Bloquea días completos por vacaciones, feriados o ausencias programadas

Nivel: Básico · Público: Profesionales independientes, directores de equipo y recepcionistas · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué permite hacer

La función de ausencias de día completo (Fuera de la oficina / Out of Office) en WaclisCAL permite suspender temporalmente la recepción de reservas en fechas puntuales sin alterar ni borrar tu esquema habitual de horarios semanales. Con esta herramienta puedes:

• Bloquear uno o múltiples días continuos por vacaciones, licencias, congresos o descanso personal.
• Indicar el motivo de la ausencia (por ejemplo: vacaciones, viaje laboral, enfermedad o feriado no laborable).
• Añadir notas internas para recordar la justificación del bloqueo.
• Evitar que los clientes encuentren fechas libres en esos días específicos, mostrándolos como deshabilitados en el calendario de reservas.
• Retomar la disponibilidad normal de forma automática en cuanto concluye el período bloqueado, sin necesidad de reactivar configuraciones manuales.

2. Cuándo utilizarlo

Aplica esta función en las siguientes situaciones:

• Períodos vacacionales: Para cerrar la agenda durante dos o tres semanas sin tocar tus horarios habituales de trabajo.
• Feriados y días no laborables: Para asegurar que nadie agende en fechas festivas nacionales o regionales.
• Capacitaciones y viajes de negocios: Para proteger los días en los que asistirás a cursos, congresos o visitas comerciales fuera del consultorio.
• Licencias médicas o personales: Para cerrar de inmediato la agenda ante un imprevisto que demande varios días de ausencia.

3. Antes de comenzar

Asegúrate de contar con lo siguiente:

• ☐ Sesión iniciada en WaclisCAL.
• ☐ Tener identificadas con exactitud las fechas de inicio y finalización del período no laborable.
• ☐ Conocer si existen citas previamente agendadas en ese lapso para gestionarlas antes de ausentarte.

4. Paso a paso

Paso 1: Acceder a la sección de Fuera de la oficina

1. En el menú lateral principal de WaclisCAL, haz clic en Disponibilidad.
2. En la parte inferior o mediante el enlace de ayuda, haz clic en ¿Fuera de la oficina temporalmente? (o dirígete a Configuraciones → Mi cuenta → Fuera de la oficina).
3. Ingresarás al panel de gestión de ausencias temporales.

Sección de Fuera de la oficina en WaclisCAL

Paso 2: Crear una nueva ausencia de día completo

1. Haz clic en el botón superior + Agregar (o en Crear ausencia si la lista está vacía).
2. Se desplegará la modal titulada Salir de la oficina.
3. En el selector superior de modalidad, asegúrate de mantener marcada la opción Todo el día.

Modal de creación de ausencia de día completo

Paso 3: Seleccionar el rango de fechas

1. Haz clic sobre el selector de fechas.
2. En el calendario emergente, selecciona la fecha de inicio y la fecha de finalización de tu período de descanso.
3. Si la ausencia comprende un único día (por ejemplo, un feriado puente), pulsa dos veces sobre esa misma fecha.

Paso 4: Indicar la razón y notas adicionales

1. En el menú desplegable Razón, selecciona el motivo correspondiente:

- Vacaciones

- Viaje

- Enfermedad

- Feriado

- O déjalo en No especificado si prefieres mantener reserva interna.

1. En el campo Notas, redacta una referencia interna si lo deseas (por ejemplo: "Receso invernal del equipo").
2. Pulsa el botón Crear para confirmar el bloqueo.
3. La ausencia quedará listada de inmediato en tu pestaña Mi ausencia con el rango de fechas activo.

