Programación de mensajes individuales y recurrentes: vista Calendario, vista Lista y gestión de envíos diferidos

• Categoría: Atención y conversaciones
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura: 9 minutos
• Rol necesario: Cualquier usuario (Administrador o Agente)

El módulo de Mensajes Programados de Waclis Inbox te permite dejar programados envíos diferidos únicos o series automáticas recurrentes (diarias, semanales, mensuales, días hábiles o personalizadas) hacia uno o varios contactos, incluyendo variables dinámicas y hasta 15 archivos adjuntos. Además, cuenta con un centro visual de control con vista de Calendario mensual y vista de Lista para auditar estados de entrega, editar, posponer en 1 clic o cancelar envíos antes de que salgan.

¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Programar mensajes elimina el olvido humano en el seguimiento comercial y administrativo:

1. Seguimiento comercial puntual acordado con el cliente: Un prospecto pide que lo contactes el próximo lunes a las 9:00 h cuando regrese de viaje. Dejas el mensaje programado hoy mismo y Waclis Inbox lo despacha puntualmente en esa fecha y hora aunque tú estés atendiendo otros casos.
2. Recordatorios administrativos y cobranzas recurrentes: Si tienes clientes con abonos mensuales o reposición semanal de mercadería, configuras un mensaje con Repetir (Mensual el día 5 o Semanal el lunes) con su estado de cuenta o lista de precios adjunta.
3. Auditoría visual de la agenda de envíos del equipo: Desde la vista de Calendario o la vista de Lista, los supervisores ven de un vistazo qué mensajes están Pendiente, cuáles fueron Enviado y cuáles requieren atención por estado Fallido o Falló la entrega.

Antes de comenzar

• El contacto destinatario debe existir en tu directorio de Contactos con el dato requerido por el canal (número de teléfono en formato internacional E.164 para WhatsApp/SMS o dirección de correo para Email).
• Importante para WhatsApp Cloud API (Oficial de Meta): Recuerda que si al llegar la fecha y hora programada han pasado más de 24 horas desde el último mensaje del cliente, Meta exige el envío de una Plantilla aprobada en lugar de texto libre (mientras que en canales de WhatsApp mediante código QR Waha, Correo o API puedes enviar texto libre y adjuntos en cualquier momento).

Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Abrir el módulo Mensajes Programados y alternar entre Calendario y Lista

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, haz clic en Mensajes Programados (o accede desde la conversación activa).
2. Se abrirá la pantalla Programación de Mensajes. En la barra superior derecha puedes conmutar entre sus dos modos de visualización:

• Vista de Calendario: Muestra una cuadrícula mensual donde cada día exhibe las tarjetas de mensajes programados coloreadas según su estado operativo.
• Vista de Lista: Muestra una tabla filtrable por rango de fechas (Desde / Hasta), buscador de texto (Buscar por título, contacto o teléfono), selector de bandeja (Todas las bandejas), agente (Todos los agentes), etiqueta, casilla Solo creados por mí y pestañas rápidas de estado (Todos, Pendientes, Enviados, Fallidos, Recurrentes).

Paso 2: Crear un nuevo envío en el modal + Programar Mensaje

1. Haz clic en el botón superior derecho + Programar Mensaje.
2. En el modal Programar Mensaje, completa los campos de configuración:

• Título: Ingresa un nombre interno identificatorio para este agendamiento (por ejemplo, Recordatorio renovación mensual).
• Contactos: En el buscador Buscar contacto por nombre, email o teléfono..., selecciona uno o múltiples contactos destinatarios.
• Seleccione un canal / Seleccione una bandeja: Elige la bandeja de entrada por la cual saldrá el mensaje.
• Programado: Define la fecha (dd/mm/aaaa) y la hora exacta (--:--) del envío inicial.
• Repetir: Si es un envío único, deja No repetir (No se repite). Si deseas que se repita automáticamente, selecciona la regla de recurrencia (ver Paso 3).
• Mensaje: Redacta el contenido. Puedes usar llaves dobles para insertar variables dinámicas como {{contact.name}}, {{contact.email}} y {{agent.name}} (o seleccionar una plantilla en canales oficiales).
• Archivos adjuntos (Adjuntar archivo): Sube hasta 15 archivos adjuntos (0/15) entre imágenes, PDFs, audios o documentos.

1. Haz clic en Guardar.

• Confirmación visual: El agendamiento aparecerá inmediatamente en el calendario y en la lista con la etiqueta amarilla Pendiente.

Paso 3: Configurar reglas avanzadas de recurrencia (Repetir)

Cuando despliegas el selector Repetir, puedes elegir entre los ajustes predefinidos o abrir el configurador Personalizado...:

1. Opciones rápidas: No se repite, Todos los días, Todos los días hábiles (lun a vie), Semanal el {día}, Mensual el día {fecha}, Mensual el {enésimo} {día} (ej. primer lunes del mes) o Anualmente el {día} de {mes}.
2. Modo Personalizado...:

• Frecuencia: Cada N día(s), semana(s) (eligiendo los días exactos D, L, M, X, J, V, S), mes(es) o año(s).
• Condición de finalización: Elige cuándo debe detenerse la serie: Nunca, El (una fecha límite exacta AAAA-MM-DD) o Después de (N ocurrencias, de 1 a 999 envíos).

