Saldo a favor del cliente: dejarlo, aplicarlo a facturas abiertas o registrar una devolución

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: EMP-29 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Intermedio · Público: Empresas (administración, cobranzas y facturación) · Tiempo de lectura: 5 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

Cuando emitís una Nota de Crédito sobre una factura que ya estaba cobrada, se genera saldo a favor del cliente. Una Nota de Crédito es un comprobante que corrige la venta; no es una devolución de dinero. Waclis Factur nunca devuelve dinero automáticamente: vos decidís qué hacer con ese saldo.

2. Objetivo

Elegir cómo resolver el saldo a favor de un cliente: dejarlo disponible, aplicarlo a otras facturas pendientes del mismo cliente o registrar una devolución total o parcial ya realizada.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Después de autorizar una Nota de Crédito sobre una factura total o parcialmente cobrada, cuando el detalle de la nota muestra el bloque 'Saldo a favor del cliente'.

4. Antes de comenzar

• Tener una Nota de Crédito autorizada que haya generado saldo a favor.
• Contar con un rol con permisos de facturación o cobranzas (el acceso de contador es de solo lectura).

5. Paso a paso

1. 1. Abrí 'Ventas > Notas de Crédito y Débito' y entrá al detalle de la Nota de Crédito autorizada. En la pestaña 'Resumen' vas a ver el estado 'Nota de Crédito autorizada · Saldo a favor generado', el botón '+' de acciones rápidas ('Ver factura original', 'Aplicar saldo a facturas pendientes', 'Registrar devolución', 'Ver cuenta corriente del cliente', 'Descargar PDF oficial') y el bloque 'Saldo a favor del cliente' con los importes Generado, Aplicado, Devuelto y Disponible.
2. 2. Opción predeterminada — 'Dejar como saldo a favor': no tenés que hacer nada. El saldo queda disponible en la Cuenta Corriente del cliente para futuras operaciones.
3. 3. Opción 'Aplicar a facturas pendientes': seleccionala, indicá el importe a aplicar en cada factura pendiente del mismo cliente (o presioná 'Aplicar total disponible'), revisá la vista previa en vivo (Crédito disponible, Aplicar, Crédito restante y Saldo factura) y hacé clic en 'Confirmar aplicación de saldo'. Cada factura reduce su saldo pendiente sin que se registre un cobro en caja.
4. 4. Opción 'Registrar devolución': seleccionala y completá el importe a devolver, el medio de devolución (Transferencia, Efectivo, Tarjeta, Mercado Pago, Cheque u Otro), la fecha, la referencia (por ejemplo, 'TRF-001') y observaciones opcionales. Presioná 'Confirmar devolución'.
5. 5. Podés registrar varias devoluciones parciales o aplicaciones parciales hasta agotar el saldo disponible. Cada movimiento queda listado en 'Movimientos de saldo a favor' y en la Cuenta Corriente del cliente.
6. 6. Diferencia entre Saldo Generado, Aplicado, Devuelto y Disponible: el 'Generado' es el crédito inicial originado por la Nota de Crédito sobre el importe ya cobrado; el 'Aplicado' es lo imputado a otras facturas del cliente; el 'Devuelto' es lo reintegrado al cliente; y el 'Disponible' ('Generado - Aplicado - Devuelto') es el único monto remanente utilizable, que coincide exactamente en el detalle de la Nota de Crédito, el Resumen de la ficha del cliente y la Cuenta Corriente.

6. Resultado esperado

El saldo a favor queda resuelto de forma trazable: los cobros y recibos originales permanecen intactos, las aplicaciones reducen el saldo de otras facturas y las devoluciones quedan registradas con medio, fecha, referencia y usuario.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Tu cliente ve reflejado en su estado de cuenta el saldo a favor, las facturas canceladas con ese saldo y las devoluciones que le realizaste.

8. Ejemplo práctico

Una factura de $2.420 estaba cobrada al 100% con su recibo y se autoriza una Nota de Crédito por $2.420: el cliente queda con $2.420 de saldo a favor. Se aplican $1.000 a otra factura abierta de $4.840 (que queda con $3.840 pendientes y reduce el crédito disponible a $1.420) y luego se registra una devolución parcial por Transferencia de $500 con referencia 'TRF-001'. El saldo a favor disponible pasa a $920, la Deuda Total Real queda en $2.920 ($3.840 - $920) y el recibo original de $2.420 sigue intacto.

9. Situaciones especiales

• Mientras la Nota de Crédito esté en borrador no se genera saldo a favor ni aparecen botones de devolución o aplicación: en el borrador sólo se muestra la vista previa con la leyenda 'Este impacto se aplicará recién cuando la Nota de Crédito sea autorizada.'.
• Diferencia entre Nota de Crédito y devolución de dinero: la Nota de Crédito no transfiere dinero automáticamente ni ejecuta transferencias bancarias; registrar una devolución sólo deja constancia contable de un reintegro que ya hiciste por fuera de Waclis Factur.
• Si presionás dos veces el botón por error, la protección de idempotencia garantiza que el movimiento se registre una sola vez.

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Antes de registrar una devolución, confirmá que el reintegro ya fue realizado y guardá el número de operación en 'Referencia'.
• Si el cliente sigue comprándote, aplicar el saldo a sus facturas abiertas evita movimientos de dinero innecesarios.

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13. Qué hacer después

Consultá cómo impacta cada movimiento en la Cuenta Corriente del cliente en la guía EMP-24.