Diagnóstico: No puedo marcar una tarea como completada o el agente no recibió el recordatorio de vencimiento

• Categoría: Solución de problemas
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de resolución: 2 a 3 minutos
• Rol necesario: Agente o Administrador

El módulo de Tareas y Actividades operativas de Waclis Inbox permite agendar llamadas, seguimientos de presupuestos y recordatorios vinculados a contactos, conversaciones y tarjetas del Tablero Kanban. En el uso diario suelen presentarse tres dudas puntuales: por qué el sistema impide cerrar una tarea hasta completar el campo Resumen del resultado, quiénes tienen permiso para editar, completar o eliminar una actividad, y por qué un agente no recibió la alerta cuando se cumplió la hora de vencimiento. En esta guía resolverás los tres escenarios paso a paso.

Cuadro de diagnóstico rápido (30 segundos)

¿Por qué Waclis Inbox exige un cierre documentado y cómo funcionan las alertas?

A diferencia de una simple lista de notas adhesivas donde cualquiera tilda una casilla por accidente sin dejar rastro, el motor de Tareas de Waclis Inbox está diseñado para equipos comerciales y de atención al cliente que necesitan trazabilidad operativa real:

1. Regla de Cierre Documentado Obligatorio: Cuando un vendedor agenda "Llamar al cliente el jueves a las 11:00 para confirmar el presupuesto", a la empresa no le sirve saber únicamente que la tarea se tildó: necesita que quede asentado qué respondió el cliente. Por eso, tanto la interfaz como el servidor exigen que el campo Resumen del resultado contenga texto antes de cambiar el estado a Completada.
2. Motor de alertas de vencimiento cada 60 segundos: Un proceso automático en segundo plano revisa cada 1 minuto todas las tareas en estado Pendiente cuya hora de vencimiento se ha cumplido y dispara una notificación directa al agente que figura como responsable en el campo Asignar a, además de pasar dinámicamente el estado visual de la tarea a Vencida (overdue) si aún no fue cerrada.

Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

• Cualquier usuario (Agente o Administrador) tiene acceso al módulo Tareas en la barra lateral izquierda y al botón Nueva tarea dentro de la barra de herramientas inferior del ReplyBox en cualquier conversación.

Árbol de diagnóstico y solución paso a paso

Paso 1: Cómo marcar correctamente una tarea como Completada (Resumen del resultado)

Si intentaste marcar una tarea como finalizada desde el calendario, desde la tabla de tareas o desde el panel lateral de un chat y el sistema no te permitió cerrarla:

1. Abre el detalle de la tarea haciendo clic sobre ella en cualquiera de sus dos ubicaciones:

• Desde una conversación activa: En el panel lateral derecho (Contacto), despliega el acordeón Tareas y selecciona la actividad.
• Desde el módulo global de Tareas: Alterna entre la vista Calendario (mensual, semanal o diaria) o la vista Lista, localiza la tarea y ábrela.

1. Selecciona la acción para cambiar su estado a Completada.
2. En el campo obligatorio Resumen del resultado, escribe una breve conclusión de lo realizado (por ejemplo: "Hablé con Martín por teléfono; aprobó la cotización en dólares y enviará el comprobante de seña mañana antes del mediodía").
3. Haz clic en Guardar (o Completar).
4. Confirmación visual: La tarea cambiará inmediatamente su insignia a Completada (verde), dejará de figurar como pendiente o vencida en la cola del agente y su Resumen del resultado quedará guardado de forma permanente para que cualquier supervisor o compañero pueda consultarlo desde la conversación o desde la ficha del contacto.

Paso 2: Verificar permisos de edición, cierre y eliminación de tareas

Si un miembro del equipo reporta que no puede realizar una acción específica sobre una tarea, revisa la matriz de permisos de actividades de Waclis Inbox:

• Qué hacer si un agente creó una tarea duplicada o un turno que ya no se realizará: En lugar de intentar eliminarla (acción reservada a los Administradores para evitar que un vendedor borre el rastro de seguimientos incumplidos), el agente puede cambiar el estado de la tarea a Cancelada. Si efectivamente debe borrarse de la base de datos, un usuario con rol Administrador puede abrir la tarea y pulsar Eliminar.

Paso 3: Diagnosticar por qué el agente no recibió el recordatorio de vencimiento

Si una tarea llegó a su fecha y hora límite y el agente asegura que no vio ningún aviso emergente:

1. Verifica que el campo Asignar a no esté vacío:

• Abre la tarea en Tareas.
• Revisa el campo Asignar a (assignee). Cuando un agente crea una tarea rápida desde el cuarto icono de la barra inferior del ReplyBox (Nueva tarea), el sistema rellena solos los campos Conversación y Contacto, pero es fundamental verificar que en Asignar a quede seleccionado el agente responsable.
• Si Asignar a quedó en blanco, la tarea se guarda en el calendario general pero el motor de recordatorios no tiene un usuario destinatario a quién enviarle la notificación al cumplirse la hora.

