KPIs, reportes y reuniones
1. Nombre del documento
KPIs, reportes y reuniones – Área Comercial
2. Área
Comercial
3. Objetivo
Definir qué medimos, dónde lo vemos (Odoo) y en qué reuniones se revisa.
Alinear al Sales Manager y a Dirección Comercial en:
Actividad diaria.
Salud del pipeline.
Resultados de ventas.
Postventa (upselling y churn).
4. Alcance
Aplica a todas las oportunidades gestionadas en Odoo:
Nextiendas (setup + abonos).
Desarrollos a medida.
Add-ons mensuales.
Clientes de afiliados y referidores, en lo que impacta al área comercial.
Todos los KPIs se calculan a partir de datos registrados en Odoo.
Si algo no está cargado, no se considera para los indicadores.
5. Definiciones clave
KPIs de actividad:
Miden el trabajo diario del Sales Manager (contactos, demos, propuestas).
KPIs de pipeline:
Miden el estado del embudo de ventas (por etapas, valor, tiempos).
KPIs de resultado:
Miden cuánto se cerró (cantidad de ventas, MRR, proyectos).
KPIs de postventa:
Miden cómo evoluciona la cartera (upsells, upgrades, churn).
6. KPIs de actividad
Nuevos contactos por día
Número de leads nuevos creados en Odoo.
Se desglosa por origen:
Inbound Ads
Web / Newsletter / llamadas entrantes
Outbound SM
Afiliados / Referidores
Demos agendadas por semana
Cantidad de demos registradas en Odoo como actividades.
Se diferencia:
Demos Nextiendas (producto estándar).
Reuniones de descubrimiento (desarrollos a medida).
Propuestas enviadas por semana
Número de oportunidades en Odoo movidas a la etapa “Propuesta enviada”.
Deben tener:
Archivo / enlace de propuesta cargado.
Próxima actividad de seguimiento.
7. KPIs de pipeline
Oportunidades por etapa
Cantidad de oportunidades en cada etapa del pipeline en Odoo:
Prospecto
Calificado (BANT)
Demo agendada / Descubrimiento
Propuesta enviada
Negociación
Cerrado – Ganado / Cerrado – Perdido
Valor ponderado del pipeline
Suma del monto de oportunidades multiplicado por su probabilidad (%).
Permite ver ingresos potenciales ajustados por probabilidad de cierre.
Tiempo promedio por etapa
Días promedio que una oportunidad permanece en cada etapa.
Útil para detectar cuellos de botella (por ejemplo, muchas semanas en “Propuesta enviada”).
Ciclo de venta promedio
Días promedio desde que se crea el lead en Odoo hasta que la oportunidad se marca como:
Cerrado – Ganado
o Cerrado – Perdido
8. KPIs de resultado
Cierres por mes
Número de oportunidades marcadas como Cerrado – Ganado en el mes.
Desglosar en:
Nextiendas (planes Estándar / Premium).
Desarrollos a medida.
MRR nuevo
Suma de abonos mensuales nuevos (clientes que comienzan a pagar en el mes).
Diferenciar:
Nuevos clientes.
Upgrades de clientes existentes.
Mix Estándar / Premium
Porcentaje de clientes nuevos en cada plan:
% que contratan Estándar.
% que contratan Premium.
Facturación de desarrollos a medida (trimestral)
Monto total cobrado en proyectos a medida por trimestre.
Sirve de base para aplicar aceleradores de comisión.
9. KPIs de postventa
Upsells y upgrades
Número de clientes que:
Pasan de Estándar a Premium.
Agregan Waclis, hosting u otros módulos mensuales.
Encargan desarrollos a medida adicionales.
Churn (baja de clientes)
Cantidad de clientes que dejan de pagar el abono en el período.
Registrar siempre en Odoo:
Motivo de baja.
Calcular:
% de churn sobre la base total de clientes activos al inicio del período.
10. Reportes en Odoo
Los KPIs anteriores deben poder verse en Odoo mediante:
Vistas de lista filtradas (por etapa, origen, fecha).
Informes guardados de oportunidades.
Dashboards con:
Conteos de oportunidades.
Sumas de montos.
Gráficos por origen, etapa y responsable.
Reglas:
El Sales Manager es responsable de que sus oportunidades estén actualizadas.
Dirección Comercial configura y mantiene los reportes estándar.
11. Reuniones internas
11.1. Reunión semanal de pipeline
Objetivo:
Revisar el estado actual del pipeline y desbloquear oportunidades.
Participantes:
Sales Manager + Dirección Comercial (y otros según necesidad).
Duración sugerida:
45–60 minutos.
Agenda sugerida:
Resumen de la semana anterior:
Demos realizadas.
Propuestas enviadas.
Cierres logrados.
Pipeline actual:
Oportunidades en “Propuesta enviada” sin respuesta.
Oportunidades en “Negociación”.
Casos con bloqueo (ej. falta validación técnica, falta información del cliente).
Acciones para la semana siguiente:
A quién contactar.
Qué propuestas reactivar.
Qué oportunidades cerrar como ganadas o perdidas.
Escalaciones:
Temas que requieren apoyo de Desarrollo / Soporte / Dirección.
11.2. Reunión mensual de performance
Objetivo:
Revisar resultados del mes, comisiones y foco del mes siguiente.
Participantes:
Sales Manager + Dirección Comercial.
Duración sugerida:
60–90 minutos.
Agenda sugerida:
Resultados del mes:
Número de cierres (Nextiendas y desarrollos a medida).
MRR nuevo.
Facturación de proyectos a medida.
Análisis de mix:
% Estándar vs % Premium.
% Inbound vs % Outbound vs Afiliados / Referidores.
Postventa:
Upsells y upgrades logrados.
Churn y motivos principales.
Comisiones:
Revisión de montos según la política vigente.
Aceleradores y spiffs alcanzados (si aplica).
Plan del próximo mes:
Enfoque de prospección (verticales, países, orígenes).
Objetivos de demos, propuestas y cierres.
11.3. Revisión trimestral
Objetivo:
Evaluar trimestre completo, definir ajustes en:
Política de comisiones (si fuera necesario).
Spiffs.
Verticales o países prioritarios.
Participantes:
Dirección Comercial + Sales Manager.
12. Checklists operativos
12.1. Checklist antes de la reunión semanal
Todas las oportunidades en Odoo tienen etapa actualizada.
Las oportunidades perdidas tienen motivo de pérdida cargado.
Las propuestas enviadas tienen próxima actividad de seguimiento.
Las demos de la semana están registradas como actividades.
12.2. Checklist antes de la reunión mensual
Cierres del mes validados y registrados como “Cerrado – Ganado”.
Facturación de desarrollos a medida del mes/trimestre conciliada con Administración.
MRR nuevo calculado y revisado.
Upsells y upgrades identificados.
Bajas (churn) con motivo cargado en Odoo.