Cómo agendar citas compartiendo enlaces de reserva de WaclisCAL y opciones de integración en Inbox

• Categoría: Ventas y seguimiento comercial
• Disponibilidad: Envío de enlaces e incrustación de panel desde Plan Estándar · Herramientas HTTP en Capitán en Plan Evolución
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 10 minutos
• Rol necesario: Agente (para compartir enlaces y usar vistas del panel) / Administrador (para configurar Respuestas predefinidas, Aplicaciones del panel o Herramientas de Capitán)

Coordinar una reunión comercial, una demostración de producto o un turno preguntando "¿Puedes el martes a las 15 o el jueves a las 11?" por WhatsApp genera decenas de mensajes de ida y vuelta y demora el cierre de ventas. Al combinar Waclis Inbox con tus enlaces públicos de reserva de WaclisCAL (cal.waclis.com), tus agentes pueden compartir su disponibilidad horaria en dos segundos desde el chat, o bien los administradores pueden configurar integraciones opcionales mediante Aplicaciones del panel o Herramientas personalizadas HTTP.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Según tu plan y el tipo de atención de tu negocio, dispones de tres formas prácticas de articular WaclisCAL con Waclis Inbox:

1. Opción 1 (Inmediata en todos los planes) — Compartir enlaces de reserva mediante Respuestas predefinidas (/): Guardas los enlaces públicos de tus agendas de WaclisCAL como respuestas rápidas para que cualquier vendedor o recepcionista los inserte en el chat escribiendo /agenda o /demo.
2. Opción 2 (Configuración opcional desde Plan Estándar) — Incrustar una vista web en Aplicaciones de panel: Si deseas consultar una página web o agenda sin cambiar de pestaña del navegador, un administrador puede registrar la URL en Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel.
3. Opción 3 (Configuración avanzada opcional en Plan Evolución) — Conectar una API externa mediante Herramientas de Capitán: Si cuentas con un endpoint HTTP propio o de agenda, puedes registrarlo en Capitán → Herramientas para que el asistente consulte datos durante la conversación.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Tener configurados tus Tipos de Evento y sus enlaces públicos de reserva en WaclisCAL (https://cal.waclis.com).
• Para crear Respuestas predefinidas compartidas, configurar Aplicaciones de panel o registrar Herramientas en Capitán, contar con rol de Administrador en Waclis Inbox.

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Compartir enlaces de reserva de WaclisCAL con el atajo / (Flujo principal recomendado)

Para que cualquier agente invite al cliente a elegir día y hora en un segundo:

1. Copia el enlace público de tu agenda en WaclisCAL (por ejemplo, https://cal.waclis.com/tu-empresa/reunion-30min).
2. En Waclis Inbox, dirígete a Ajustes → Respuestas predefinidas y haz clic en Añadir respuesta predefinida.
3. Completa los campos del formulario:

• Código corto: Escribe agenda o demo.
• Mensaje: Redacta la invitación utilizando variables dinámicas del contacto, por ejemplo:

"¡Hola {{contact.first_name}}! Para elegir el día y horario que te quede más cómodo sin esperas, puedes reservar tu turno directamente en este enlace: https://cal.waclis.com/tu-empresa/reunion-30min"

1. Haz clic en Enviar para guardar la plantilla.
2. Cuando estés atendiendo una conversación en Conversaciones, escribe /agenda en el cuadro de respuesta (ReplyBox), presiona Enter y envía el mensaje.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El mensaje con el enlace clicable se insertará automáticamente en el editor reemplazando {{nombre}} por el nombre real del contacto.

Paso 2: Incluir tu enlace de reserva en la Firma personal o en el Mensaje fuera de horario

También puedes dejar disponible tu enlace de agenda de forma permanente o automática:

1. En tu Firma de mensaje personal: Haz clic en tu avatar abajo a la izquierda → Ajustes del perfil, desplázate hasta Firma de mensaje personal, agrega tu enlace de reserva de WaclisCAL y pulsa Guardar firma.
2. En el Mensaje fuera de horario comercial: Ve a Ajustes → Entradas, haz clic en el engranaje de Configuración de tu bandeja, abre la pestaña Horario comercial, activa Habilitar disponibilidad comercial para esta bandeja de entrada e incluye tu enlace de WaclisCAL dentro del Mensaje no disponible para visitantes para que quienes escriban de noche o el fin de semana puedan dejar agendada su cita.

Paso 3: Configuración opcional mediante Aplicaciones de panel

Si tu equipo desea abrir una vista web de agenda dentro de la interfaz de conversación:

1. En Waclis Inbox, ve a Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel.
2. Haz clic en Configurar y luego en Añadir una nueva aplicación.
3. Completa el Título (por ejemplo, Agenda de Turnos) y la URL del punto final (Endpoint) con la dirección HTTPS que desees incrustar, y guarda los cambios.
4. Al abrir cualquier conversación en Conversaciones, verás la pestaña correspondiente en la barra superior de la conversación junto a Mensajes.

