Manual de operaciones Comercial – Sales Manager
1. Nombre del proceso o manual
Manual de operaciones Comercial – Rol Sales Manager
2. Área
Comercial
3. Objetivo
Definir el paso a paso operativo del Sales Manager para:
Prospección (inbound y outbound).
Gestión de pipeline en Odoo.
Demos y reuniones de descubrimiento.
Envío de propuestas.
Cierre de ventas.
Handoff a Implementación/Soporte.
Fidelización y upselling.
Asegurar que:
Todas las oportunidades estén en Odoo.
Se cumplan SLAs de respuesta.
Se respete el alcance del rol (sin invadir otras áreas).
4. Alcance
Incluye:
Leads y oportunidades de:
Publicidad (inbound Ads).
Newsletter, sitio web, formularios.
Llamados entrantes.
Prospección propia (WhatsApp, email, LinkedIn, teléfono).
Afiliados / socios / referidores.
Gestión completa del ciclo comercial en Odoo:
Desde el primer contacto hasta el cierre (ganado/perdido).
Coordinación de:
Demos de Nextiendas.
Reuniones de descubrimiento para desarrollos a medida.
Propuestas comerciales y negociación.
Detección de oportunidades de upselling.
No incluye (cosas que NO puede hacer el Sales Manager):
No vender ni sugerir productos o servicios externos a Nextiendas / Waclis.
No comprometer plazos técnicos ni alcances de desarrollo sin validación del área de Desarrollo.
No realizar tareas de soporte técnico (cambios en la tienda, revisión de errores, etc.).
No asumir tareas propias de Implementación o Diseño (carga de catálogo, maquetación, etc.).
No modificar procesos de otras áreas (Soporte, Administración, Desarrollo, Diseño, Atención al cliente).
Siempre debe derivar a la bandeja/proceso correcto en Odoo o Waclis.
5. Roles involucrados
Sales Manager (rol principal)
Gestiona leads y oportunidades en Odoo.
Contacta, califica (BANT), agenda y realiza demos.
Envía propuestas y registra resultados.
Coordina con otras áreas el handoff tras el cierre.
Identifica oportunidades de upselling.
Dirección Comercial / Founder
Define objetivos, metas y política de comisiones.
Revisa KPIs y resultados.
Valida excepciones (descuentos especiales, condiciones fuera de estándar).
Equipo de Implementación / Desarrollo
Toma el handoff para implementar Nextiendas o proyectos a medida.
Define plazos técnicos y alcance final.
Soporte / Atención al cliente
Atiende consultas técnicas postventa.
Gestiona tickets, incidencias y capacitación básica.
Administración
Gestiona facturación, cobros y alta de abonos.
Informa pagos para disparar comisiones.
6. Definiciones clave
Lead / Prospecto: contacto que mostró interés o fue identificado como potencial cliente.
Oportunidad: lead ya calificado, con posible proyecto o plan a cerrar.
BANT: Budget (presupuesto), Authority (decisor), Need (necesidad), Timing (plazo).
Pipeline: conjunto de oportunidades, ordenadas por etapas en Odoo.
Setup / Implementación: trabajo inicial para dejar Nextiendas o un desarrollo funcionando.
Abono / MRR: pago mensual recurrente del plan contratado.
Inbound (publicidad): lead generado por campañas/ads de Nextiendas.
Outbound (propio): prospectos encontrados por el Sales Manager.
Afiliados / socios: clientes que llegan por links de afiliados con tracking.
Referidor / Hunter: tercero que trae un cliente a cambio de una comisión.
7. Entradas y salidas
Entradas (qué dispara el proceso comercial):
Lead creado automáticamente desde:
Publicidad (Ads) → entra a Odoo con “Origen = Inbound Ads”.
Formularios web / newsletter.
Lead creado manualmente por el Sales Manager:
Prospección (WhatsApp, email, LinkedIn, llamada).
Lead ingresado por Afiliados / Socios.
Lead referido por un tercero (Hunter).
Salidas (qué debe lograrse):
Oportunidad ganada, con:
Plan (Estándar/Premium) y/o proyecto a medida definidos.
