El ReplyBox: texto enriquecido, notas de voz, adjuntos y mensajes programados

• Categoría: Atención y conversaciones
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura: 10 minutos
• Rol necesario: Cualquier usuario (Administrador o Agente)

El ReplyBox es el compositor omnicanal situado en la parte inferior del panel central de cada conversación en Waclis Inbox. Desde esta única caja de herramientas puedes redactar respuestas públicas con formato enriquecido, escribir Notas privadas amarillas, invocar respuestas rápidas con /, grabar notas de voz desde tu micrófono (con transcripción automática por IA en mensajes de audio), adjuntar archivos o capturas del portapapeles, crear una Nueva tarea vinculada al chat, activar tu firma, enviar Plantillas de Whatsapp y utilizar las estrellitas de IA (Sugerir respuesta, Resumir, Preguntar a Copilot).

¿Qué puedes hacer desde el ReplyBox y cuándo te sirve?

Dominar todos los controles del ReplyBox te permite resolver cualquier interacción comercial o de soporte sin abandonar la conversación:

1. Ventas ágiles con multimedia y notas de voz: Un comprador pide ver fotos reales de un producto y escuchar una explicación rápida. Desde el ReplyBox pegas una imagen directamente con Ctrl + V, adjuntas el catálogo en PDF con el icono de clip y grabas una nota de voz cercana desde el icono de micrófono.
2. Reactivación de chats fuera de la ventana de 24 horas de Meta: En una bandeja de WhatsApp Cloud API (Oficial de Meta) donde el cliente escribió hace más de 24 horas, haces clic en el icono de Plantillas de Whatsapp de la barra inferior para enviarle una plantilla aprobada y reabrir la sesión.
3. Agendamiento inmediato de recordatorios: Mientras hablas con el cliente, pulsas el icono de lista (Nueva tarea) en el propio ReplyBox para abrir el formulario con la conversación y el contacto ya pre-cargados.

Antes de comenzar

• Para grabar notas de voz, la primera vez que pulses el icono del micrófono tu navegador web te solicitará permiso para usar el micrófono en inbox.waclis.com; selecciona Permitir.
• Recuerda verificar siempre en qué modo estás escribiendo: la pestaña Responder (fondo blanco) envía el mensaje al cliente, mientras que la pestaña Nota privada (fondo amarillo) guarda un comentario interno solo para tu equipo.

Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Elegir el modo de escritura (Responder vs Nota privada) y redactar con formato

1. En el borde superior izquierdo del ReplyBox, selecciona la pestaña Responder para comunicarte con el cliente (verás el texto guía: "Shift + Enter para nueva línea. Comience con '/' para seleccionar una respuesta predefinida.").
2. Si deseas ampliar el espacio de escritura para redactar un mensaje largo o un correo electrónico, haz clic en el icono de expandir (flechas diagonales) ubicado en la esquina superior derecha del ReplyBox.
3. Aplica formato enriquecido a tu texto (negritas con *texto* o barra de formato, cursivas con cursiva con guiones bajos, listas, enlaces o bloques de código) o escribe / al inicio de una línea para insertar una Respuesta predefinida.

Paso 2: Usar los 6 iconos de la barra de herramientas inferior del ReplyBox

En la parte inferior izquierda del ReplyBox (en modo Responder) dispones de seis controles directos de izquierda a derecha:

1. Selector de Emojis (icono de carita sonriente): Despliega el catálogo de emojis con buscador para humanizar tus mensajes.
2. Adjuntar archivos (icono de clip): Abre el explorador de tu computadora para subir imágenes, documentos PDF, hojas de cálculo, audios o videos (también puedes usar el atajo Win / ⌘ + Alt + A o pegar una captura de pantalla directamente con Ctrl + V / ⌘ + V). Verás las miniaturas de vista previa antes de pulsar enviar.
3. Grabador de nota de voz (icono de micrófono): Haz clic para iniciar la grabación desde tu micrófono, visualiza el contador de tiempo en vivo, detén la grabación para escuchar una vista previa si lo deseas y envíala como nota de voz nativa al cliente.
4. Crear tarea vinculada (Nueva tarea — icono de lista con check): Abre instantáneamente el modal Nueva tarea con los campos Conversación y Contacto ya completados con el chat actual; solo debes indicar Título, Tipo, Prioridad, Fecha de vencimiento, Hora, Asignar a y Recordatorio, y hacer clic en Crear.
5. Conmutador de Firma personal (icono de pluma/firma): Activa o desactiva con un clic la inserción automática de tu Firma de mensaje personal (configurada en Ajustes del perfil) al pie del mensaje.
6. Selector de Plantillas de Whatsapp (icono de WhatsApp): Disponible en bandejas de WhatsApp compatibles; abre el modal Plantillas de Whatsapp con su buscador Buscar plantillas para seleccionar una plantilla aprobada por Meta, completar sus variables dinámicas y enviarla.

