Deriva tus reservas a un compañero de equipo mientras estás de vacaciones

Nivel: Intermedio · Público: Equipos de trabajo, clínicas con varios profesionales y agencias · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La función de redirección de reservas por ausencia en WaclisCAL permite transferir temporalmente la demanda de tus citas hacia otro miembro de tu equipo u organización mientras te encuentras de vacaciones o licencia. Con este mecanismo puedes:

• Asignar a un colega designado para que cubra tus servicios durante tus días de descanso.
• Mantener activa la atención comercial o profesional del negocio sin perder solicitudes de clientes.
• Redirigir al cliente de forma transparente hacia la agenda y los horarios disponibles del suplente.
• Restablecer la recepción directa de reservas en tu propio perfil en el instante exacto en que finaliza tu período de ausencia.
• Asegurar una transición ordenada sin necesidad de modificar los enlaces compartidos en sitios web o firmas de correo.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica la derivación de reservas en los siguientes escenarios:

• Vacaciones programadas en equipos de atención: Cuando un médico, consultor o asesor comercial toma un receso y otro profesional cubre sus pacientes o prospectos.
• Licencias prolongadas: En casos de maternidad, paternidad o recuperación médica donde las solicitudes deben ser atendidas por un compañero.
• Guardias o coberturas mutuas: Para alternar la atención de urgencias o consultas generales entre socios de un mismo estudio.
• Eventos y capacitaciones intensivas: Durante días en los que el titular debe desconectarse por completo de la atención externa.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Pertenecer a una organización o equipo activo dentro de WaclisCAL.
• ☐ Que el colega designado sea usuario activo de la plataforma con sus propios horarios y tipos de evento configurados.
• ☐ Haber acordado previamente con el compañero la cobertura y sus días y horas de atención disponibles.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder al panel de Fuera de la oficina

1. En el menú lateral principal, haz clic en Disponibilidad.
2. Selecciona el enlace ¿Fuera de la oficina temporalmente? (o navega a Configuraciones → Mi cuenta → Fuera de la oficina).
3. Ingresarás al centro de ausencias.

Sección de Fuera de la oficina y derivaciones en WaclisCAL

Paso 2: Crear la ausencia con redirección activa

1. Pulsa el botón superior + Agregar.
2. En la modal Salir de la oficina, define el rango de fechas de tu período de descanso (por ejemplo, desde el 1 al 15 de febrero).
3. Localiza la sección Redirigir reservas a un compañero de equipo (Redirección / Forwarding).

Paso 3: Seleccionar al profesional suplente

1. Haz clic en el selector desplegable de miembros del equipo.
2. Elige el nombre del colega que se encargará de atender tus servicios durante ese lapso.
3. Especifica si la redirección aplicará a todos tus Tipos de Evento o a un servicio en particular.
4. Completa la razón interna (ej. Vacaciones) y añade las notas pertinentes para el equipo.
5. Pulsa el botón Crear para confirmar la configuración.

Paso 4: Validar la experiencia de derivación

1. Abre tu enlace público en una pestaña privada.
2. Comprueba que la página informe amablemente al cliente sobre la cobertura temporal y ofrezca los días y horarios libres de tu compañero suplente.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Alex García y su colega Mariana López en "Estudio Demo":

• Situación: Alex toma una semana de vacaciones del 9 al 13 de marzo. Su servicio habitual es "Asesoría Comercial Inicial". Desea que los prospectos que ingresen a su enlace web no se encuentren con la agenda cerrada, sino que puedan agendar con Mariana.
• Configuración en WaclisCAL:

1. Alex ingresó a Fuera de la oficina y pulsó + Agregar.

2. Seleccionó las fechas del 9 al 13 de marzo.

3. En la sección de redirección, seleccionó a Mariana López como suplente.

4. Guardó los cambios.

• Resultado: Durante esa semana, cualquier prospecto que visite cal.waclis.com/alex-garcia/asesoria visualiza los horarios disponibles de Mariana. Al confirmar, la reserva se registra en la agenda de Mariana y ella recibe la notificación con los datos del cliente. El lunes 16 de marzo, el enlace vuelve a mostrar automáticamente los horarios de Alex.

6. Qué verá la persona que reserva

Al ingresar a tu enlace de reservas durante tu ausencia:

1. Aviso de cobertura: La página informa con cordialidad que durante esas fechas serás cubierto por tu compañero de equipo.
2. Disponibilidad del suplente: El calendario muestra los días y horas en los que el profesional asignado tiene franjas libres.
3. Confirmación clara: El comprobante de reserva y el correo electrónico indican claramente el nombre del profesional que llevará a cabo la reunión.

7. Qué sucede después

Al activarse la derivación:

• Las reservas creadas durante el período se asignan a la cuenta del compañero suplente.
• Las notificaciones automáticas y las salas virtuales (Google Meet u otras) se generan vinculadas a la cuenta del colega que atiende.
• Al expirar la fecha final de la ausencia, la redirección se desactiva de forma automática y tu agenda recupera el control de tus reservas.

8. Problemas frecuentes

No aparece el menú de redirección a compañeros

• Causa probable: Tu cuenta está configurada como usuario individual independiente y no forma parte de una organización o equipo dentro de WaclisCAL.
• Solución: Comunícate con el administrador de tu negocio para que vincule tu perfil al equipo correspondiente (Coordina reuniones con otros compañeros buscando horarios libres compartidos).

El enlace indica que no hay horarios aunque mi compañero trabaja esos días

• Causa probable: El compañero suplente tiene su propia agenda completa en esas fechas, tiene días no laborables o su Tipo de Evento homólogo no está activo.
• Solución: Revisa con tu colega que su esquema de disponibilidad semanal (Define los días y horarios en los que pueden reservar contigo) cuente con franjas libres durante las fechas de tu ausencia.

9. Buenas prácticas

• Coordina previamente con tu colega: Confirma con tu compañero que está dispuesto y preparado para recibir la carga adicional de consultas antes de programar la derivación.
• Verifica que los servicios sean equivalentes: Asegúrate de que el profesional que cubre atienda con la misma duración y requisitos que tu servicio habitual.
• Revisa citas pendientes antes de partir: Si tienes reservas que quedaron agendadas antes de configurar la ausencia, reasígnalas o comunícate con los clientes de forma personalizada (Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos).

10. Artículos relacionados

• Define los días y horarios en los que pueden reservar contigo
• Bloquea días completos por vacaciones, feriados o ausencias programadas
• Bloquea horarios específicos en un día puntual para trámites o compromisos personales
• Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos
• Coordina reuniones con otros compañeros buscando horarios libres compartidos