Paso 4: Configuración opcional con Herramientas HTTP en Capitán (Plan Evolución)

En el Plan Evolución, si tu organización dispone de un servicio o API REST de disponibilidad de turnos:

1. Ingresa en Capitán → Herramientas y haz clic en + Crear herramienta.
2. Define el Título, la Descripción, la URL del punto final, el Método HTTP (GET o POST), el Tipo de autenticación y los Parámetros requeridos.
3. En Capitán → Escenarios, edita las Instrucciones del escenario de atención e inserta la referencia a la herramienta creada (escribiendo / o seleccionándola en el editor) para indicar cuándo debe consultarse.

4. Comparativa de opciones de uso

5. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Etiquetas de seguimiento (Ajustes → Etiquetas): Cuando le envíes el enlace de reserva a un prospecto o éste confirme su turno, aplica la etiqueta turno-agendado a la conversación para identificarla rápidamente en tus filtros.
• Tareas operativas (Nueva tarea en el ReplyBox): Si antes de la reunión necesitas preparar un presupuesto o revisar antecedentes del cliente, pulsa el botón Nueva tarea en la barra inferior del chat y agenda un recordatorio interno con vencimiento previo a la cita.
• Tablero Kanban (Kanban): En equipos comerciales (Plan Premium y Evolución), mueve la tarjeta de la oportunidad a la columna Reunión / Demo Agendada para llevar control del embudo de ventas.

6. Relación con el ecosistema Waclis

• Diferencia entre Tareas de Waclis Inbox y WaclisCAL: El módulo Tareas de Waclis Inbox es la agenda operativa interna de tus agentes para recordatorios de seguimiento y llamadas con cierre documentado (Resumen del resultado). WaclisCAL (cal.waclis.com) es la plataforma del ecosistema para publicar páginas de reserva de turnos y administrar la disponibilidad horaria de cara al cliente.
• Continuidad con WaclisPOS y Waclis Factur: Una vez realizada la reunión o atendido el turno, el vendedor puede compartir el presupuesto generado en WaclisPOS o el comprobante fiscal emitido en Waclis Factur directamente dentro del mismo hilo de conversación en Waclis Inbox.

7. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Busco un icono nativo de "WaclisCAL" en la barra lateral izquierda de Waclis Inbox y no aparece

• Síntoma: Ingresas a Waclis Inbox buscando un menú preinstalado de calendario de citas para clientes en la columna izquierda.
• Causa probable: WaclisCAL se opera desde su propia aplicación (cal.waclis.com o desde el selector de aplicaciones Universal App Switcher); dentro de Waclis Inbox se utiliza compartiendo sus enlaces de reserva en el chat o configurando opcionalmente una Aplicación de panel.
• Cómo resolverlo: Crea tu respuesta rápida /agenda siguiendo el Paso 1 de esta guía o registra la vista web en Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel.

2. La variable {{nombre}} no muestra el nombre al insertar la respuesta rápida con el link de reserva

• Síntoma: Al escribir /agenda en el chat, el nombre del contacto queda vacío o muestra un texto genérico.
• Causa probable: La ficha del contacto aún no tiene cargado su nombre de pila en el campo Nombre.
• Cómo resolverlo: Edita el nombre del cliente en el panel derecho Contacto antes de insertar la respuesta predefinida, o redacta el saludo de forma neutra ("¡Hola! Puedes elegir tu horario en este enlace...").

3. La pestaña de la Aplicación de panel queda en blanco al abrirla en la conversación

• Síntoma: Haces clic en la pestaña superior creada en Aplicaciones de panel, pero el recuadro no carga el contenido.
• Causa probable: La URL configurada no utiliza protocolo seguro https:// o el sitio externo bloquea su visualización dentro de un marco.
• Cómo resolverlo: Verifica en Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel que la URL comience exactamente con https:// y admita incrustación web.

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿En qué planes puedo compartir enlaces de reserva de WaclisCAL mediante respuestas rápidas o mensajes automáticos?

En todos los planes (Estándar, Premium y Evolución). Tanto las Respuestas predefinidas (/) como los Horarios comerciales y las Aplicaciones de panel están incluidos desde el plan Estándar.

¿Puedo hacer que el Agente de IA Capitán comparta el enlace de reserva de WaclisCAL en el Plan Premium?

Sí. En el Plan Premium puedes incluir tus enlaces públicos de reserva de WaclisCAL dentro de las Preguntas frecuentes (Respuestas) o en las Instrucciones de los Escenarios de Capitán para que el asistente le entregue el link exacto al cliente cuando solicite una reunión o turno.

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