5. Ejemplo

Veamos el caso de Alex García, consultor comercial en "Estudio Demo":

• Situación: Alex tomará dos semanas de vacaciones desde el lunes 12 de enero hasta el viernes 23 de enero. No desea modificar su horario semanal de lunes a viernes porque al regresar continuará atendiendo en el mismo horario.
• Configuración en WaclisCAL:

1. Alex ingresó a Fuera de la oficina y pulsó + Agregar.

2. Seleccionó Todo el día con fecha de inicio 12/01/2026 y fecha final 23/01/2026.

3. Escogió la razón Vacaciones y pulsó Crear.

• Resultado: Durante esas dos semanas, el calendario público muestra los días 12 al 23 completamente bloqueados en gris. A partir del lunes 26 de enero, los turnos vuelven a estar disponibles automáticamente según su horario habitual, sin que Alex deba recordar encender su disponibilidad.

6. Qué verá la persona que reserva

Al ingresar a tu página de reservas:

1. Días deshabilitados: Las fechas comprendidas en la ausencia se muestran inactivas o atenuadas en el calendario mensual.
2. Sin franjas horarias: Al hacer clic sobre cualquier día del período bloqueado, la plataforma no despliega ningún horario de atención.
3. Privacidad preservada: El cliente no ve notas internas ni detalles privados de tu ausencia, únicamente que no hay turnos disponibles para esas fechas.

7. Qué sucede después

Al guardar la ausencia de día completo:

• El sistema bloquea de inmediato todas las fechas del rango seleccionado en todos tus Tipos de Evento.
• Las ausencias concluidas pasan al historial y tu agenda vuelve a mostrarse abierta el día siguiente al cierre del bloqueo.
• Importante sobre citas previas: La creación de una ausencia no cancela automáticamente reservas que ya hubieran sido confirmadas con anterioridad a la creación del bloqueo; deberás reprogramarlas (Reprograma una cita a un nuevo horario sin que el cliente pierda sus datos) o cancelarlas con aviso (Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato).

8. Problemas frecuentes

Siguen apareciendo horarios en un día que bloqueé

• Causa probable: La fecha seleccionada en el rango no cubrió el día en cuestión o la zona horaria del evento difiere de la zona horaria de la cuenta.
• Solución: Revisa en la pestaña Mi ausencia que el rango de fechas incluya el día deseado y verifica tu zona horaria canónica (Gestiona correctamente tu zona horaria para atender clientes de otros países).

Necesito bloquear solo unas horas y no el día completo

• Causa probable: Se utilizó la opción "Todo el día" en lugar de "Horario específico" o se requiere un compromiso recurrente.
• Solución: Si se trata de un trámite médico puntual de unas horas, consulta Bloquea horarios específicos en un día puntual para trámites o compromisos personales. Si en cambio necesitas apartar franjas recurrentes u operativas (como reuniones internas semanales o almuerzos), utiliza la función específica Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad.

9. Buenas prácticas

• Programa tus ausencias con anticipación: Registra tus vacaciones semanas antes para evitar que clientes reserven citas que luego debas reprogramar.
• Diferencia ausencias de compromisos habituales: Utiliza Fuera de la oficina para vacaciones y feriados (cuando nadie atiende en tu puesto). Para reuniones internas periódicas o tareas de gestión dentro de tu jornada regular, mantén tu horario y crea un bloqueo con Bloquear horario.
• Audita tus citas existentes: Antes de salir de vacaciones, revisa en la vista de lista (Revisa tu historial de citas pasadas, canceladas y pendientes en la Vista de Lista) que no queden reservas pendientes en ese rango.
• Deriva a un compañero si el negocio debe seguir funcionando: Si formas parte de un equipo y deseas que otro profesional atienda tus solicitudes durante tus vacaciones, activa la redirección explicada en Deriva tus reservas a un compañero de equipo mientras estás de vacaciones.

10. Artículos relacionados

• Define los días y horarios en los que pueden reservar contigo
• Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad
• Gestiona correctamente tu zona horaria para atender clientes de otros países
• Bloquea horarios específicos en un día puntual para trámites o compromisos personales
• Deriva tus reservas a un compañero de equipo mientras estás de vacaciones
• Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato