Configuración de perfil, disponibilidad personal, idioma y temas

• Categoría: Primeros pasos
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura: 10 minutos
• Rol necesario: Cualquier usuario (Administrador o Agente)

Cada integrante de tu equipo puede personalizar su experiencia de trabajo en Waclis Inbox desde el menú Ajustes del perfil (/profile/settings). Configurar correctamente tu disponibilidad personal (En línea, Ocupado, Desconectado), tu Firma de mensaje personal enriquecida, el comportamiento de la tecla Enter, las Alertas de audio, las Preferencias de notificación y el tema visual garantiza una atención profesional, sin errores de envío accidental y sin conversaciones perdidas.

¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Ajustar tus preferencias personales impacta directamente en la velocidad de respuesta y en el enrutamiento automático de la bandeja:

1. Controlar cuándo recibes nuevos chats automáticamente: Si te retiras a almorzar o entras en una reunión, cambiar tu estado a Ocupado o Desconectado evita que el motor de auto-asignación (Round Robin o Equilibrado) te siga adjudicando conversaciones nuevas mientras no estás frente a la pantalla, derivándolas a tus compañeros disponibles.
2. Identificar tus respuestas con una firma profesional: Puedes crear una firma personal con formato enriquecido (negritas, enlaces e incluso imagen en línea para canales compatibles como Correo y Chat Web) que se agregue automáticamente al pie de tus mensajes públicos sin tener que escribir tu nombre cada vez.
3. Evitar envíos por error al redactar textos largos: Si sueles escribir párrafos extensos o listas de precios y presionas Enter por costumbre para bajar de línea, puedes cambiar tu atajo de envío a Cmd/Ctrl + Enter (⌘ + ↵).
4. Conectar integraciones con tu Token de acceso: Desde el final de tu perfil obtienes el Token de acceso necesario para vincular Waclis Inbox con tu tienda en Panel Waclis, WaclisPOS, WaclisCAL o Waclis Reach.

Antes de comenzar

• Estas configuraciones (excepto el idioma global de la cuenta en Ajustes → Ajustes de la cuenta) son personales por cada agente: lo que modifiques en tu perfil no alterará la firma, el sonido ni el tema oscuro de tus compañeros.
• Si vas a activar notificaciones push o alertas de sonido, asegúrate de que tu navegador tenga concedido el permiso de Notificaciones y Sonido para el dominio inbox.waclis.com.

Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Cambiar tu estado de disponibilidad personal (En línea, Ocupado, Desconectado)

1. Dirígete a la esquina inferior izquierda de la barra lateral principal y haz clic sobre tu avatar de usuario.
2. En la parte superior del menú desplegable, selecciona tu estado operativo actual:

• En línea (punto verde): Estás activo y disponible para recibir nuevas conversaciones por asignación automática.
• Ocupado (punto amarillo): Sigues dentro de la plataforma atendiendo tus chats actuales, pero el sistema pausa la adjudicación automática de nuevas conversaciones hacia tu usuario.
• Desconectado (punto gris): No estás disponible para atención ni recibes auto-asignaciones.

1. Para definir qué ocurre cuando cierras la pestaña del navegador, entra en Ajustes del perfil y activa o desactiva la casilla Marcar automáticamente como desconectado cuando no esté usando la aplicación.

• Confirmación visual: El pequeño círculo de color sobre tu avatar en la esquina inferior izquierda cambiará inmediatamente a verde, amarillo o gris, y tu estado se reflejará en vivo en el panel Reportes → Resumen para los supervisores.

Paso 2: Configurar tus datos de perfil, idioma y tema visual (Apariencia)

1. Haz clic en tu avatar (esquina inferior izquierda) y selecciona Ajustes del perfil.
2. En el primer bloque (Perfil), completa o actualiza:

• Imagen de perfil (Avatar): Sube tu fotografía o el logo de tu sector para identificar tus mensajes internos y tu presencia en el chat web.
• Tu nombre completo: Nombre real registrado en la organización.
• Nombre para mostrar: Nombre público corto que verán tus compañeros o visitantes cuando se muestre la identificación del agente.

1. Para cambiar el tema visual (Modo Claro / Oscuro):

• Haz clic en tu avatar inferior izquierdo → Apariencia y elige entre Claro, Oscuro o Sistema (también puedes hacerlo desde Ctrl + K / ⌘ + K → Apariencia).

1. Para definir el Idioma y Zona horaria de la cuenta (requiere rol Administrador):

• Ve a Ajustes → Ajustes de la cuenta, selecciona el Idioma del sitio (Español) y la Zona horaria oficial de tu empresa, y guarda los cambios.