1. Revisa las notificaciones internas en Mi bandeja de entrada (/inbox-view):

• Pídele al agente asignado que haga clic en Mi bandeja de entrada en la esquina superior izquierda de Waclis Inbox. Allí quedan registrados los avisos de vencimiento emitidos por el sistema.

1. Filtra las tareas en estado Vencida desde la vista Lista:

• Entra al módulo Tareas en la barra lateral izquierda, cambia a la vista Lista y en el filtro de Estado selecciona Vencida (overdue).
• Toda tarea en estado Pendiente cuya fecha/hora de fin ya haya pasado se marca automáticamente en tiempo real como Vencida para que el agente o supervisor la identifique al instante al iniciar su jornada.

1. Comprueba los permisos de notificaciones del navegador:

• Si el aviso sí aparece dentro de Mi bandeja de entrada pero no salió como cartel emergente en Windows/Mac ni sonó el timbre, sigue los pasos de Ajustes del perfil → Preferencias de notificación y autoriza las notificaciones en Chrome/Edge (ver artículo Diagnóstico: El agente no escucha el timbre de nuevo mensaje o no recibe alertas push).

Desglose de campos clave al crear o auditar una Tarea

Prevención y cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

1. Sincroniza tus tareas y fechas límite con el Tablero Kanban: Cuando vinculas una tarea o defines una fecha límite (Fecha límite / Fecha programada) en una tarjeta del Tablero Kanban, puedes visualizar toda tu agenda comercial unificada tanto en la vista Agenda dentro de Kanban como en el calendario de Tareas.
2. Combina el cierre de una tarea con una Tarea recurrente o un Mensaje Programado: Si necesitas hacer un seguimiento periódico todos los lunes a un cliente mayorista, al crear la tarea configura el selector de recurrencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual). Y si además quieres dejar listo el mensaje de WhatsApp para que salga solo a esa hora, combínalo con un Mensaje Programado desde el ReplyBox.

Relación con el ecosistema Waclis

• Diferencia clara entre las Tareas de Waclis Inbox y Waclis Work:
• La herramienta de Tareas integrada dentro de Waclis Inbox está pensada para recordatorios operativos y tácticos de atención al cliente y ventas (llamadas rápidas, seguimiento de presupuestos, avisos sobre una conversación puntual).
• Por su parte, Waclis Work es la plataforma dedicada del ecosistema para la gestión integral de proyectos complejos de equipo, con sus propios tableros de proyectos y entregables de equipo.
• > [!NOTE]

> Ten presente que las tareas internas de Waclis Inbox no se sincronizan bidireccionalmente de forma automática con los tableros de proyectos de Waclis Work. Si una conversación de soporte requiere abrir o consultar un proyecto complejo en Waclis Work, puedes acceder a él desde el selector superior de aplicaciones de Waclis Connect o integrarlo en la conversación mediante una Aplicación del Panel.

• WaclisCAL: Si lo que necesitas no es una tarea interna para tu vendedor, sino que tus clientes elijan un horario disponible para una cita o reunión, puedes compartirles tus enlaces públicos de reserva de WaclisCAL en el chat.

Casos bordes adicionales y cómo resolverlos

1. Creé una tarea recurrente diaria "Sin fecha de fin" y solo veo las primeras 100 repeticiones

• Síntoma: Al proyectar el calendario hacia el futuro lejano, la serie recurrente se detiene en la ocurrencia número 100.
• Causa probable: Por diseño y rendimiento, el motor de recurrencia de Waclis Inbox aplica un tope protector máximo de 100 ocurrencias por serie.
• Cómo resolverlo: Es el comportamiento normal del sistema; al completarse el ciclo podrás renovar la serie en dos clics.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Por qué el campo Resumen del resultado no es opcional al completar una tarea?

Porque en equipos de ventas y soporte, permitir cerrar tareas sin escribir qué sucedió genera "cierres vacíos" donde el supervisor no sabe si el vendedor realmente llamó al cliente o solo quitó la alerta de su pantalla. Con el Resumen del resultado obligatorio, cada actividad completada deja una constancia útil para todo el equipo.

¿Desde dónde es más rápido crear una tarea mientras hablo con un cliente?

Directamente desde la barra inferior del ReplyBox de la conversación: haz clic en el cuarto icono (Nueva tarea). A diferencia de ir al menú lateral Tareas, hacerlo desde el ReplyBox rellena automáticamente el Contacto y la Conversación actual para que solo tengas que escribir el título y elegir la hora.

¿Puedo crear tipos de actividad propios con mis propios colores?

Sí. Dentro del módulo Tareas puedes gestionar tus Tipos de actividad, creando categorías a medida (por ejemplo: Llamada de cobro, Visita técnica, Demostración online) y asignándole a cada una cualquiera de los 22 colores de la paleta visual.

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