol de Agente o Administrador.
• Asegúrate de asignar siempre un Agente responsable (Asignar a / assignee) al crear cada tarea, ya que el motor de notificaciones envía la alerta de vencimiento específicamente al usuario responsable asignado.

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Crear una tarea directamente desde la barra inferior del ReplyBox en un chat

A diferencia de otras herramientas donde debes salir del chat o buscar pestañas ocultas, en Waclis Inbox disparas la tarea desde el mismo lugar donde escribes tus mensajes:

1. Abre la conversación activa con el cliente en Conversaciones.
2. En la barra de herramientas inferior del cuadro de escritura (ReplyBox), haz clic en el icono de lista de verificación Nueva tarea (cuarto icono de la barra inferior).
3. Se abrirá la ventana modal Nueva tarea con los campos Conversación y Contacto ya vinculados automáticamente al chat actual.
4. Completa los datos de la actividad:

• Título: Escribe la acción concreta (por ejemplo: "Llamar a Mariana para confirmar medidas del mueble").
• Descripción: Detalla las instrucciones o datos necesarios para cumplir la tarea.
• Tipo: Selecciona la categoría de la actividad (por ejemplo: Tarea soporte, Llamada comercial, Reunión o Cotización).
• Prioridad: Elige entre Baja (low), Normal (normal), Alta (high) o Urgente (urgent).
• Fecha de inicio / Fecha de vencimiento y Hora (Fecha y hora de inicio / Fecha y hora de fin): Define cuándo debe ejecutarse y vencer el compromiso.
• Asignar a (assignee): Selecciona el agente responsable que recibirá el recordatorio al cumplirse el plazo.
• Participantes e Invitados por email (participants / Correos de invitados): Opcionalmente, suma a otros compañeros internos o escribe correos electrónicos de invitados externos.

1. Si es una tarea repetitiva (como un control semanal de cuenta corriente), despliega la opción de Recurrencia y elige la frecuencia (diaria, semanal, mensual o anual) con un tope de seguridad de hasta 100 ocurrencias.
2. Haz clic en Crear.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La tarea quedará vinculada al contacto y a la conversación (visible en el acordeón Tareas del panel lateral derecho del chat) y aparecerá agendada de inmediato en el módulo global Tareas.

Paso 2: Gestionar el módulo Tareas y configurar Tipos de actividad con 22 colores

1. En la barra de navegación lateral izquierda, ingresa al módulo Tareas.
2. Alterna en la parte superior entre las dos vistas de trabajo:

• Vista Calendario: Muestra tus tareas y vencimientos en cuadrícula mensual, semanal o diaria. Puedes hacer clic directamente sobre cualquier casilla de fecha/hora del calendario para crear una tarea nueva en ese horario.
• Vista Lista: Permite filtrar rápidamente por estado (Pendiente, Vencida, Completada, Cancelada), agente responsable, prioridad, tipo de actividad y rango de fechas.

1. Para personalizar el catálogo de categorías, abre la configuración de Tipos de actividad:

• Crea tipos adaptados a tu operación (por ejemplo: Llamada de seguimiento, Visita técnica, Envío de muestra, Tarea soporte).
• Asígnale a cada tipo uno de los 22 colores de la paleta visual para distinguirlos de un vistazo en el calendario.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Cada actividad en el calendario y en la lista se mostrará pintada con el color de su Tipo de actividad, y aquellas cuya fecha de fin haya pasado sin completarse cambiarán dinámicamente su estado visual a Vencida (overdue).

Paso 3: Recibir la alerta y completar la tarea con el Resumen del resultado obligatorio

1. Monitoreo automático cada 1 minuto: El proceso interno de Waclis Inbox revisa cada 60 segundos todas las tareas pendientes. Apenas se cumple la hora límite, envía una notificación de alerta al agente configurado en Asignar a.
2. Una vez realizada la gestión con el cliente, abre la tarea desde el acordeón Tareas de la conversación o desde el módulo Tareas y selecciona la acción para marcarla como Completada.
3. En el cuadro de cierre, completa obligatoriamente el campo Resumen del resultado, dejando constancia exacta de qué sucedió (por ejemplo: "Hablé con el cliente por teléfono; confirmó medidas de 1,80 m y envió comprobante de seña por WhatsApp").
4. Confirma el cierre de la tarea.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La tarea pasará al estado Completada (completed) conservando para siempre el Resumen del resultado, el autor y la fecha de cierre para auditoría de todo el equipo.

