Respuestas rápidas `/` y macros de 1 clic para acelerar la atención

• Categoría: Atención y conversaciones
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura: 9 minutos
• Rol necesario: Cualquier usuario (Administrador o Agente)

En la operación diaria de ventas y atención al cliente, gran parte de las consultas diarias involucran textos repetitivos, envío de catálogos PDF o secuencias de pasos idénticos (etiquetar, dejar constancia interna y derivar a un área). Waclis Inbox incluye dos herramientas nativas para multiplicar la velocidad de tu equipo: las Respuestas predefinidas (invocables con / en el ReplyBox, con variables dinámicas y archivos adjuntos múltiples) y las Macros de 1 clic (secuencias visuales de hasta 17 acciones encadenables con pausa Esperar).

¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Aunque ambas herramientas ahorran tiempo, cada una resuelve una necesidad distinta:

1. Respuestas predefinidas (/): Cuando quieres insertar texto + adjuntos y editarlos antes de enviar. Por ejemplo, un cliente pide el catálogo mayorista y los datos bancarios. Escribes /catalogo en el ReplyBox, Waclis Inbox carga automáticamente el saludo con el nombre del cliente ({{contact.name}}) junto con el archivo PDF adjunto, agregas un comentario personalizado y presionas Enviar (↵).
2. Macros de 1 clic: Cuando quieres ejecutar varias acciones operativas juntas sin escribir. Por ejemplo, cuando un comprador envía un comprobante de transferencia, haces clic en el botón Play de tu macro Pago Recibido: el sistema envía un mensaje confirmando la recepción, espera 5 segundos (Esperar), agrega la etiqueta pago-verificando, deja una Nota privada para administración y asigna el chat al equipo facturacion.

Antes de comenzar

• Para que un usuario con rol personalizado pueda crear o editar respuestas rápidas en Ajustes → Respuestas predefinidas, su rol debe contar con el permiso Crear, editar y eliminar respuestas rápidas.
• Ten listos en tu computadora los archivos PDF, imágenes o listas de precios que quieras dejar pre-cargados dentro de tus plantillas rápidas.

Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Crear una Respuesta predefinida con variables y archivos adjuntos

1. En la barra lateral izquierda, ve a Ajustes → Respuestas predefinidas. Verás la tabla con las columnas Código corto, CONTENIDO, ADJUNTOS y ACCIONES.
2. Haz clic en el botón superior derecho Añadir respuesta predefinida.
3. En el modal Añadir respuesta predefinida, completa los tres campos:

• Código corto: Escribe la palabra clave sin espacios que usarás después de la barra / (por ejemplo: bienvenida, catalogo-pdf o datos-banco).
• Mensaje: Redacta el cuerpo de la plantilla. Puedes incluir formato enriquecido y variables Liquid como {{contact.name}} (nombre del contacto) o {{agent.name}} (nombre del agente que responde).
• Archivos adjuntos (Elegir archivos): Haz clic en el botón Elegir archivos para subir uno o varios documentos PDF, imágenes o videos que se adjuntarán automáticamente cada vez que uses este atajo.

1. Haz clic en Enviar para guardar la plantilla.

Paso 2: Invocar una Respuesta predefinida con / desde el ReplyBox

1. Abre cualquier conversación y sitúate en el ReplyBox.
2. Al comienzo del mensaje (o al inicio de una línea nueva), escribe el carácter / seguido de las primeras letras del código corto (por ejemplo, /cat).
3. Se desplegará el menú flotante con las coincidencias; selecciónala con las flechas del teclado y Enter o haciendo clic.
4. El texto (con las variables ya reemplazadas por el nombre real del cliente) y sus archivos adjuntos se cargarán en el compositor listos para enviar o editar.

Paso 3: Crear una Macro en el editor visual de nodos (Ajustes → Macros)

1. Dirígete a Ajustes → Macros y haz clic en el botón Añadir una nueva macro.
2. En el lienzo central verás el flujo visual entre Iniciar flujo y Finalizar flujo:

• En el primer bloque de acción, elige qué debe hacer la macro y su parámetro.
• Haz clic en + Añadir nueva acción para encadenar todos los pasos necesarios (puedes reordenar los nodos arrastrándolos desde su icono izquierdo).

1. En el panel derecho del editor, completa:

• Nombre de macro: Un título claro para el equipo (por ejemplo, Derivar a Facturación con Nota).
• Visibilidad de macro: Elige Público (disponible para todos los agentes de la cuenta) o Privado (visible únicamente para ti).

