Automatizaciones diferidas con espera para seguimiento preventivo a clientes

• Categoría: Automatización y productividad
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de configuración: 6 minutos
• Rol necesario: Administrador

Las Automatizaciones diferidas con espera (ubicadas en la pestaña Se ejecutan tras una espera dentro de Ajustes → Automatización) permiten programar reglas que vigilan el paso del tiempo sobre tus conversaciones (desde 10 minutos hasta 30 días) y actúan únicamente si la situación no cambió al cumplirse el plazo. En esta guía aprenderás a configurar los 3 disparadores diferidos reales de Waclis Inbox (La conversación permanece en un estado, El cliente no ha respondido y Ningún miembro del equipo ha respondido), cómo acotarlos por bandejas o condiciones adicionales y qué casos prácticos implementar hoy mismo en tu operación comercial y de soporte.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

A diferencia de las reglas inmediatas (que actúan en el mismo segundo del evento), las reglas diferidas programan un temporizador inteligente que se cancela solo si alguien responde o cambia el estado a tiempo:

• Seguimiento comercial automático cuando el cliente deja de contestar (El cliente no ha respondido): Tu vendedor envía un presupuesto por WhatsApp o Chat Web; si pasan 4 horas (o 2 días) sin que el cliente envíe ningún mensaje nuevo, la regla envía automáticamente un mensaje amable de seguimiento ("Hola {{contact.name}}, ¿pudiste revisar la cotización que te enviamos?") o mueve la tarjeta Kanban a seguimiento.
• Rescate de clientes cuando un vendedor está ocupado o ausente (Ningún miembro del equipo ha respondido): Un cliente escribe una consulta y pasan 20 minutos sin que ningún agente del equipo le conteste. La regla sube automáticamente la prioridad a Urgente, publica una Nota privada de alerta y ejecuta Redistribuir a agentes en línea para que otro asesor disponible lo atienda en el acto.
• Higiene automática de bandeja y cierre por inactividad (La conversación permanece en un estado): Si una conversación queda en estado Pendiente o Pospuesto durante 7 días sin novedades, la regla la pasa automáticamente a Resuelto y detiene el temporizador del elemento Kanban.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

1. Rol de Administrador en Waclis Inbox: Necesario para acceder a Ajustes → Automatización.
2. Definir el plazo de espera entre 10 minutos y 30 días: El motor de espera admite valores configurables en Minutos, Horas o Días, con un mínimo estricto de 10 minutos (10 min) y un máximo de 30 días (43.200 min).

3. Paso a paso: Cómo crear una regla en Se ejecutan tras una espera

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, haz clic en Ajustes (icono de engranaje) y selecciona Automatización.
2. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la segunda pestaña: Se ejecutan tras una espera (o haz clic en + Añadir regla de automatización y elige la tarjeta Ejecutar tras una espera — Se ejecuta cuando algo permanece sin cambios durante un tiempo).
3. Completa el Nombre de la regla y su Descripción operativa (por ejemplo: Seguimiento de presupuesto a las 4 horas sin respuesta del cliente).
4. Elige el tipo de disparador diferido entre las 3 opciones disponibles (ver tabla detallada en la sección siguiente):

• La conversación permanece en un estado
• El cliente no ha respondido
• Ningún miembro del equipo ha respondido

1. Configura el tiempo de espera (Tiempo de espera): Ingresa el número y selecciona la unidad en el desplegable (Minutos, Horas o Días). Por defecto sugiere 4 Horas (240 minutos). Recuerda que debe ser de al menos 10 Minutos y como máximo 30 Días.
2. Selecciona el alcance de bandejas de entrada:

• Elige Todas las bandejas de entrada si quieres que la regla vigile todos tus canales por igual.
• O selecciona Solo en estas bandejas de entrada para elegir únicamente las bandejas específicas donde debe actuar (por ejemplo, solo en tu bandeja de WhatsApp Ventas).

1. Opcional — Filtrar por condiciones adicionales: Si activas esta casilla, podrás sumar filtros extra sobre la conversación o el contacto (por ejemplo: Etiquetas de conversación Igual a presupuesto-enviado, Equipo Igual a ventas, Prioridad o cualquier Atributo personalizado).
2. Configura las Acciones: Selecciona qué debe hacer Waclis Inbox cuando se cumpla el tiempo de espera (cualquiera de las 30 acciones del catálogo, como Enviar mensaje, Redistribuir a agentes en línea, Cambiar prioridad, Mover elemento Kanban a etapa o Resolver conversación).
3. Haz clic en Crear.