Paso 3: Utilizar la asistencia de IA en el ReplyBox (Botón de estrellitas)

En la esquina superior derecha del ReplyBox (junto al botón de expandir), haz clic en el icono de estrellitas de IA para desplegar el menú inteligente:

• Sugerir respuesta: Analiza el último mensaje del cliente y el contexto del hilo para redactar un borrador de respuesta directamente dentro de tu ReplyBox, listo para que lo revises y envíes.
• Resumir: Genera una síntesis ejecutiva de toda la conversación (ideal para pegarla en una Nota privada antes de derivar el caso).
• Preguntar a Copilot: Abre la pestaña lateral Copilot para hacerle consultas libres a la IA sobre el historial del cliente.

(Nota: Las funciones de asistencia con IA y transcripción automática de audio están disponibles desde el plan Premium).

Paso 4: Citar un mensaje específico (Responder a) o traducir mensajes del hilo

Cuando un cliente envía varios mensajes seguidos y quieres responder a uno en particular:

1. Posa el cursor sobre la burbuja del mensaje del cliente en el historial central y haz clic en el menú de tres puntos (...) de esa burbuja.
2. Selecciona Responder a. El mensaje citado aparecerá anclado en la parte superior del ReplyBox y, al enviar tu respuesta, el cliente verá la cita nativa en su WhatsApp.
3. Desde ese mismo menú de tres puntos de cualquier burbuja también puedes elegir Copiar, Traducir (traduce el mensaje al idioma de tu interfaz al instante), Fijar mensaje o Eliminar.

Paso 5: Enviar ahora o programar un mensaje diferido

1. Para enviar el mensaje de inmediato, haz clic en el botón rosa Enviar (↵) en la esquina inferior derecha del ReplyBox (o presiona Enter / Ctrl + Enter según tu preferencia de perfil).
2. Si deseas dejar programado un mensaje único o recurrente para que salga en una fecha y hora futura (función disponible desde el plan Premium), utiliza la opción de programación de mensajes o gestiona tus envíos desde el módulo lateral Mensajes Programados.

Qué significa cada herramienta del ReplyBox

Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Conmutar entre respuesta pública y nota privada sin usar el mouse:
• Presiona Alt + P (Cambiar a nota privada) para pasar el ReplyBox a fondo amarillo.
• Presiona Alt + L (Cambiar a respuesta) para volver al modo público de respuesta al cliente.
• Abrir el selector de archivos adjuntos por teclado: Presiona Win / ⌘ + Alt + A (Añadir archivo adjunto) para adjuntar un documento sin hacer clic en el icono de clip.
• Invocar plantillas rápidas con adjuntos incluidos: En lugar de adjuntar manualmente el mismo PDF de catálogo 50 veces al día, súbelo una sola vez dentro de Ajustes → Respuestas predefinidas y cárgate el texto + el archivo escribiendo /catalogo en el ReplyBox.

Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Transcripción de notas de voz + Búsqueda interna (Buscar mensajes): Cuando un administrador activa Transcribir mensajes de audio en Ajustes → Ajustes de la cuenta, el texto transcrito de los audios que envían tus clientes por WhatsApp pasa a ser buscable desde la lupa Buscar mensajes de la conversación.
• ReplyBox + Módulo Mensajes Programados: Si acordaste enviarle un recordatorio o estado de cuenta a un cliente todos los meses o el próximo viernes a las 10:00 h, puedes administrar el envío con hasta 15 archivos adjuntos y reglas de recurrencia en Mensajes Programados.

