Seguridad de la cuenta y registro de eventos de auditoría (Audit Logs)

• Categoría: Equipo, roles y seguridad
• Disponibilidad: Plan Evolución (Registros de auditoría y SSO) / Todos los planes (2FA y gestión de sesión)
• Tiempo estimado de lectura: 12 minutos
• Rol necesario: Administrador

En operaciones con múltiples operadores, supervisores y canales comerciales conectados, contar con trazabilidad forense de qué usuario realizó cada cambio administrativo y proteger el acceso a las cuentas resulta crítico para la seguridad corporativa. En Waclis Inbox, el módulo Ajustes → Registros de auditoría registra de forma inmutable las acciones ejecutadas en la plataforma junto con su autor, fecha, hora y dirección IP, complementándose con la autenticación de dos factores (2FA TOTP), el inicio de sesión único (SSO) y la revocación inmediata de sesiones.

Qué puedes hacer

A través de las herramientas de seguridad y auditoría de Waclis Inbox, los administradores pueden:

• Inspeccionar el historial inmutable en Ajustes > Registros de auditoría: Consultas en orden cronológico inverso cada evento relevante ocurrido en la cuenta mediante cuatro columnas clave: Usuario, Acción, Dirección IP y Fecha/Hora.
• Auditar altas, modificaciones y bajas críticas: Verificas quién inició sesión, quién creó o eliminó una bandeja de entrada, quién editó una regla de automatización, quién modificó un equipo o quién actualizó datos de contactos y conversaciones.
• Proteger el acceso con Segundo Factor de Autenticación (2FA TOTP): Cada usuario puede vincular una aplicación autenticadora (como Google Authenticator, Authy o Microsoft Authenticator) para exigir un código temporal de 6 dígitos al ingresar.
• Centralizar el acceso corporativo y revocar sesiones al instante: Utilizas el ecosistema de identidad Waclis Connect (incluyendo SSO SAML/OIDC en Plan Evolución) y cierras sesiones activas ante rotación de personal o pérdida de dispositivos.

Cuándo conviene usarla

La revisión de Registros de auditoría y los controles de acceso son indispensables en situaciones como:

• Investigación de cambios inesperados en la configuración: Si una regla de automatización dejó de funcionar, se eliminó una bandeja de entrada o cambió la membresía de un equipo, puedes identificar en 30 segundos qué usuario ejecutó la acción (actualización de regla de automatización, eliminación de bandeja) y en qué minuto exacto ocurrió.
• Control de accesos desde redes o ubicaciones no habituales: La columna Dirección IP junto al evento *inicio de sesión de usuario* permite verificar desde qué conexión ingresó cada operador o administrador.
• Cumplimiento normativo y bajas de personal (Offboarding): Cuando un empleado se desvincula de la organización, auditas sus últimas acciones en el sistema y revocas su acceso de forma inmediata.

Disponibilidad por plan

Las funciones de seguridad de cuenta, protección de identidad y auditoría se distribuyen según tu plan:

Requisitos previos

Para acceder a los registros de auditoría y administrar la seguridad de tu organización en Waclis Inbox, verifica lo siguiente:

• Contar con una suscripción activa en Plan Evolución para visualizar el menú Ajustes → Registros de auditoría.
• Poseer el rol de Administrador de la cuenta (los agentes estándar no tienen acceso al registro de auditoría del sistema).

Cómo funciona en Waclis Inbox paso a paso

Paso 1: Consultar y analizar los Registros de auditoría

1. En la barra de navegación lateral izquierda de Waclis Inbox, haz clic en Ajustes y selecciona Registros de auditoría.
2. En el panel central verás la tabla cronológica con las cuatro columnas de trazabilidad:

• Usuario: nombre y correo electrónico del administrador o agente que disparó el evento.
• Acción: identificador técnico y descripción de la operación realizada sobre la entidad afectada.
• Dirección IP: dirección IPv4 o IPv6 pública desde donde se originó la petición HTTP.
• Fecha/Hora: marca de tiempo exacta del evento.

1. Utiliza los controles de paginación inferiores para recorrer el historial cuando investigues un incidente en una ventana horaria específica.