4. Desglose técnico de los 3 disparadores diferidos (Wait Triggers)

Para diseñar reglas precisas, es fundamental comprender qué evento inicia el reloj en cada uno de los tres disparadores y qué condición vuelve a verificar Waclis Inbox cuando el reloj llega a cero:

5. Tres casos prácticos listos para copiar en tu cuenta

Caso 1: Recordatorio comercial automático a las 3 horas si el cliente no contesta una cotización

• Disparador: El cliente no ha respondido
• Tiempo de espera: 3 Horas
• Alcance de bandejas: Solo en estas bandejas de entrada → Tu bandeja de WhatsApp o Chat Web comercial.
• Condiciones adicionales (Filtrar por condiciones adicionales): Etiquetas de conversación Igual a cotizado Y Estado Igual a Abierto.
• Acciones:

1. Enviar mensaje: "Hola {{contact.name}}, te escribo para saber si pudiste ver el presupuesto que te compartimos o si tienes alguna duda con las opciones."
2. Añadir etiqueta a la conversación: seguimiento-1-enviado.

Caso 2: Alerta y redistribución a los 15 minutos cuando ningún vendedor atiende un chat nuevo

• Disparador: Ningún miembro del equipo ha respondido
• Tiempo de espera: 15 Minutos
• Alcance de bandejas: Todas las bandejas de entrada
• Condiciones adicionales: Estado Igual a Abierto
• Acciones:

1. Cambiar prioridad: Alta
2. Redistribuir a agentes en línea (para quitarle el chat al agente que no contestó y pasárselo a un compañero que esté conectado en línea).
3. Agregar una nota privada: "Atención: Este cliente lleva 15 minutos esperando respuesta. Se redistribuyó automáticamente a un agente en línea."

Caso 3: Cierre automático de chats abandonados en estado Pendiente tras 5 días

• Disparador: La conversación permanece en un estado → Permanece como: Pendiente
• Tiempo de espera: 5 Días
• Alcance de bandejas: Todas las bandejas de entrada
• Acciones:

1. Añadir etiqueta a la conversación: cerrado-por-inactividad
2. Detener temporizador de elemento Kanban
3. Resolver conversación

6. Cómo combinarlo con otras funciones y con el ecosistema Waclis

• Cuidado con la ventana de 24 horas en WhatsApp Oficial (WHATSAPP CLOUD): Si creas una regla con El cliente no ha respondido y la acción Enviar mensaje (texto libre) sobre una bandeja de WhatsApp Oficial, configura siempre un tiempo de espera menor a 24 horas (por ejemplo, 2 Horas, 6 Horas o 20 Horas). Recuerda que pasadas las 24 horas desde el último mensaje del cliente, Meta bloquea el envío de texto libre automático y solo admite plantillas. En cambio, en bandejas de WhatsApp mediante código QR (Waha), Correo o Telegram puedes configurar esperas de varios días con texto libre sin restricción de ventana.
• Relación con Waclis Reach y Tablero Kanban: Puedes usar las reglas diferidas para que, si un prospecto calificado que entró desde una campaña de Waclis Reach no responde luego de 48 horas, la acción Mover elemento Kanban a etapa traslade su oportunidad comercial a la columna Reintentar próximo mes.

7. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

7.1 Intento guardar una regla con espera de 3 minutos y aparece un error de validación

• Síntoma: El formulario muestra el mensaje "El tiempo de espera mínimo es de 10 minutos".
• Causa probable: Los trabajos diferidos que evalúan el estado de las conversaciones tienen un piso técnico de 10 Minutos para evitar colisiones mientras el agente y el cliente están escribiendo en vivo.
• Cómo resolverlo: Ingresa un valor igual o superior a 10 Minutos. Si solo buscabas una pausa de pocos segundos entre dos mensajes consecutivos inmediatos, usa una regla en Se ejecutan de inmediato con la acción Esperar (Pausa de espera (en minutos) en segundos).

7.2 Configuré una regla de El cliente no ha respondido a los 2 días en WhatsApp Cloud API y el mensaje no salió

• Síntoma: La regla se ejecutó a las 48 horas, pero el mensaje automático de texto libre no pudo entregarse al WhatsApp del cliente.
• Causa probable: En las bandejas de WhatsApp Oficial (Meta Cloud API) la ventana de atención para mensajes de texto libre cierra a las 24 horas del último mensaje del cliente.
• Cómo resolverlo: En bandejas de WhatsApp Oficial, programa tus recordatorios automáticos de texto libre dentro de las primeras 18 a 22 horas, o utiliza a las 48 horas una acción interna como Agregar una nota privada y Asignar al agente para que el vendedor le envíe una Plantilla Meta aprobada.

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Si un agente escribe una Nota Privada en el chat, eso cuenta como que el equipo ya le respondió al cliente?

No. Waclis Inbox distingue perfectamente entre notas internas y respuestas al cliente: el disparador El cliente no ha respondido solo se activa tras mensajes públicos salientes, y Ningún miembro del equipo ha respondido sigue corriendo hasta que un agente envíe una respuesta pública real al cliente.

¿Cuál es el tiempo máximo de espera que puedo programar en una regla diferida?

Puedes configurar hasta 30 Días (43.200 minutos), ideal para recordatorios mensuales de postventa, vencimientos o limpieza de conversaciones antiguas.

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