Solución de dudas sobre envío de comprobantes y recibos por Email y WhatsApp, descarga de PDFs y períodos sin actividad

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: TRB-09 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Básico · Público: Empresas y estudios contables · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

Esta guía responde las consultas habituales sobre el envío de facturas y recibos por WhatsApp (tanto por WhatsApp QR como por WhatsApp API oficial con plantillas de Meta y ventana de 24 horas), el seguimiento de envíos por correo electrónico, la diferencia visual entre un PDF en borrador y un comprobante emitido, y qué significa el estado 'Sin actividad' al consultar un período mensual en el Portal del Contador.

2. Objetivo

Resolver dudas frecuentes al enviar facturas o recibos por WhatsApp QR, WhatsApp API oficial o Email, descargar PDFs y consultar cierres mensuales.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Cuando recibas un aviso al enviar una factura o recibo por WhatsApp API oficial, cuando quieras reenviar un PDF adjunto o cuando tengas dudas sobre correos o períodos mensuales.

4. Antes de comenzar

• Ninguno.

5. Paso a paso

1. DUDA 1 — 'En WhatsApp API oficial veo que la ventana de 24 horas está cerrada y me pide seleccionar una plantilla aprobada':
2. • En los canales de WhatsApp API oficial (Cloud API de Meta), los mensajes de texto libre solo están permitidos cuando el cliente escribió en las últimas 24 horas ('Ventana de atención abierta').
3. • Si pasaron más de 24 horas ('Ventana de atención cerrada'), simplemente seleccioná una plantilla en estado 'Aprobada' desde el selector de plantillas del panel (por ejemplo, una plantilla con encabezado '📎 Documento PDF' para incluir el PDF de la factura o del recibo, o una plantilla de solo texto para enviar el aviso) y presioná 'Enviar con plantilla de WhatsApp'.
4. DUDA 2 — 'Una plantilla aparece deshabilitada o indica que requiere encabezado de imagen o video':
5. • Para enviar facturas o recibos desde Factur solo pueden utilizarse plantillas en estado 'Aprobada' en Meta cuyo encabezado sea de tipo 'Documento' (para adjuntar el PDF) o 'Texto / Ninguno' (para avisos en texto). Las plantillas promocionales diseñadas con encabezado de imagen o video no son compatibles con el envío de comprobantes.
6. • Si necesitás sincronizar una plantilla recién aprobada en Meta, hacé clic en 'Actualizar plantillas' o abrí 'Administrar plantillas en Waclis Inbox ↗'.
7. DUDA 3 — 'El mensaje se envió, pero el aviso indica que no se pudo adjuntar el PDF':
8. • Si por una demora temporal de red el mensaje de texto se entregó pero el archivo PDF quedó pendiente, Factur registra el estado como 'Parcial' y te habilita el botón 'Reintentar solo adjunto PDF' para enviar únicamente el archivo PDF sin duplicar el mensaje de texto.
9. DUDA 4 — 'Descargué el PDF de un comprobante y figura con marca de Borrador sin validez fiscal':
10. • Verificá el estado del comprobante en el listado de 'Ventas > Facturas': si dice 'Borrador', todavía no fue emitido formalmente. Abrí su detalle (o presioná 'Revisar') y confirmá su emisión y autorización para generar el PDF definitivo.
11. DUDA 5 — 'Mi cliente dice que no encontró el correo con la factura o recibo':
12. • Pasá el cursor sobre la insignia de la columna 'Entrega' (o abrí la pestaña 'Actividades' dentro del detalle del comprobante) para verificar a qué dirección se envió y en qué fecha y hora exacta. Pedile al cliente revisar su carpeta de Correo no deseado / Promociones, o bien enviale el documento por WhatsApp.
13. DUDA 6 — 'En el Portal del Contador quiero descargar la Carpeta Mensual de un cliente y dice Sin actividad':
14. • El estado 'Sin actividad' indica que en ese mes calendario (AAAA-MM) el cliente tuvo 0 comprobantes emitidos y autorizados. Verificá que el selector de período esté ubicado en el mes que deseás consultar.

6. Resultado esperado

Diagnóstico claro y resolución inmediata al enviar facturas y recibos por WhatsApp (QR o API oficial) y Email.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Tus clientes reciben siempre sus facturas y recibos claros, trazables y sin mensajes duplicados.

8. Ejemplo práctico

Un usuario envía un Recibo de Cobro por WhatsApp API oficial a un cliente con conversación activa de hace 2 horas: Factur detecta la ventana de 24 horas abierta, envía el recibo en modo mensaje libre con el PDF adjunto y muestra 'Recibo enviado por WhatsApp con recibo PDF adjunto'.

9. Situaciones especiales

• Factur distingue siempre el tipo de documento que estás enviando (factura, recibo, nota de crédito o nota de débito) tanto en la vista previa como en las confirmaciones y avisos en pantalla.
• Podés descargar el PDF de una factura o recibo todas las veces que lo necesites sin ningún límite.
• Para cuidados con archivos de exportación fiscal y códigos de validación por país, consultá la guía vinculada en Artículos relacionados (TRB-09-AR).

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Mantené siempre actualizados el WhatsApp y el correo electrónico en la ficha de cada cliente para enviar facturas y recibos en un clic.
• Pasá el cursor sobre la columna 'Entrega' para consultar todo el historial de envíos por Email y WhatsApp sin salir del listado.

12. Artículos relacionados

• EMP-21 — Cómo crear y editar borradores de comprobantes, descargar el PDF y gestionar la entrega multicanal por Email y WhatsApp [General · GLOBAL]
• EMP-23 — Cómo registrar cobranzas, imputar pagos parciales o totales y enviar Recibos de Cobro en PDF por Email y WhatsApp [General · GLOBAL]
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• CONT-07 — Cómo descargar la Carpeta Mensual del contador en ZIP y qué documentación comercial y de cobranzas incluye [General · GLOBAL]

13. Qué hacer después

Consultá la guía específica en Artículos relacionados (TRB-09-AR) o explorá los Recorridos Paso a Paso.