Relación con el ecosistema Waclis

El ReplyBox es el punto donde convergen los documentos comerciales generados en las demás aplicaciones de Waclis:

• Puedes compartir con el cliente los enlaces o archivos PDF de cotizaciones emitidas en WaclisPOS, los comprobantes fiscales autorizados en Waclis Factur o los links de agendamiento de WaclisCAL (combinándolos con atajos / para insertarlos en un segundo).

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. En una conversación de WhatsApp Oficial no puedo escribir texto libre y me pide usar una plantilla

• Síntoma: El área de texto del ReplyBox está bloqueada en un chat de WhatsApp Cloud API indicando que debes enviar una plantilla para continuar.
• Causa probable: Por normativa oficial de Meta, la ventana de atención libre dura 24 horas desde el último mensaje entrante del cliente. Pasado ese plazo, Meta solo permite reiniciar la conversación mediante una plantilla aprobada.
• Cómo resolverlo: Haz clic en el icono de Plantillas de Whatsapp en la barra inferior del ReplyBox, busca una plantilla aprobada en Buscar plantillas, completa sus variables y envíala. En cuanto el cliente responda a tu plantilla, la ventana libre de 24 horas se abrirá nuevamente.

2. Hago clic en el micrófono para grabar una nota de voz pero no graba nada

• Síntoma: Al pulsar el icono de micrófono en el ReplyBox, no corre el temporizador o aparece un aviso de permiso denegado.
• Causa probable: El navegador web tiene bloqueado el acceso al micrófono para inbox.waclis.com, o no hay un micrófono activo seleccionado en el sistema operativo.
• Cómo resolverlo: Haz clic en el icono de configuración/candado situado a la izquierda de la URL https://inbox.waclis.com en la barra de tu navegador, cambia el permiso de Micrófono a Permitir y recarga la página con F5.

3. Intento adjuntar un archivo y aparece un error de tamaño o formato no soportado

• Síntoma: Al subir un video o documento pesado con el icono de clip, el envío falla o muestra alerta de límite excedido.
• Causa probable: Cada canal externo impone límites técnicos de peso por archivo (por ejemplo, en WhatsApp Cloud API las imágenes admiten hasta 5 MB, los videos hasta 16 MB y los documentos PDF hasta 100 MB; en campañas de WhatsApp QR hasta 40 MB).
• Cómo resolverlo: Comprime el video o envía archivos de gran tamaño mediante un enlace descargable, y verifica el formato del documento (.pdf, .jpg, .png, .mp4, .docx, .xlsx).

Preguntas frecuentes

¿Puedo pegar una captura de pantalla directamente en el ReplyBox sin guardarla antes como archivo?

Sí. Si tomas una captura de pantalla en tu computadora (por ejemplo con Win + Shift + S en Windows o Cmd + Ctrl + Shift + 4 en Mac), simplemente haz clic dentro del ReplyBox y presiona Ctrl + V (o ⌘ + V). La imagen se adjuntará al instante lista para enviar.

¿Cómo activo la transcripción automática de los audios que me mandan los clientes por WhatsApp?

Un usuario con rol Administrador debe ir a Ajustes → Ajustes de la cuenta, activar el interruptor Transcribir mensajes de audio (y opcionalmente Transcripción de grabaciones de llamadas) y guardar los cambios.

¿Dónde puedo ver todos los archivos que el cliente me mandó hace meses sin tener que subir por todo el chat?

En el panel lateral derecho, dentro de la pestaña Contacto, abre el acordeón Archivos compartidos. Allí tienes todos los documentos, imágenes y audios de la conversación ordenados y listos para abrir o descargar.

¿Si elimino un mensaje desde los tres puntos de la burbuja (Eliminar), un agente con rol normal puede hacerlo?

Depende de la configuración de la bandeja: en Ajustes → Entradas → [Bandeja] → Colaboradores, el administrador puede activar o desactivar el permiso Permitir que un agente elimine un mensaje, así como definir si un Rol personalizado tiene el permiso Eliminar conversaciones y mensajes.

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