Paso 2: Interpretar las acciones auditadas más frecuentes

Al revisar la columna Acción en Ajustes → Registros de auditoría, presta especial atención a estos eventos clave:

1. Accesos de usuarios: registra cada inicio de sesión exitoso en la cuenta junto con su dirección IP.
2. Cambios en canales (inbox.Created, inbox.Updated, eliminación de bandeja): permite auditar quién creó, reconfiguró o eliminó una bandeja de entrada.
3. Reglas y equipos (Creación de regla de automatización, actualización de regla de automatización, creación de equipo): muestra qué administrador modificó el enrutamiento automático o la composición de los equipos.
4. Operaciones sobre datos: deja constancia de modificaciones sobre fichas del directorio y apertura de hilos.

Paso 3: Activar el Segundo Factor de Autenticación (2FA) y gestionar sesiones

1. Haz clic en tu avatar de usuario en la esquina inferior izquierda de Waclis Inbox y selecciona Ajustes de perfil.
2. En la sección de seguridad de la cuenta y contraseña, habilita la autenticación de dos factores (2FA) escaneando el código QR con tu aplicación autenticadora (TOTP) e ingresando el código de verificación de 6 dígitos.
3. Guarda los códigos de recuperación de emergencia en un lugar seguro.
4. Si necesitas revocar de inmediato el acceso de un operador que dejó la empresa, ve a Ajustes → Agentes y elimina su acceso a la cuenta, o gestiona su identidad global desde panel.waclis.com.

Opciones y configuraciones disponibles

Alternativas y cuándo elegir cada una

Para proteger la información de tu empresa en el Plan Evolución, puedes combinar distintas capas de seguridad según el objetivo:

Cómo se combina con otras funciones

• Roles personalizados (Ajustes > Roles): Al otorgar permisos administrativos parciales (por ejemplo, permitir que un supervisor gestione agentes o reportes sin ser administrador total), los Registros de auditoría te permiten supervisar cada cambio que ese supervisor realice.
• Notificaciones y Alertas operativas: Si detectas en Reportes una caída abrupta en las conversaciones asignadas a un equipo, puedes cruzar la hora del desvío con Ajustes → Registros de auditoría para comprobar si alguien editó una regla ese mismo día.

Relación con otros productos Waclis

• Funciones nativas de Waclis Inbox: La tabla Ajustes → Registros de auditoría audita específicamente los eventos internos ocurridos dentro de tu cuenta de Waclis Inbox.
• Gobernanza de identidad con connect.waclis.com y panel.waclis.com: La identidad centralizada (sub), el cierre de sesión global (Back-Channel Logout) y la administración de membresías de la organización están gobernados por Waclis Connect y panel.waclis.com. Cuando revocas el acceso de un usuario en el ecosistema Waclis, su sesión queda invalidada de forma coordinada en Waclis Inbox, Waclis Tienda, Waclis Factur y WaclisCAL.

Buenas prácticas

Errores frecuentes y solución de problemas

Preguntas frecuentes

¿Un administrador puede borrar o editar filas dentro de Registros de auditoría?

No. Por diseño de seguridad e integridad forense, los eventos de Ajustes → Registros de auditoría son de solo lectura e inmutables; ningún usuario (ni siquiera un Administrador) puede alterar ni eliminar los registros generados.

¿Qué diferencia hay entre el historial de actividad de una conversación y los Registros de auditoría?

Los mensajes grises dentro de una conversación muestran cambios operativos de ese chat puntual (quién lo asignó, quién lo resolvió o qué etiqueta se agregó). En cambio, Ajustes → Registros de auditoría centraliza a nivel de toda la cuenta los inicios de sesión, las direcciones IP y las modificaciones estructurales en bandejas, equipos, automatizaciones y contactos.

¿Puedo verificar desde qué dirección IP se eliminó una bandeja de entrada o regla?

Sí. En Ajustes → Registros de auditoría, localiza la fila con la acción *eliminación de bandeja o Eliminación de regla de automatización / Updated y encontrarás en la misma línea el Usuario, la Dirección IP de origen y la Fecha/Hora* exacta.

¿Cómo funciona el Inicio de Sesión Único (SSO) en el Plan Evolución?

En el Plan Evolución, tu organización puede integrar su proveedor de identidad corporativo compatible con SAML / OIDC junto a Waclis Connect, permitiendo aplicar políticas centralizadas de acceso y revocación unificada en todo el ecosistema.

Artículos relacionados

• Acceso con Waclis Connect, seguridad de sesión y cambio entre aplicaciones
• Roles personalizados y restricción de acceso a datos de contacto
• Gestión de agentes, estados de disponibilidad y control de permisos