Setup y abono cargados en Odoo.
Handoff completo a Implementación/Soporte.
Oportunidad perdida, con:
Motivo claro registrado en Odoo.
Registro de:
Demos realizadas.
Propuestas enviadas.
Upsells y upgrades concretados.
8. Procedimiento paso a paso
8.1. Gestión de leads inbound (publicidad, newsletter, web, llamadas entrantes)
Recepción del lead
Quién: Sales Manager
Qué hace:
Revisa diariamente la bandeja de leads nuevos en Odoo con origen:
Inbound Ads
Web / Newsletter
Llamada entrante
Herramienta: Odoo (módulo CRM)
Verificación y completado de datos
Completa: nombre, empresa, país, vertical, teléfono, email, origen correcto.
Si el lead viene de Ads, verificar que Origen = Inbound Ads.
Primer contacto (SLA < 2 horas hábiles para Inbound)
Quién: Sales Manager
Qué hace:
Envía mensaje inicial por Waclis (WhatsApp) o email.
Deja registrada la interacción:
Comentario en Odoo.
Actividad (llamado, mensaje, reunión propuesta).
Herramientas: Waclis, email, Odoo.
Calificación rápida (BANT básico)
Define si:
Tiene necesidad clara (ej. “necesitamos tienda B2B mayorista”, “queremos sincronizar proveedores”).
Tiene autoridad o acceso al decisor.
Tiene presupuesto o rango aproximado.
Tiene plazo (ej. “antes de X fecha”).
Según esto, mueve el lead a:
Etapa “Calificado (BANT)” en Odoo.
O lo marca como no calificado y registra motivo.
Objetivo inmediato: agendar demo
Propone días y horarios para una demo funcional (meet de 15–30 min).
Registra la reunión en Odoo (actividad “Reunión / Demo”).
8.2. Gestión de prospección outbound
Plan diario de prospección
Meta: 40–60 nuevos contactos por día (WhatsApp/email/LinkedIn/teléfono).
Registra cada nuevo contacto como lead en Odoo con origen: Outbound SM.
Cadencia de contacto sugerida (WhatsApp/email)
Día 0: mensaje corto + propuesta de valor.
Día 1: seguimiento + caso de éxito.
Día 3: invitación a demo.
Día 7: beneficios concretos para su tipo de negocio.
Día 14: último intento + dejar abierta la puerta.
Guion breve inicial (ejemplo)
“Hola <Nombre>, trabajo con Nextiendas, plataforma pensada para merchandising y mayoristas. Ayudamos a armar sitios B2B sincronizados con proveedores e importadores como Zecat, Stocksur, etc., con precios por cliente, pedidos y catálogos conectados. ¿Te interesa una demo de 15 min esta semana?”
Registro en Odoo
Cada intento se marca como:
Actividad realizada.
Notas breves de la conversación.
8.3. Demos y reuniones
Demos Nextiendas (productos estándar)
Formato: 1 reunión de 15–30 min.
Objetivo: mostrar funcionalidades clave y validar encaje.
Checklist básico:
Tipo de negocio (merchandising, mayorista, otro).
Volumen de productos, proveedores, clientes.
Necesidad de B2B, B2C o ambos.
Integraciones claves (pagos, envíos, catálogos de proveedores).
Resultado:
Registrar notas y decisiones en Odoo.
Definir plan sugerido (Estándar/Premium) y si requiere setup especial.
Desarrollo a medida
Formato: 2–3 reuniones:
Descubrimiento funcional.
Alineación técnica (en coordinación con Desarrollo).
Presentación de propuesta final.
Sales Manager no define solo el alcance técnico ni plazos:
Deriva y coordina con Desarrollo.
8.4. Propuestas
Plazo:
Enviar propuesta dentro de las 48 h posteriores a la demo (idealmente en el mismo día).
Contenido mínimo:
Alcance funcional (qué incluye / qué no).
Setup / desarrollo + abono mensual.
Plazos estimados (validados con Desarrollo cuando aplique).
Condiciones comerciales (forma de pago, vigencia).
Registro en Odoo:
Adjuntar propuesta o enlace.
Cambiar etapa a “Propuesta enviada”.
