Cómo consultar la Cuenta Corriente por cliente y controlar saldos pendientes de cobro

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: EMP-24 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Básico · Público: Administración, cobranzas, titulares y contadores · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

La Cuenta Corriente por cliente en Waclis Factur consolida en tiempo real todas las facturas emitidas, las Notas de Crédito, las Notas de Débito y los Recibos de Cobro registrados para mostrarte con exactitud el saldo pendiente a pagar o el saldo comercial a favor de cada cliente.

2. Objetivo

Consultar el estado de cuenta corriente de cada cliente, comprender cómo impactan las Notas de Crédito, las Notas de Débito y los cobros sobre el saldo, y conocer cómo se administra el saldo a favor cuando se acredita una factura que ya estaba cobrada.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Al verificar cuánto debe un cliente, al auditar el impacto de una Nota de Crédito o Nota de Débito emitida, o al conciliar pagos y saldos a favor.

4. Antes de comenzar

• Tener registrado al cliente en Waclis Factur.

5. Paso a paso

1. 1. Abrir la Cuenta Corriente del cliente:
2. • Ingresá a 'Cobranzas y Cuentas' (pestaña 'Cuentas Corrientes') o abrí la ficha del cliente desde 'Clientes' y seleccioná la pestaña 'Cuenta Corriente'.
3. 2. Comprender cómo impacta cada documento en el saldo:
4. • Borradores de facturas o de notas: mientras un comprobante o una nota se encuentra en estado 'Borrador', tiene impacto 0 en la cuenta corriente y no modifica el saldo del cliente.
5. • Factura emitida y autorizada: aumenta el saldo pendiente a cobrar del cliente.
6. • Nota de Crédito emitida y autorizada: disminuye el saldo pendiente de la factura asociada y reduce la deuda del cliente en cuenta corriente.
7. • Nota de Débito emitida y autorizada: aumenta el saldo exigible sobre la operación vinculada y suma al saldo de la cuenta corriente.
8. • Recibo de Cobro confirmado: disminuye el saldo pendiente por el importe abonado.
9. 3. Qué sucede cuando emitís una Nota de Crédito sobre una factura que ya tenía cobros registrados:
10. • Si acreditás total o parcialmente una factura que ya había sido cobrada, Factur conserva intactos los recibos de cobro históricos para proteger tu trazabilidad de caja (nunca borra pagos reales ni inventa devoluciones en efectivo automáticas).
11. • La diferencia acreditada sobre el importe ya abonado queda registrada automáticamente como 'Saldo a favor del cliente' en su Cuenta Corriente.
12. 4. Resolver el saldo a favor (detalle de la Nota de Crédito > bloque 'Saldo a favor del cliente'):
13. • 'Dejar como saldo a favor' (opción predeterminada): el saldo queda disponible en la cuenta corriente, sin ningún movimiento adicional.
14. • 'Aplicar a facturas pendientes': elegí una o más facturas pendientes del mismo cliente (o presioná 'Aplicar total disponible'), revisá la vista previa en vivo (Crédito disponible, Aplicar, Crédito restante y Saldo factura) y confirmá. Se reduce el saldo pendiente de la factura destino sin registrar un cobro en caja.
15. • 'Registrar devolución': registrá un reintegro que ya realizaste por fuera de Factur (Transferencia, Efectivo, Tarjeta, Mercado Pago, Cheque u Otro), con importe, fecha, referencia y observaciones. Admite devoluciones parciales y bloquea cualquier exceso con el aviso 'El importe supera el saldo a favor disponible del cliente.'.
16. • En la Cuenta Corriente, la devolución aparece como un movimiento 'DEV' en el Debe que reduce el saldo a favor disponible, y la aplicación aparece como un movimiento 'APL' que actualiza tanto la factura destino como el crédito disponible.
17. 5. Cómo se calcula la Deuda Total Real en la ficha del cliente:
18. • En la ficha del cliente (pestañas 'Resumen' y 'Cuenta Corriente') y en el detalle de la Nota de Crédito se muestra exactamente la misma cifra de 'Saldo a favor disponible' ('Generado - Aplicado - Devuelto'), sin duplicarla nunca.
19. • La 'Deuda Total Real' se calcula como 'Saldo Facturas pendientes + Pedidos No Facturados - Saldo a Favor Disponible'. Por ejemplo: si el cliente tiene una factura pendiente por $3.840 y un saldo a favor disponible de $920, su Deuda Total Real es $2.920.

6. Resultado esperado

Saldo de cuenta corriente exacto y trazable en todo momento, diferenciando borradores sin impacto contable, deuda exigible neta de notas, saldo a favor del cliente, saldo aplicado a otras facturas y devoluciones registradas.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Tu cliente puede recibir el detalle transparente de sus facturas, notas de crédito, notas de débito y recibos con su saldo actualizado al centavo.

8. Ejemplo práctico

Un cliente tiene una factura 00005-00000001 de $2.420 cobrada al 100% con su recibo: al autorizarse una Nota de Crédito por $2.420, el recibo original se conserva intacto y la Cuenta Corriente muestra un saldo de -$2.420 ('Saldo a favor disponible: $2.420'). Luego se aplican $1.000 a otra factura 00005-00000002 de $4.840 (que baja su saldo pendiente a $3.840 y deja el crédito disponible en $1.420) y se registra una devolución parcial por transferencia de $500, dejando el saldo a favor disponible en $920 y la Deuda Total Real en $2.920 ($3.840 - $920).

9. Situaciones especiales

• Los borradores de Notas de Crédito o Notas de Débito nunca alteran el saldo de la factura original ni la cuenta corriente hasta que son emitidos y autorizados formalmente ('Este impacto se aplicará recién cuando la Nota de Crédito sea autorizada.').
• Una Nota de Crédito no es una devolución automática de dinero: Factur nunca ejecuta transferencias ni reintegros automáticos. La devolución sólo se registra cuando vos la indicás.
• Tu contador externo también puede consultar en modo solo lectura las cuentas corrientes, los saldos a favor, las aplicaciones y las devoluciones registradas, pero no puede aplicarlos ni registrar devoluciones.

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Revisá siempre la tarjeta 'Impacto en cuenta corriente' del compositor de Notas antes de autorizar, para prever el saldo a favor que se generará.
• Antes de registrar una devolución, confirmá que el reintegro ya fue realizado y guardá el número de operación en 'Referencia'.

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13. Qué hacer después

Aprendé a invitar a tu contador externo con acceso gratuito de solo lectura en la guía EMP-27.