Recorrido general: Organización del Estudio Contable con colaboradores y asignación de cartera de clientes

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: JRN-10 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Intermedio · Público: Socios titulares y administradores de estudios contables · Tiempo de lectura: 4 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

Cuando tu estudio contable crece y cuenta con contadores seniors, juniors y asistentes impositivos, necesitás delegar la atención operativa de los clientes manteniendo el control de qué empresas visualiza cada profesional y resguardando la información confidencial del estudio.

2. Objetivo

Incorporar colaboradores al estudio, asignarles su cartera específica de clientes y administrar altas, cambios o bajas de permisos.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Al sumar integrantes al equipo del estudio contable o redistribuir clientes por responsable.

4. Antes de comenzar

• Ser Titular o Administrador del estudio contable.

5. Paso a paso

1. 1. Dar de alta al colaborador: Ingresá a la pestaña 'Equipo' en el Portal del Contador y hacé clic en '+ Agregar colaborador'.
2. 2. Definir rol y alcance: Completá su nombre y correo electrónico, y elegí el rol 'Contador' o 'Asistente' (para acceso por cartera asignada) o 'Administrador del estudio' (para acceso total).
3. 3. Asignar cartera de empresas: Marcá las empresas clientes que estarán a cargo de ese profesional y guardá.
4. 4. Trabajo diario del colaborador: El colaborador inicia sesión con su propio usuario, ve en 'Mis clientes' y 'Mes a mes' exclusivamente las empresas que tiene asignadas y descarga sus carpetas mensuales en modo solo lectura.
5. 5. Reasignación o baja instantánea: Si entra un cliente nuevo o un colaborador deja el estudio, desde la pestaña 'Equipo' actualizás sus clientes asignados o presionás 'Desactivar' con efecto inmediato.

6. Resultado esperado

Estudio contable organizado por carteras, con trazabilidad por usuario y revocación instantánea.

7. Qué ve o recibe tu cliente

La empresa cliente mantiene una única vinculación con tu estudio contable sin tener que gestionar usuarios individuales de tus colaboradores.

8. Ejemplo práctico

Un estudio de 3 socios y 6 colaboradores organiza sus 180 clientes en la pestaña 'Equipo' asignando 30 empresas a cada colaborador; cada uno trabaja focalizado en su cartera sin ver clientes ajenos ni el panel de comisiones de los socios.

9. Situaciones especiales

• Al desactivar un colaborador en la pestaña 'Equipo', cualquier sesión que tuviera abierta se invalida en ese mismo instante.

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Revisá periódicamente la pestaña 'Equipo' para mantener actualizada la asignación de clientes de cada integrante.

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13. Qué hacer después

Con este recorrido completaste las guías generales de Waclis Factur.