Paso 4: Posponer en 1 clic, editar, detener serie o cancelar un envío pendiente

Sobre cualquier mensaje en estado Pendiente dentro de la lista o calendario puedes ejecutar cuatro acciones de control:

• Posposición rápida en 1 clic: Retrasa el envío pendiente seleccionando uno de los 4 atajos preconfigurados: En 1 hora, En 3 horas, Mañana a las 9:00 o Próximo lunes a las 9:00.
• Editar: Modifica el texto, los archivos adjuntos o la fecha antes de que llegue la hora de disparo.
• Detener próximas repeticiones: En mensajes recurrentes, frena la generación de futuros envíos sin borrar el historial de los ya enviados.
• Cancelar / Eliminar: Anula el envío pendiente pasándolo a estado Cancelado.

Qué significa cada Estado de un Mensaje Programado

Otras formas de hacerlo y combinación con otras funciones

• Diferencia entre Mensajes Programados, Automatizaciones diferidas y Campañas:
• Usa Mensajes Programados cuando quieras enviar un mensaje en una fecha y hora de calendario exacta (o con recurrencia semanal/mensual) a uno o varios contactos específicos.
• Usa Automatizaciones diferidas (Ajustes → Automatización → Se ejecutan tras una espera) cuando el mensaje deba enviarse de forma condicional solo si el cliente no respondió pasadas N horas o días desde tu último mensaje.
• Usa Campañas cuando quieras hacer una difusión masiva a toda una audiencia segmentada por etiquetas con rotación de bandejas y Spintax.

Relación con el ecosistema Waclis

Si tu negocio utiliza WaclisCAL para turnos o WaclisPOS para presupuestos, puedes usar Mensajes Programados en Waclis Inbox para dejar agendado un recordatorio manual de cita o de seguimiento de presupuesto junto con el enlace público de WaclisCAL o el PDF de la cotización.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Un mensaje programado quedó en estado Falló la entrega en WhatsApp Oficial

• Síntoma: Programaste un mensaje de texto normal para el día siguiente en una bandeja de WhatsApp Cloud API y al llegar la hora aparece como Falló la entrega.
• Causa probable: Al cumplirse la hora programada ya habían transcurrido más de 24 horas desde el último mensaje entrante del cliente, por lo que Meta bloqueó el texto libre.
• Cómo resolverlo: Cuando programes envíos diferidos a más de 24 horas sobre WhatsApp Cloud API, utiliza una Plantilla aprobada por Meta (o envía a través de una bandeja de WhatsApp mediante código QR Waha).

2. Quiero dejar de enviar un mensaje que configuré como semanal pero no quiero borrar los anteriores

• Síntoma: Un cliente ya pagó su abono o finalizó su contrato y quieres frenar el recordatorio recurrente.
• Causa probable: El mensaje tiene una regla activa en Repetir.
• Cómo resolverlo: Ve a Mensajes Programados, filtra por la pestaña Recurrentes o Pendientes, localiza el próximo envío agendado para ese contacto y utiliza la acción para detener las próximas repeticiones o cancelar el envío pendiente.

3. No veo en la lista los mensajes que programaron otros compañeros del equipo

• Síntoma: Entras a la vista de Lista en Mensajes Programados y solo aparecen tus propios agendamientos.
• Causa probable: Tienes marcada la casilla superior Solo creados por mí o un filtro de agente en Todos los agentes.
• Cómo resolverlo: Desmarca la casilla Solo creados por mí y asegúrate de que el selector de agentes diga Todos los agentes.

Preguntas frecuentes

¿En qué zona horaria se ejecutan los Mensajes Programados?

Los envíos se programan y disparan respetando la configuración de zona horaria de tu cuenta definida en Ajustes → Ajustes de la cuenta → Zona horaria.

¿Puedo programar un mismo mensaje para varios contactos al mismo tiempo?

Sí. En el campo Contactos del modal Programar Mensaje puedes buscar y seleccionar múltiples contactos; el sistema generará el envío individualizado para cada uno reemplazando sus variables dinámicas ({{contact.name}}).

¿Cuántos archivos adjuntos puedo incluir en un mensaje programado?

Puedes adjuntar hasta 15 archivos (0/15) en un mismo agendamiento haciendo clic en Adjuntar archivo.

¿Si el cliente me escribe antes de la hora programada, el mensaje programado se cancela solo?

No se cancela automáticamente porque puede tratarse de un envío informativo o recurrente independiente. Si el cliente ya te respondió y ya no necesitas que salga el mensaje programado, puedes cancelarlo o posponerlo en un clic desde el chat o desde Mensajes Programados.

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