Primer acceso, activación de cuenta e inicio de sesión seguro

• Categoría: Primeros pasos
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura: 8 minutos
• Rol necesario: Cualquier usuario (Administrador o Agente)

Acceder de forma segura a Waclis Inbox es el primer paso para comenzar a operar tus canales de atención y ventas. En esta guía aprenderás cómo activar tu usuario por primera vez tras recibir una invitación o contratar tu plan en Waclis, cómo iniciar sesión de forma directa en inbox.waclis.com o desde el ecosistema Waclis Connect, cómo alternar entre múltiples cuentas y cómo recuperar o actualizar tu contraseña cumpliendo las políticas de seguridad.

¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

El sistema de autenticación y sesiones de Waclis Inbox cubre los distintos momentos del ciclo de vida de un usuario dentro de tu empresa:

1. Puesta en marcha del Administrador principal: Cuando activas Waclis Inbox desde tu Panel Waclis (panel.waclis.com), tu cuenta organizacional se aprovisiona automáticamente y recibes acceso como Administrador para conectar tus primeras bandejas de entrada.
2. Incorporación de nuevos agentes y supervisores: Cuando un administrador invita a un colaborador desde Ajustes → Agentes → Añadir agente, el nuevo miembro recibe un correo de confirmación para definir su contraseña personal y pasar de estado Pendiente a Verificado.
3. Acceso diario y recuperación autónoma: Si un operador olvida su clave o cambia de dispositivo, puede restablecer su acceso en menos de dos minutos sin depender de soporte técnico, manteniendo la trazabilidad en los registros de auditoría de la cuenta.

Antes de comenzar

Antes de realizar tu primer ingreso a Waclis Inbox, verifica que cuentas con lo siguiente:

• Dirección de correo electrónico autorizada: Debe ser exactamente el mismo email con el que contrataste tu suscripción en Waclis o al cual el administrador de tu empresa envió la invitación desde Ajustes → Agentes.
• Acceso a tu bandeja de correo: Necesitarás abrir el email de activación para validar tu cuenta y establecer tu contraseña inicial.
• Navegador web actualizado: Se recomienda utilizar Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox o Safari en sus versiones recientes (con permisos de notificaciones y micrófono si vas a grabar notas de voz).

Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Activar tu cuenta desde el correo de invitación (Primer acceso)

Si es la primera vez que ingresas porque un administrador te agregó al equipo o acabas de dar de alta tu entorno:

1. Abre tu casilla de correo electrónico y busca el mensaje de bienvenida o invitación a Waclis Inbox (si no lo ves en la bandeja principal, revisa las carpetas de Promociones, Notificaciones o Correo no deseado / Spam).
2. Haz clic en el botón o enlace de confirmación incluido en el correo.
3. Se abrirá en tu navegador la pantalla segura de activación de Waclis Inbox.
4. Crea tu contraseña cumpliendo los requisitos de seguridad (combinación de letras mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales) y confírmala.
5. Al guardar, ingresarás directamente al panel principal de Conversaciones y tu estado en Ajustes → Agentes cambiará automáticamente a Verificado.

Paso 2: Iniciar sesión en el día a día (inbox.waclis.com)

Para ingresar a tu espacio de trabajo en tus jornadas habituales, dispones de dos vías oficiales:

1. Acceso directo independiente:

• Abre tu navegador y dirígete a https://inbox.waclis.com.
• Ingresa tu Correo electrónico y tu Contraseña.
• (Opcional) Si tu cuenta está vinculada con Google o acceso corporativo SSO, puedes utilizar el botón de inicio de sesión rápido correspondiente en la pantalla de acceso.
• Haz clic en Iniciar sesión.

1. Acceso desde el Ecosistema Waclis (Waclis Connect):

• Si ya estás trabajando dentro de otra aplicación del ecosistema (como WaclisMAIL, WaclisPOS, WaclisCAL o el portal de Waclis Connect), abre el selector de aplicaciones (Universal App Switcher) y selecciona Waclis Inbox para abrir la plataforma.

• Confirmación visual: Una vez autenticado, verás la barra lateral izquierda de Waclis Inbox con tu avatar en la esquina inferior izquierda y un punto verde indicando que estás En línea.

Paso 3: Cambiar entre múltiples cuentas u organizaciones (si perteneces a más de una)

Si eres dueño de varios negocios, consultor de agencias o supervisor que administra más de una cuenta dentro de Waclis Inbox:

1. Ubícate en la parte inferior izquierda de la barra lateral y haz clic sobre tu avatar o el nombre de la cuenta actual.
2. En el menú emergente, selecciona la opción para cambiar de cuenta.
3. Elige la organización a la que deseas saltar. La interfaz recargará instantáneamente las bandejas de entrada, contactos y conversaciones de esa cuenta manteniendo el aislamiento total entre organizaciones.

Paso 4: Recuperar tu contraseña si la olvidaste o cambiarla desde tu perfil

• Si olvidaste tu contraseña y no puedes entrar:

1. En la pantalla de inicio de sesión de https://inbox.waclis.com, haz clic en el enlace ¿Olvidaste tu contraseña?.
2. Escribe tu dirección de correo electrónico registrada y confirma el envío.
3. Abre el correo de recuperación que recibirás en tu bandeja, haz clic en el enlace temporal de restablecimiento y define tu nueva contraseña.

• Si ya estás dentro de Waclis Inbox y deseas actualizar tu clave actual:

1. Haz clic en tu avatar en la esquina inferior izquierda y selecciona Ajustes del perfil.
2. Desplázate hasta la sección Cambiar contraseña.
3. Ingresa tu Contraseña actual, escribe la Nueva contraseña, repítela en el campo de confirmación y guarda los cambios.

Qué significa cada opción y estado de acceso

En la siguiente tabla se explican los estados y elementos que intervienen en el acceso a Waclis Inbox:

Otras formas de hacerlo y buenas prácticas de seguridad

• Anclar Waclis Inbox como aplicación de escritorio (PWA / Pestaña fijada): En Google Chrome o Microsoft Edge, haz clic derecho sobre la pestaña de inbox.waclis.com y selecciona Fijar pestaña (o instala el acceso directo desde el menú del navegador). Esto evita que cierres la bandeja por accidente mientras trabajas con otras pestañas.
• Control de sesiones en equipos compartidos: Si en un local comercial varios vendedores usan la misma PC en distintos horarios, cada vendedor debe tener su propio usuario en Ajustes → Agentes y usar Cerrar sesión al finalizar su turno para que las respuestas y métricas de productividad queden registradas a nombre de la persona correcta.

Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

Una vez completado tu primer acceso, te recomendamos realizar inmediatamente estas tres configuraciones iniciales dentro de la plataforma:

1. Configurar tu Perfil y Firma (Ajustes del perfil): Sube tu foto de avatar, define tu Firma de mensaje personal y elige tu Tecla rápida para enviar mensajes (Enter (↵) vs. Cmd/Ctrl + Enter (⌘ + ↵)).
2. Habilitar tus Alertas de Audio y Notificaciones (Ajustes del perfil): Activa los timbres sonoros para Conversaciones asignadas y Conversaciones sin asignar para enterarte al instante cuando escriba un cliente.
3. Verificar tus Bandejas y Equipos (Ajustes → Entradas y Ajustes → Equipos): Si eres Administrador, asegúrate de que cada miembro recién activado esté incluido en las bandejas de entrada y en los equipos (ventas, soporte, facturacion) que le correspondan.

Relación con el ecosistema Waclis

El acceso y los permisos de tu organización en Waclis Inbox están gobernados de forma coherente con el resto del ecosistema:

• Panel Waclis (panel.waclis.com): Es la Autoridad Comercial Única donde contratas o amplías tu plan (Estándar, Premium o Evolución) y tus add-ons de usuarios o bandejas. Además, al activar el módulo de WhatsApp/Inbox desde el Panel, el sistema puede aprovisionar automáticamente tu cuenta y usuario inicial en Waclis Inbox.
• Waclis Connect (connect.waclis.com): Sincroniza los derechos comerciales (entitlements) de tu organización (enabled, Plan requerido, disabled) y permite saltar hacia Waclis Inbox desde el Universal App Switcher. Si en algún momento una suscripción entra en pausa comercial, Waclis Connect restringe temporalmente el acceso sin borrar jamás tus conversaciones históricas, tus contactos ni la identidad de tus usuarios.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. El nuevo agente no recibe el correo de invitación para activar su cuenta

• Síntoma: Un administrador agregó a un agente en Ajustes → Agentes → Añadir agente, pero pasan varios minutos y el colaborador no ve el email en su bandeja de entrada.
• Causa probable: El correo fue filtrado por la carpeta de Spam / Correo no deseado del servidor de correo del destinatario, o hubo un error de tipeo al escribir la dirección de email.
• Cómo resolverlo:

1. En Ajustes → Agentes, verifica letra por letra que la Dirección de correo electrónico del agente esté bien escrita. Si tiene un error, elimina el registro pendiente y vuelve a crearlo con el correo correcto.
2. Pide al agente que busque Waclis en la carpeta de Spam o Todos los correos.
3. Como alternativa inmediata, el agente puede ir directamente a https://inbox.waclis.com, hacer clic en ¿Olvidaste tu contraseña? e ingresar su correo electrónico para disparar un nuevo enlace de creación de clave.

2. El usuario inicia sesión correctamente pero ve toda la pantalla sin conversaciones ni canales

• Síntoma: El agente recién activado entra sin errores a inbox.waclis.com, pero en Conversaciones no aparece ningún chat aunque la empresa está recibiendo mensajes.
• Causa probable: Invitar al usuario en Ajustes → Agentes le da acceso a la organización, pero por seguridad aún no se le ha otorgado permiso sobre ninguna bandeja de entrada específica.
• Cómo resolverlo: Un Administrador debe ir a Ajustes → Entradas, abrir la configuración de las bandejas que ese agente debe atender, entrar en la pestaña Colaboradores, marcar al nuevo agente y guardar con Actualizar.

3. Error de credenciales inválidas al intentar iniciar sesión

• Síntoma: La pantalla de login rechaza el acceso indicando que el correo o la contraseña no son válidos.
• Causa probable: La contraseña ingresada no coincide, hay un espacio en blanco al final del correo electrónico o el usuario está intentando entrar con credenciales de otra plataforma externa.
• Cómo resolverlo: Verifica que no haya espacios adicionales en el campo de correo y utiliza la opción ¿Olvidaste tu contraseña? en https://inbox.waclis.com para generar una clave nueva en el acto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener mi sesión de Waclis Inbox abierta en mi computadora de la oficina y en mi notebook al mismo tiempo?

Sí. Puedes mantener sesión activa en más de un navegador o dispositivo simultáneamente; todas las acciones, mensajes enviados y cambios de estado se sincronizarán en tiempo real en ambas pantallas.

¿Qué pasa con las conversaciones de un agente si lo eliminamos de la cuenta porque ya no trabaja en la empresa?

Todas las conversaciones, mensajes, notas privadas, contactos y oportunidades Kanban permanecen intactos en la cuenta de tu empresa. Al eliminar al agente desde Ajustes → Agentes, sus conversaciones abiertas quedan desasignadas (pasan a Sin asignar) para que otro miembro del equipo las retome de inmediato.

¿Qué diferencia hay entre el Rol de Administrador y el Rol de Agente al iniciar sesión?

El Administrador tiene control total sobre la cuenta (puede conectar bandejas de entrada, invitar o borrar usuarios, crear reglas de automatización, ver todos los reportes y configurar Capitán). El Agente está enfocado en la operación diaria y solo ve las conversaciones de las bandejas a las que fue asignado como colaborador.

¿Dónde encuentro mi ID de cuenta y mi Token de acceso si otro módulo de Waclis me los solicita?

El ID de la cuenta se encuentra en Ajustes → Ajustes de la cuenta (y también es el número que ves en la URL del navegador: la barra de direcciones de tu navegador). El Token de acceso se encuentra haciendo clic en tu avatar inferior izquierdo → Ajustes del perfil → sección final Token de acceso.

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