1. Haz clic en Guardar macro.

Paso 4: Ejecutar una Macro en 1 clic dentro de una conversación

1. Dentro de una conversación activa, ve al panel lateral derecho bajo la pestaña Contacto.
2. Despliega el cuarto acordeón: Macros.
3. Haz clic en el icono de reproducción (Play) situado junto al nombre de la macro. Si la macro incluye pausas Esperar, verás un indicador de progreso en segundo plano mientras se completan todos los pasos en orden.

Qué significa cada una de las 17 acciones disponibles en Macros

En el editor de Ajustes → Macros, puedes combinar cualquiera de estas 17 acciones encadenables:

Otras formas de hacerlo y combinación con otras funciones

• Cuándo usar Respuesta predefinida (/), Macro o Regla de Automatización:
• Usa Respuesta predefinida (/) cuando necesites revisar o completar un dato en el texto antes de enviarlo.
• Usa Macro cuando un agente humano decide con 1 clic disparar un combo de acciones (enviar mensaje + esperar 5 s + enviar adjunto + etiquetar + derivar).
• Usa Regla de Automatización (Ajustes → Automatización) cuando la secuencia deba dispararse sola sin intervención humana al cumplirse una condición.

Relación con el ecosistema Waclis

Puedes guardar dentro de tus Respuestas predefinidas los enlaces de reserva de tus agendas de WaclisCAL (por ejemplo /agendar-demo) o los links a tu catálogo de Tienda Waclis para insertarlos en cualquier conversación en menos de un segundo. Además, con la acción Enviar evento Webhook dentro de una Macro puedes enviar datos de una conversación puntual hacia automatizaciones conectadas con tu ecosistema.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Escribo / en la mitad de una frase y no se abre la lista de respuestas predefinidas

• Síntoma: El agente redacta un texto y al poner / en medio del renglón no aparece el buscador de plantillas.
• Causa probable: Por diseño del compositor (para no interferir cuando escribes fechas como 10/11 o URLs), el comando / se activa al principio de la caja de texto o al inicio de una línea nueva.
• Cómo resolverlo: Escribe / como primer carácter del ReplyBox (o presiona Shift + Enter para abrir un renglón nuevo y escribe /).

2. Creé una Macro para todo el equipo pero mis compañeros no la ven en sus conversaciones

• Síntoma: Creaste una macro en Ajustes → Macros, a ti te aparece en el acordeón Macros, pero al resto de los agentes no les figura.
• Causa probable: Al guardarla quedó seleccionada la opción por defecto Visibilidad de macro: Privado.
• Cómo resolverlo: Ve a Ajustes → Macros, haz clic en el botón de editar sobre la macro, cambia Visibilidad de macro a Público y pulsa Guardar macro.

3. Una Macro con varios mensajes los envía desordenados en WhatsApp

• Síntoma: La macro tiene dos nodos de Enviar un mensaje y un nodo de Enviar adjunto, pero al cliente le llega primero el texto final que el archivo PDF.
• Causa probable: Los archivos pesados tardan unos segundos más en procesarse en el canal externo que el texto plano si se disparan en el mismo instante.
• Cómo resolverlo: Edita la macro en Ajustes → Macros e inserta un nodo Esperar de 4 o 5 segundos entre el nodo Enviar adjunto y el siguiente nodo Enviar un mensaje.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir más de un archivo adjunto en una misma Respuesta predefinida (/)?

Sí. Al pulsar Elegir archivos en el modal Añadir respuesta predefinida, puedes adjuntar múltiples archivos (por ejemplo, dos imágenes y un PDF) y en la tabla principal verás el contador en la columna ADJUNTOS.

¿Qué pasa si uso la variable {{contact.name}} en una respuesta rápida?

Al insertar la respuesta con / en el ReplyBox, Waclis Inbox reemplaza automáticamente {{contact.name}} por el nombre real del contacto con el que estás hablando.

¿Puedo detener o saber si una Macro con pausas Esperar sigue ejecutándose?

Sí. Mientras una macro con pasos Esperar está en curso, la conversación muestra un indicador visual de ejecución en segundo plano hasta que finaliza el último nodo del flujo.

¿Las Respuestas predefinidas están disponibles para todos los agentes de la cuenta?

Sí. Todas las plantillas creadas en Ajustes → Respuestas predefinidas quedan disponibles globalmente para todos los agentes al escribir / en cualquier canal.

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