4. Qué significa cada opción importante (Campos y reglas de gobernanza)

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Crear tarea desde una ranura del Calendario: En Tareas, estando en la vista Calendario semanal o diaria, haz clic directamente sobre el bloque horario libre del día deseado para abrir el modal Nueva tarea con esa fecha y hora preseleccionadas.
• Vincular tarea a una tarjeta Kanban: Al crear o editar una tarea desde Tareas, puedes asociarla simultáneamente a un Contacto, una Conversación y un Elemento Kanban (kanban) para que el compromiso quede conectado al negocio del embudo.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Posponer conversación + Nueva tarea: Cuando acuerdas con un cliente volver a hablar el próximo lunes a las 10:00, crea primero la Nueva tarea desde el ReplyBox para documentar el compromiso en tu agenda y luego cambia el estado del chat a Posponer hasta el lunes por la mañana.
• Supervisión de tareas vencidas: Los supervisores pueden abrir cada mañana la vista Lista en Tareas, filtrar por estado Vencida (overdue) y revisar de inmediato qué seguimientos comerciales requieren apoyo.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• Waclis Work (work.waclis.com): Es importante distinguir el alcance de cada herramienta: el módulo Tareas de Waclis Inbox está diseñado para recordatorios rápidos, llamadas y compromisos operativos de atención al cliente y ventas dentro del chat. No se sincroniza automáticamente de forma bidireccional con los tableros de proyectos de Waclis Work; si tu empresa necesita gestionar proyectos complejos de taller, desarrollo , utiliza Waclis Work accediendo desde el selector de aplicaciones o incrustándolo como Aplicación del panel.
• WaclisCAL (cal.waclis.com): Usa las Tareas de Inbox para compromisos internos del agente (ej. "Preparar cotización y llamar"), y utiliza WaclisCAL cuando quieras que el propio cliente elija un horario disponible en línea para una cita o reunión.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Intento marcar una tarea como Completada pero el sistema no me deja guardar

• Síntoma: Haces clic en completar la tarea y aparece un error de validación impidiendo el cierre.
• Causa probable: Dejaste vacío el campo Resumen del resultado. Por regla de auditoría de Waclis Inbox, toda tarea exige documentar qué resultado se obtuvo antes de cerrarse.
• Cómo resolverlo: Escribe una breve explicación del resultado de la gestión en Resumen del resultado y confirma nuevamente; si la tarea no se realizó porque ya no aplica, cámbiala a Cancelada en lugar de Completada.

2. Creé una tarea con hora de vencimiento pero no recibí la notificación de alerta

• Síntoma: Llegó la hora límite de la tarea y no apareció el aviso emergente para ningún usuario.
• Causa probable: Al crear la tarea se dejó vacío el campo Asignar a (assignee). Si una tarea no tiene agente responsable asignado, el proceso verificador no tiene destinatario a quien enviarle la alerta.
• Cómo resolverlo: Edita la tarea y asegúrate de seleccionar siempre tu usuario o el del compañero responsable en el selector Asignar a.

3. Soy agente y no veo el botón para eliminar una tarea que cargué con datos erróneos

• Síntoma: Puedes editar la tarea o cambiar su estado, pero no tienes habilitada la opción de borrarla definitivamente.
• Causa probable: Por seguridad y trazabilidad operativa, en Waclis Inbox solo los usuarios con rol de Administrador tienen permiso para eliminar tareas de la cuenta.
• Cómo resolverlo: Edita el título o fecha de la tarea para reutilizarla, cámbiale el estado a Cancelada, o solicita a un Administrador que la elimine si fue una prueba.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Con qué frecuencia revisa el sistema las tareas por vencer para enviar alertas?

El motor de notificaciones de tareas pendientes se ejecuta automáticamente cada 1 minuto, enviando el aviso al agente asignado apenas se alcanza el horario configurado.

¿Cuántas repeticiones seguidas puedo generar en una tarea recurrente?

Puedes configurar recurrencias diarias, semanales, mensuales o anuales con finalización por fecha o tras una cantidad de repeticiones, hasta un tope máximo de seguridad de 100 ocurrencias por serie.

¿Dónde veo las tareas de un cliente mientras estoy chateando con él?

En la barra lateral derecha de la conversación (pestaña Contacto), despliega el acordeón Tareas para ver todas las actividades vinculadas a ese cliente sin salir del chat.

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