Diagnóstico: Error al adjuntar archivos, enviar notas de voz o recibir multimedia de grupos

• Categoría: Solución de problemas
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de resolución: 2 a 4 minutos
• Rol necesario: Agente (para permisos de micrófono y adjuntos) / Administrador (para activar Multimedia grupos en Waha o selector de archivos en Sitio Web)

El intercambio diario de catálogos en PDF, comprobantes de pago, videos de productos y notas de voz es esencial para cerrar ventas y resolver soporte en Waclis Inbox. Cuando un agente reporta que un archivo da error al subirse, que el botón de micrófono del ReplyBox no graba su nota de voz, o que en los grupos de WhatsApp se leen los textos pero no aparecen las fotos ni los audios enviados por los participantes, la causa responde siempre a un límite de peso/formato del canal, a un permiso de micrófono bloqueado en el navegador o al interruptor Multimedia grupos de la sesión Waha. En esta guía resolverás los tres casos paso a paso.

Cuadro de diagnóstico rápido (30 segundos)

Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

• Verificar el formato y peso del archivo en tu computadora: Antes de subir un catálogo pesado o un video grabado en alta definición, comprueba cuántos megabytes (MB) pesa haciendo clic derecho sobre el archivo → Propiedades (Windows) o Obtener información (Mac).
• Para cambios en configuración de bandejas (Waha o Sitio Web): Necesitas iniciar sesión con un usuario de rol Administrador.

Árbol de diagnóstico y solución paso a paso

Paso 1: Verificar los límites exactos de tamaño, cantidad y formato según el canal y módulo

Cada red externa y cada herramienta de envío dentro de Waclis Inbox aplica topes técnicos específicos para garantizar que el archivo sea aceptado por el teléfono del destinatario. Revisa esta tabla maestra antes de adjuntar:

Cómo habilitar el envío de archivos para los visitantes del Chat de Sitio Web

Si tus propios agentes sí pueden adjuntar archivos desde el ReplyBox, pero tus clientes te dicen que dentro de la burbuja del Chat de Sitio Web en tu página no les aparece el icono del clip para subir un comprobante:

1. Como Administrador, entra a Ajustes → Entradas y abre los Ajustes de tu bandeja Sitio Web.
2. En la primera pestaña (Ajustes), despliega el acordeón Características del widget.
3. Marca la casilla de verificación correspondiente al selector de archivos (junto al selector de emojis) y haz clic en Actualizar.

Paso 2: Diagnosticar y reparar el micrófono para grabar Notas de Voz en el ReplyBox

El ReplyBox de Waclis Inbox incluye un grabador de audio nativo que permite enviar notas de voz cálidas y rápidas a tus clientes sin usar el celular. Si al hacer clic en el icono de micrófono de la barra inferior del ReplyBox la grabación no arranca o muestra un aviso de permiso denegado:

1. Desbloquear el permiso de Micrófono en Google Chrome o Microsoft Edge:

• Mira la barra de direcciones superior del navegador (a la izquierda de https://inbox.waclis.com) y haz clic en el icono de ajustes del sitio / candado.
• Si ves el interruptor de Micrófono desactivado o en Bloquear, cámbialo a Permitir.
• Si no aparece en el menú rápido, haz clic en Configuración de sitios, busca la fila Micrófono y selecciona Permitir.

1. Elegir el micrófono correcto cuando usas auriculares USB o Bluetooth:

• En Chrome, cuando estás grabando o desde chrome://settings/content/microphone, verifica en el selector desplegable superior qué dispositivo de entrada está tomando el navegador. Muchas veces la computadora intenta tomar el micrófono de una cámara web apagada o de un monitor HDMI en lugar de tus auriculares.

1. Desbloquear el micrófono en Safari (macOS) o permisos de privacidad de Windows/Mac:

• En macOS: Ve a Configuración del Sistema → Privacidad y seguridad → Micrófono y verifica que Google Chrome (o Safari) tenga el interruptor encendido. En Safari, entra además a Safari → Ajustes para inbox.waclis.com... → Micrófono → Permitir.
• En Windows 10/11: Ve a Configuración (Win + I) → Privacidad y seguridad → Micrófono y comprueba que "Permitir que las aplicaciones de escritorio accedan al micrófono" esté activado para tu navegador.

1. Recarga la pestaña (F5) y vuelve a pulsar el icono de micrófono en el ReplyBox: verás correr el temporizador y la onda de audio en vivo antes de confirmar el envío.

Paso 3: Activar Multimedia grupos para recibir fotos, videos y audios en grupos de WhatsApp (Waha)

Si tu empresa utiliza una bandeja de WhatsApp mediante código QR (proveedor Waha) para atender grupos de WhatsApp con clientes mayoristas, logística o sucursales, notarás que por defecto entran los textos de los participantes en la vista Conversaciones → Grupos, pero no se descargan las imágenes, notas de voz ni documentos enviados al grupo.