Paso 3: Crear tu Firma de mensaje personal enriquecida

1. Dentro de Ajustes del perfil, desplázate hasta la sección Firma de mensaje personal.
2. En el editor de texto enriquecido, redacta el pie de firma que deseas incluir en tus respuestas (por ejemplo: "Saludos cordiales, Martín Gómez — Asesor Comercial"). Puedes aplicar negritas, cursivas, enlaces e insertar imágenes en línea para canales de Correo electrónico, Chat Web y API.
3. Haz clic en el botón rosa Guardar firma de mensaje.
4. Importante (Activación en el ReplyBox): Abre cualquier conversación y, en la barra de iconos inferior del ReplyBox, verifica que el quinto icono (Activar/Desactivar firma) esté encendido. Si deseas enviar un mensaje rápido sin firma, puedes apagar ese icono en 1 clic sin borrar la firma de tu perfil.

Paso 4: Elegir tu Tecla rápida para enviar mensajes (Enter vs Cmd/Ctrl + Enter)

1. En Ajustes del perfil, baja hasta la sección Tecla rápida para enviar mensajes.
2. Selecciona una de las dos modalidades disponibles:

• Enter (↵): Al presionar Enter el mensaje se envía de inmediato (y usas Shift + Enter para insertar un salto de línea).
• Cmd/Ctrl + Enter (⌘ + ↵): Al presionar Enter simplemente bajas de renglón para seguir escribiendo, y el mensaje solo se despacha cuando presionas Ctrl + Enter (en Windows/Linux) o ⌘ + Enter (en Mac), o al hacer clic en el botón Enviar.

1. La selección queda guardada automáticamente en tu perfil.

Paso 5: Configurar Alertas de audio y Preferencias de notificación

1. En Ajustes del perfil, localiza el bloque Alertas de audio:

• Elige el Tono de alerta (por ejemplo, Ding u otro timbre disponible).
• En Eventos de alerta para conversaciones, marca las casillas según tu función: Conversaciones asignadas (chats que ya están a tu nombre) y/o Conversaciones sin asignar (chats nuevos que entran a la cola libre).
• Define las condiciones de reproducción (por ejemplo, sonar solo cuando la ventana de Inbox no está activa o sonar siempre que haya mensajes no leídos).

1. Más abajo, en la matriz de Preferencias de notificación, marca para cada evento si deseas recibir aviso por Correo electrónico y/o Notificación push:

• Se ha creado una nueva conversación
• Se te ha asignado una conversación
• Una conversación es asignada a tu equipo
• Has sido mencionado en una conversación
• Un nuevo mensaje se ha creado en una conversación asignada
• Un nuevo mensaje se ha creado en una conversación en la que participas

Paso 6: Copiar o reiniciar tu Token de acceso API

1. Desplázate hasta el final de la página Ajustes del perfil hasta encontrar el bloque Token de acceso.
2. Haz clic en Copiar para llevar tu clave Token de acceso al portapapeles y usarla en tus integraciones del ecosistema Waclis o sistemas externos.
3. Si sospechas que tu token quedó expuesto, haz clic en Reiniciar para invalidar el anterior y generar uno nuevo al instante (recuerda actualizar el nuevo token en las aplicaciones que lo tuvieran configurado).

Qué significa cada opción importante en Ajustes del perfil

Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Cambiar entre modo Claro y Oscuro desde el teclado: Presiona Ctrl + K (Windows/Linux) o ⌘ + K (Mac) para abrir la barra Buscar o saltar a, escribe Apariencia y elige Claro, Oscuro o Sistema sin entrar a los ajustes.
• Activar o desactivar la firma en un mensaje puntual: No necesitas borrar tu firma en Ajustes del perfil cuando no quieras usarla en un chat específico; simplemente haz clic en el icono de pluma/firma en la barra inferior del ReplyBox para prenderla o apagarla al vuelo.
• Anteposición automática del nombre en WhatsApp a nivel bandeja: Además de la firma personal del perfil, los administradores pueden activar en la configuración de la bandeja la opción para mostrar automáticamente el nombre del agente al inicio de los mensajes salientes de WhatsApp.

Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Disponibilidad personal + Políticas de Asignación (Ajustes → Asignación de agentes): El enrutamiento inteligente de Waclis Inbox consulta en tiempo real qué agentes están En línea. Si tu equipo usa distribución Round Robin o Equilibrado, enseñar a los agentes a usar el estado Ocupado durante su hora de descanso garantiza que ningún cliente quede esperando en la bandeja de alguien que no está frente a la pantalla.
• Preferencias de notificación + Mi bandeja de entrada: Todos los eventos que marques en tu matriz de notificaciones alimentan tanto tus alertas push/email como tu vista superior Mi bandeja de entrada (/inbox-view).

Relación con el ecosistema Waclis

Tu perfil personal en Waclis Inbox cumple un rol técnico fundamental para conectar las demás aplicaciones de Waclis:

• El Token de acceso ubicado al final de Ajustes del perfil (junto con el ID de la cuenta visible en Ajustes → Ajustes de la cuenta) es el dato exacto que debes copiar y pegar cuando configuras la conexión con Waclis Inbox dentro del Panel Waclis (panel.waclis.com) para pedidos de la tienda, mediante tus integraciones de API/Webhooks para recordatorios de turnos por WhatsApp, en WaclisPOS para envío de presupuestos y comprobantes, y en Waclis Reach para integraciones mediante API REST y Webhooks.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Guardé mi Firma de mensaje personal pero no se agrega cuando respondo un chat

• Síntoma: Escribiste tu firma en Ajustes del perfil, pulsaste Guardar firma de mensaje, pero al escribir en una conversación el texto sale sin firma.
• Causa probable: El interruptor de firma dentro del ReplyBox está desactivado, o estás escribiendo en la pestaña Nota privada (donde la firma nunca se agrega para no ensuciar las notas internas).
• Cómo resolverlo: Abre una conversación, asegúrate de estar en la pestaña Responder (fondo blanco) y haz clic en el quinto icono de la barra inferior del ReplyBox (icono de firma) para dejarlo activo.

2. No escucho ningún sonido cuando entran mensajes nuevos a la bandeja

• Síntoma: Llegan mensajes de clientes pero la computadora no emite el timbre de alerta.
• Causa probable: En Ajustes del perfil → Alertas de audio no se ha marcado ninguna casilla bajo Eventos de alerta para conversaciones (aparece el aviso "No ha seleccionado ninguna opción, no recibirá ninguna alerta de audio"), o el navegador tiene silenciada la pestaña.
• Cómo resolverlo: Ve a Ajustes del perfil → Alertas de audio, marca las casillas Conversaciones asignadas y Conversaciones sin asignar, elige un tono de alerta y verifica en el icono de candado/ajustes de la barra de direcciones de tu navegador que el permiso de Sonido esté en Permitir.

3. Mi estado pasa solo a Desconectado cada vez que cierro la pestaña y dejo de recibir chats asignados

• Síntoma: El agente o dueño cierra el navegador un momento y nota que las nuevas conversaciones quedan en Sin asignar en lugar de asignársele automáticamente.
• Causa probable: Está activada la opción Marcar automáticamente como desconectado cuando no esté usando la aplicación.
• Cómo resolverlo: Entra en Ajustes del perfil, desmarca la casilla Marcar automáticamente como desconectado cuando no esté usando la aplicación y deja tu estado manualmente en En línea.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner una imagen o el logo de mi empresa en la firma de WhatsApp?

El editor de Firma de mensaje personal soporta texto enriquecido e imágenes en línea. En canales como Correo electrónico y Widget de chat web la imagen se renderiza visualmente dentro de la firma; en canales de mensajería de texto como WhatsApp o SMS, el sistema envía el texto y formato compatible (negritas, cursivas y enlaces) de tu firma.

¿Cómo sé si mis compañeros están En línea, Ocupados o Desconectados en este momento?

Si tienes acceso a Reportes → Resumen, verás en la parte superior los contadores en vivo de agentes En línea, Ocupado y Desconectado, y al abrir el selector Agente asignado dentro de cualquier conversación verás un punto de color junto al nombre de cada miembro del equipo.

¿El cambio de idioma en Ajustes → Ajustes de la cuenta afecta también a las plantillas o respuestas rápidas?

El Idioma del sitio cambia el idioma de los menús y botones de la interfaz de Waclis Inbox. El contenido de tus Respuestas predefinidas, Macros y Plantillas de Whatsapp se mantiene exactamente en el idioma en que tú los hayas redactado.

¿Cada agente tiene su propio Token de acceso API?

Sí. Cada usuario en Waclis Inbox posee un Token de acceso único en su sección Ajustes del perfil, cuyos permisos por API corresponden exactamente al rol de ese usuario. Para integraciones de empresa, se recomienda usar el token de un usuario con rol Administrador.

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