Crear próxima actividad (ej. “Llamar en 3 días para seguimiento”).
8.5. Cierre, handoff y fidelización
Cierre de oportunidad
Marca en Odoo como:
Cerrado – Ganado o Cerrado – Perdido.
Completa:
Motivo de ganancia/perdida.
Monto final (setup + MRR).
Plan y fecha prevista de cobro.
Handoff a Implementación/Soporte
Crea la tarea/proyecto en el módulo correspondiente.
Deja un resumen comercial con:
Alcance acordado.
Fechas clave.
Riesgos o temas sensibles (ej. urgencia alta, requerimientos fuera de estándar).
No asume tareas técnicas: solo transfiere información clara.
Fidelización y upselling (postventa)
Revisa cartera periódicamente en Odoo.
Detecta clientes con:
Uso intensivo → sugerir upgrade Estándar→Premium.
Necesidad de automatización → Waclis Chat, módulos extra.
Nuevas líneas de negocio → desarrollos a medida.
Agenda llamadas/reuniones específicas de upselling y registra todo en Odoo.
9. Frecuencia y tiempos (SLAs internos)
Diario:
Revisar leads nuevos inbound (Ads, web, newsletter, llamadas).
40–60 nuevos contactos outbound.
Actualizar pipeline en Odoo.
Semanal:
15–20 demos Nextiendas.
4–6 reuniones de descubrimiento (dev a medida).
SLAs clave:
Primera respuesta Inbound: < 2 h hábiles.
Primera respuesta Outbound: < 24 h desde que responde.
Propuesta: < 48 h después de demo.
Handoff a implementación/soporte: < 24 h tras pago/aceptación.
10. Estructura de reuniones relacionadas
(Se conecta con el Documento 3, aquí solo el resumen)
Reunión semanal de pipeline
Participan: Sales Manager + Dirección Comercial.
Revisan: oportunidades por etapa, bloqueos, acciones de la semana.
Reunión mensual de performance
Participan: Sales Manager + Dirección Comercial.
Revisan: cierres, MRR nuevo, upsells, comisiones, aceleradores/spiffs.
(Más detalle en el Documento 3)
11. Indicadores y métricas
(Detalle en Documento 3, aquí solo los más operativos)
Nuevos leads por origen (Inbound / Outbound / Afiliados / Referidores).
Demos agendadas por semana.
Propuestas enviadas.
Tasa de cierre (por tipo: Nextiendas / dev a medida).
Tiempo promedio de ciclo (desde lead hasta cierre).
12. Checklists operativos
Ejemplo: Checklist diario Sales Manager
Revisé leads nuevos en Odoo.
Respondí todos los Inbound dentro de SLA.
Cargué todos los contactos nuevos outbound en Odoo.
Actualicé la etapa de cada oportunidad tocada hoy.
Programé próximas actividades (llamados, mails, demos).
13. Plantillas y ejemplos
(Se desarrollarán en documentos separados específicos por tipo de reunión, como comentaste:
– reuniones con empresas de merchandising
– reuniones con potenciales proveedores para Catálogo compartido, etc.)
Aquí solo listamos que deben existir:
Guion de primer contacto inbound (WhatsApp/email).
Guion de prospección outbound.
Guion para demo Nextiendas (merchandising / mayorista).
Guion para reunión con potencial proveedor de Catálogo compartido.
14. Errores frecuentes y buenas prácticas
Errores frecuentes:
No cargar el lead en Odoo (trabajar solo desde WhatsApp/email).
No marcar el origen correcto (conflictos de comisiones).
No registrar actividades → el seguimiento parece “inexistente”.
Prometer plazos o desarrollos sin validación técnica.
Intentar resolver soporte o implementación en lugar de derivar.
Buenas prácticas:
Regla de oro: “Si no está en Odoo, no existe”.
Siempre agregar una próxima actividad al cerrar cada contacto.
Usar notas claras y breves en Odoo para que otros equipos entiendan el contexto.
Derivar temprano a Soporte/Desarrollo cuando el tema no es comercial.
Ser transparente con el cliente sobre alcances y tiempos (con la info validada).