Por qué sucede: Por diseño de rendimiento y ahorro de almacenamiento, el conector Waha mantiene apagada por defecto la descarga automática de archivos multimedia provenientes de grupos para evitar que cientos de memes, videos o fotos de grupos ajenos saturen tu bandeja.

Cómo activarlo en 30 segundos:

1. Inicia sesión como Administrador y ve a Ajustes (icono de engranaje) → Entradas.
2. Busca tu bandeja con etiqueta WAHA y haz clic en su botón de Ajustes (engranaje).
3. Haz clic en la pestaña superior Configuración de sesión.
4. Desplázate hasta la tercera sección llamada Chats, donde verás cinco interruptores independientes (Status, Groups, Channels, Broadcast y Multimedia grupos).
5. Asegúrate de encender (On) estos dos interruptores:

• Groups: Habilita la recepción de conversaciones grupales de WhatsApp.
• Multimedia grupos: Habilita la descarga y visualización de fotos, notas de voz, videos y documentos enviados dentro de esos grupos.

1. Guarda o confirma el ajuste. A partir de ese instante, todos los archivos y audios que los clientes envíen en los grupos aparecerán directamente en el hilo de la conversación dentro de Waclis Inbox, y además podrás consultarlos todos juntos en el acordeón Archivos compartidos del panel lateral derecho del chat.

Otras formas de trabajar más rápido con archivos y audios en Waclis Inbox

• Guardar catálogos y listas de precios en Respuestas predefinidas (/): En lugar de buscar el mismo archivo PDF en las carpetas de tu computadora cincuenta veces por día, ve a Ajustes → Respuestas predefinidas → Añadir respuesta predefinida, escribe un Código corto (por ejemplo, catalogo-invierno), redacta el Mensaje y usa el botón Elegir archivos para dejar adjunto el PDF o las fotos. Luego, en cualquier chat, escribe /catalogo-invierno en el ReplyBox y se cargarán tanto el texto como los archivos en un segundo.
• Activar la transcripción automática con IA para no tener que escuchar notas de voz largas: Si un cliente te envía un audio de 3 minutos y estás en una reunión o quieres leerlo al instante, un Administrador puede ir a Ajustes → Ajustes de la cuenta, activar el interruptor Transcribir mensajes de audio (y Transcripción de grabaciones de llamadas si utilizas llamadas de voz en tu canal oficial) y pulsar Actualizar ajustes. Waclis Inbox convertirá automáticamente las notas de voz en texto debajo del reproductor de audio.
• Encontrar todos los archivos de un cliente en 1 clic (Archivos compartidos): Si necesitas encontrar un comprobante o PDF que el cliente envió hace semanas sin desplazarte hacia arriba en el chat, abre el panel lateral derecho (Contacto) y despliega el acordeón Archivos compartidos.

Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisPOS y Waclis Factur: Cuando descargas un presupuesto en PDF desde WaclisPOS o el comprobante fiscal electrónico emitido en Waclis Factur para enviárselo al cliente por WhatsApp desde Waclis Inbox, estos documentos pesan apenas unos pocos kilobytes (KB), por lo que están muy por debajo del límite de 100 MB para documentos PDF en WhatsApp y se entregan al instante en cualquier canal.
• Agente de IA Capitán (Documentos): Si además de enviar tu catálogo en PDF a los clientes quieres que el Agente de IA Capitán conozca todos los productos y condiciones que figuran adentro para responder preguntas solo, súbelo en Capitán → Documentos → + Crear un nuevo documento → tipo PDF (cuidando que sea un PDF con texto seleccionable y no una foto escaneada).

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Por qué un video de 25 MB no sale como video en una plantilla de Meta, pero sí sale si lo mando en una campaña por QR (Waha)?

Porque la API oficial de Meta Cloud API impone un tope estricto de 16 MB para archivos de video .mp4 en encabezados de plantillas, mientras que el motor de campañas por código QR (Waha) admite adjuntos de hasta 40 MB. Para plantillas de Meta, comprime el video en .mp4 por debajo de 16 MB antes de subirlo.

¿Puedo pegar una captura de pantalla directamente con Ctrl + V en el ReplyBox sin guardarla como archivo?

Sí. En Waclis Inbox puedes tomar una captura de pantalla en tu computadora y presionar directamente Ctrl + V (Windows/Linux) o Cmd + V (Mac) dentro del ReplyBox (tanto en la pestaña Responder para enviarla al cliente como en la pestaña Nota privada de color ámbar para mostrársela solo a un compañero interno).

¿Si activo Multimedia grupos en Waha, también se van a descargar las fotos y videos de los Estados de WhatsApp de mis contactos?

No. Son interruptores separados dentro de Configuración de sesión → sección Chats. Puedes tener Groups y Multimedia grupos en On para trabajar con tus grupos comerciales, manteniendo Status, Channels y Broadcast en Off para que ningún estado de WhatsApp entre a tu bandeja.

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