Cómo registrar cobranzas, imputar pagos parciales o totales y enviar Recibos de Cobro en PDF por Email y WhatsApp

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: EMP-23 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Básico · Público: Responsables de cobranzas, administración y titulares · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

Cada vez que registrás un pago total, un pago parcial o un cobro a cuenta en Waclis Factur, el sistema actualiza automáticamente el saldo pendiente de tu cliente y genera un Recibo de Cobro numerado en formato PDF que podés descargar o enviar al instante por Email y por WhatsApp (tanto por WhatsApp QR como por WhatsApp API oficial mediante plantillas aprobadas de Meta).

2. Objetivo

Registrar cobranzas imputadas a facturas o a cuenta, descargar el Recibo de Cobro en PDF y enviarlo por Email o por WhatsApp (modo libre o plantilla oficial Meta) con historial completo de entrega.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Cada vez que un cliente abona una factura total o parcialmente, o entrega un anticipo a cuenta.

4. Antes de comenzar

• Tener registrado al cliente y contar con rol de Titular, Administrador u Operador.

5. Paso a paso

1. 1. Registrar el cobro ('Cobranzas y Cuentas > + Registrar Cobro' o desde el detalle de la factura):
2. • Seleccioná el cliente, la fecha de pago, el medio de cobro (transferencia, efectivo, cheque, tarjeta, etc.), el importe recibido y la referencia del comprobante de pago.
3. • Elegí a qué factura o pedido imputar el cobro (puede cubrir el total, cubrir una parte dejando saldo pendiente o quedar como saldo a cuenta) y presioná 'Confirmar Cobro'.
4. 2. Descargar el Recibo de Cobro en PDF:
5. • Hacé clic sobre el cobro registrado para abrir su 'Detalle de Cobro' y presioná el botón 'Recibo (PDF)' para abrir o descargar el documento oficial del recibo (por ejemplo, 'Recibo-REC-00000001.pdf').
6. 3. Enviar el Recibo de Cobro por WhatsApp (QR o WhatsApp API oficial) o por Email:
7. • En el pie del 'Detalle de Cobro' hacé clic en 'WhatsApp'.
8. • Si utilizás una bandeja 'WhatsApp QR' (o 'WhatsApp API oficial' con ventana de atención de 24 horas abierta en modo mensaje libre): podés personalizar el texto y mantener marcada la casilla '☑ Adjuntar recibo PDF' para enviar el archivo PDF del recibo, o desmarcarla para enviar solo el aviso en texto.
9. • Si utilizás una bandeja 'WhatsApp API oficial': Factur verifica la ventana de atención de 24 horas del cliente exactamente con la misma lógica que en Facturas. Cuando la ventana está abierta (< 24 horas desde el último mensaje entrante del cliente) podés elegir entre 'Mensaje libre' o 'Plantilla aprobada'; cuando está cerrada (> 24 horas), Factur activa el modo 'Enviar con plantilla de WhatsApp', mapea las variables del cobro (cliente, importe, número de recibo, empresa y fecha) y, si la plantilla tiene encabezado '📎 Documento PDF' (como 'waclis_recibo_pdf'), adjunta automáticamente el PDF del recibo.
10. • También en Recibos podés usar 'Actualizar plantillas', marcar una plantilla como 'Predeterminada' para recibos o abrir 'Administrar plantillas en Waclis Inbox ↗'.
11. • Para enviar por Email: hacé clic en 'Email' en el detalle del cobro, revisá el destinatario y enviá el recibo con su PDF adjunto.
12. 4. Consultar el estado compacto de Entrega y el historial completo de envíos:
13. • En la columna 'Entrega' verás la insignia limpia ('No enviada', 'Enviada', 'Parcial' o 'Error'). Al pasar el cursor sobre la insignia (o al revisar la sección de Comunicaciones dentro del Detalle de Cobro), verás cada envío realizado con su canal, plantilla utilizada, fecha, hora y acceso directo a la conversación en Waclis Inbox.

6. Resultado esperado

El saldo de la factura y de la Cuenta Corriente del cliente se actualiza en el acto y el cliente recibe su Recibo de Cobro en PDF por WhatsApp, por Email o por ambos canales.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Tu cliente recibe la confirmación inmediata de su pago junto con el archivo PDF del recibo listo para descargar y archivar.

8. Ejemplo práctico

Un cliente abona $242.000 por transferencia bancaria. Administración registra el cobro, lo envía por Email y luego por WhatsApp API oficial usando la plantilla 'waclis_recibo_pdf': la columna Entrega muestra 'Enviada' y al pasar el cursor detalla ambos envíos con su fecha y hora.

9. Situaciones especiales

• Podés definir una plantilla predeterminada exclusiva para Recibos de Cobro en tu bandeja de WhatsApp API oficial presionando el botón 'Predeterminar' al elegir la plantilla.
• Si necesitás revertir un cobro cargado por error, utilizá el botón 'Anular' dentro del Detalle de Cobro indicando el motivo obligatorio: el sistema revertirá la imputación sobre la factura conservando la trazabilidad de auditoría.

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Revisá la columna 'Entrega' en la tabla de Cobranzas y pasá el cursor sobre la insignia para verificar todos los envíos realizados al cliente.

12. Artículos relacionados

• EMP-10 — Cómo configurar y administrar los medios de cobro de tu empresa [General · GLOBAL]
• EMP-21 — Cómo crear y editar borradores de comprobantes, descargar el PDF y gestionar la entrega multicanal por Email y WhatsApp [General · GLOBAL]
• EMP-24 — Cómo consultar la Cuenta Corriente por cliente y controlar saldos pendientes de cobro [General · GLOBAL]
• CONT-07 — Cómo descargar la Carpeta Mensual del contador en ZIP y qué documentación comercial y de cobranzas incluye [General · GLOBAL]
• JRN-05 — Recorrido general: Gestión de cobranzas, recibos y seguimiento de cuenta corriente de clientes [General · GLOBAL]

13. Qué hacer después

Consultá cómo revisar el saldo consolidado de cada cliente en 'Cuenta Corriente por cliente' (EMP-24).